تعريف دفتر الأستاذ العام: الاستخدامات وكيف يعمل

ما هو دفتر الأستاذ العام؟

يمثل دفتر الأستاذ العام نظام حفظ السجلات للبيانات المالية للشركة ، مع التحقق من صحة سجلات حساب الخصم والائتمان بواسطة ميزان المراجعة. يوفر سجلاً لكل معاملة مالية تحدث خلال حياة الشركة المشغلة ويحتفظ بمعلومات الحساب اللازمة لإعداد بيانات الشركة القوائم المالية. يتم فصل بيانات المعاملة ، حسب النوع ، في حسابات الأصول والخصوم ، المالك الأسهم، الإيرادات والمصروفات.

كيف يعمل دفتر الأستاذ العام

دفتر الأستاذ العام هو أساس النظام الذي يستخدمه المحاسبون لتخزين وتنظيم البيانات المالية المستخدمة لإنشاء البيانات المالية للشركة. يتم ترحيل المعاملات إلى حسابات دفتر الأستاذ الفرعي الفردية ، على النحو المحدد من قبل الشركة جدول الحسابات.

ثم يتم إغلاق المعاملات أو تلخيصها في دفتر الأستاذ العام ، ويقوم المحاسب بإنشاء ميزان مراجعة ، والذي يعمل بمثابة تقرير رصيد كل حساب دفتر الأستاذ. يتم فحص ميزان المراجعة بحثًا عن الأخطاء وتعديله عن طريق ترحيل إدخالات ضرورية إضافية ، ثم يتم استخدام ميزان المراجعة المعدل لإنشاء البيانات المالية.

كيف يعمل دفتر الأستاذ العام مع محاسبة القيد المزدوج

يتم استخدام دفتر الأستاذ العام من قبل الشركات التي تستخدم دخول مزدوج طريقة مسك الدفاتر ، مما يعني أن كل معاملة مالية تؤثر على الأقل في حسابي دفتر أستاذ فرعي ، ولكل قيد معاملة خصم واحدة ومعاملة ائتمانية واحدة على الأقل. يتم ترحيل معاملات القيد المزدوج ، التي تسمى "إدخالات دفتر اليومية" ، في عمودين ، مع إدخالات الخصم على اليسار وإدخالات الدائن على اليمين ، ويجب أن يكون إجمالي جميع إدخالات الدائن والمدين الرصيد.

ال معادلة محاسبية، والتي تقوم عليها محاسبة القيد المزدوج ، هي كما يلي:

$\text{الأصول.}-\text{المطلوبات.}=\text{حقوق المساهمين.}$الأصول−المطلوبات=حقوق المساهمين

ال ورقة التوازن يتبع هذا التنسيق ويظهر المعلومات على مستوى حساب مفصل. على سبيل المثال ، تظهر الميزانية العمومية العديد من حسابات الأصول ، بما في ذلك النقد والحسابات المدينة ، في قسم الأصول قصيرة الأجل.

تعمل طريقة محاسبة القيد المزدوج بناءً على متطلبات معادلة المحاسبة التي تقضي بترحيل الحركات إلى الحسابات على يسار علامة المساواة في الصيغة يجب أن يساوي إجمالي الحركات التي تم ترحيلها إلى الحساب (أو الحسابات) في حق. حتى إذا تم تقديم المعادلة بشكل مختلف (مثل الأصول = الخصوم + حقوق المساهمين) ، تطبق قاعدة الموازنة دائمًا.

ماذا يخبرك دفتر الأستاذ العام؟

يتم تجميع تفاصيل المعاملات الواردة في دفتر الأستاذ العام وتلخيصها على مستويات مختلفة لإنتاج ميزان مراجعة ، قوائم الدخل، ورقة التوازن، بيان التدفقات النقديةوالعديد من التقارير المالية الأخرى. يساعد ذلك المحاسبين وإدارة الشركة والمحللين والمستثمرين وأصحاب المصلحة الآخرين على تقييم أداء الشركة بشكل مستمر.

