فهم General Ledger vs. مجلة العامة

المجلات العامة مقابل. دفاتر الأستاذ العامة: نظرة عامة

عندما يتعلق الأمر بتتبع الشؤون المالية للشركة ، فإن أ دخول مزدوج نظام محاسبي يستخدم كلا من أ دفتر الأستاذ العام ولواء مجلة هي أفضل طريقة لتتبع البيانات المالية الإجمالية للشركة والحفاظ على سير العمليات بسلاسة وبشكل مربح.

من أجل أن نفهم حقا كيف مثل هذا النظام سجل المحاسبة يعمل ، يجب على المرء أولاً تقدير الوظائف المختلفة المرتبطة بهذين المكونين الرئيسيين: دفاتر الأستاذ العامة والمجلات العامة.

المجلات العامة

ببساطة ، تشير المجلة العامة إلى كتاب من الإدخالات الأصلية ، حيث محاسبين و محاسبين تسجيل المعاملات التجارية الأولية بالترتيب حسب تاريخ وقوع الأحداث. دفتر اليومية العام هو المكان الأول الذي يتم فيه تسجيل البيانات ، وتتميز كل صفحة في العنصر بتقسيم الأعمدة على التواريخ والأرقام التسلسلية وكذلك سجلات الخصم أو الائتمان.

تحتفظ بعض المؤسسات بدفاتر يومية متخصصة ، مثل مجلات الشراء أو مجلات المبيعات ، والتي تسجل فقط أنواعًا معينة من المعاملات.

بمجرد تسجيل الحركة في دفتر يومية عام ، يتم ترحيل المبالغ بعد ذلك إلى الحسابات المناسبة ، مثل حسابات القبض والمعدات والمعاملات النقدية.

كتاب الحسابات العام

دفتر الأستاذ العام هو كتاب أو ملف يستخدمه المحاسبون لتسجيل جميع الحسابات ذات الصلة. يتتبع دفتر الأستاذ العام خمسة عناصر محاسبية بارزة: الأصول والخصوم ورأس مال المالك والإيرادات والمصروفات.

يتم لاحقًا ترحيل المعاملات التي تظهر أولاً في دفاتر اليومية في حسابات دفتر الأستاذ العام. ثم ، الحساب أرصدة يتم حسابها وتحويلها من دفتر الأستاذ العام إلى أ ميزان المراجعة قبل الظهور في البيانات المالية الرسمية للشركة.

يتم عرض كل عنصر محاسبة كجدول على شكل حرف T. عادة ما يضع كاتب الحسابات عنوان الحساب في أعلى "T" والسجلات مدين إدخالات على الجانب الأيسر وإدخالات الائتمان على اليمين. يعرض دفتر الأستاذ العام أحيانًا أعمدة إضافية لتفاصيل مثل وصف المعاملة والتاريخ والرقم التسلسلي.

إعتبارات خاصة

اليوم ، تستخدم معظم المؤسسات برامج المحاسبة لتسجيل المعاملات في دفاتر الأستاذ العامة والمجلات ، مما أدى إلى تبسيط أنشطة حفظ السجلات الأساسية بشكل كبير. في الواقع ، تحتفظ معظم برامج المحاسبة الآن بمستودع مركزي حيث يمكن للشركات تسجيل إدخالات دفتر الأستاذ ودفتر اليومية في وقت واحد. هذه التطورات في التكنولوجيا تجعل تسجيل المعاملات أسهل وأقل مللاً ، ولا تحتاج إلى الاحتفاظ بكل دفتر حسابات على حدة. قد لا يكون الشخص الذي يدخل البيانات في أي وحدة من برامج المحاسبة أو مسك الدفاتر الخاصة بشركتك على علم بهذه المستودعات. في العديد من تطبيقات البرامج هذه ، يحتاج الشخص الذي يقوم بإدخال البيانات فقط إلى النقر فوق القائمة المنسدلة لإدخال معاملة في دفتر الأستاذ أو دفتر اليومية.