عندما ترتفع النفقات في فترة معينة ، أو عندما تسجل الشركة معاملات أخرى تؤثر على إيراداتها أو صافي دخلها أو غيرها من العمليات المالية الرئيسية المقاييس، غالبًا لا تحكي بيانات البيانات المالية القصة كاملة. في حالة وجود أنواع معينة من الأخطاء المحاسبية ، يصبح من الضروري العودة إلى دفتر الأستاذ العام والبحث في تفاصيل كل معاملة مسجلة لتحديد موقع المشكلة. في بعض الأحيان قد يتضمن ذلك مراجعة العشرات من إدخالات دفتر اليومية ، ولكن من الضروري الاحتفاظ ببيانات مالية موثوقة وخالية من الأخطاء بشكل موثوق.

مثال على معاملة الميزانية العمومية

إذا تلقت الشركة دفعة من عميل لفاتورة 200 دولار ، على سبيل المثال ، يقوم محاسب الشركة بزيادة حساب نقدي بخصم 200 دولار وإكمال الإدخال بائتمان أو تخفيض قدره 200 دولار للحسابات مستحق. المبالغ المدين والائتمان التي تم ترحيلها متساوية.

في هذه الحالة ، يتم زيادة حساب أصل واحد (نقدًا) بمقدار 200 دولار ، بينما يتم تخفيض حساب الأصول الآخر (حسابات القبض) بمقدار 200 دولار. النتيجة الصافية هي أن كلا من الزيادة والنقصان يؤثران فقط على جانب واحد من المعادلة المحاسبية. وبالتالي ، تظل المعادلة في حالة توازن.

مثال معاملة بيان الدخل

بيان الدخل يتبع صيغته الخاصةوالتي يمكن كتابتها على النحو التالي:

$\text{إيرادات.}-\text{نفقات.}=\text{صافي الدخل (NI) أو صافي الربح.}$إيرادات−نفقات=صافي الدخل (NI) أو صافي الربح

من الممكن أن تؤثر المعاملة المحاسبية على كل من الميزانية العمومية وبيان الدخل في وقت واحد. على سبيل المثال ، افترض أن الشركة تدفع لعميلها 500 دولار. سيدخل المحاسب هذه المعاملة في دفتر الأستاذ المحاسبي عن طريق ترحيل خصم (زيادة) بقيمة 500 دولار إلى الحسابات مستحق (حساب أصول في الميزانية العمومية) وائتمان بقيمة 500 دولار (زيادة) للإيرادات ، وهو بيان الدخل الحساب. تزداد كل من الديون والائتمانات بمقدار 500 دولار ، وتبقى المجاميع متوازنة.

أسئلة مكررة

ما هو دفتر الأستاذ العام؟

في المحاسبة ، يتم استخدام دفتر الأستاذ العام لتسجيل جميع معاملات الشركة. ضمن دفتر الأستاذ العام ، يتم تنظيم بيانات المعاملات في الأصول والخصوم والإيرادات والمصروفات وحقوق الملكية. بعد إغلاق كل دفتر أستاذ فرعي ، يقوم المحاسب بإعداد ميزان المراجعة. ثم يتم استخدام هذه البيانات من ميزان المراجعة لإنشاء البيانات المالية للشركة ، مثل الميزانية العمومية وبيان الدخل وبيان التدفقات النقدية والتقارير المالية الأخرى.

هل دفتر الأستاذ العام جزء من طريقة مسك الدفاتر ذات القيد المزدوج؟

نعم ، تستخدم الشركة التي تستخدم طريقة مسك الدفاتر ذات القيد المزدوج طريقة دفتر الأستاذ العام لتخزين البيانات المالية للشركة. على وجه التحديد ، يتم تسجيل الدفاتر ذات القيد المزدوج عندما تؤثر كل معاملة على خصم واحد ومعاملة ائتمانية واحدة على الأقل. بمعنى آخر ، تظهر كل معاملة في عمودين ، عمود الخصم وعمود الائتمان ، يجب أن تتوازن إجمالياتهما. بموجب قاعدة الموازنة هذه ، يتم تطبيق المعادلة التالية: الأصول - الخصوم = حقوق المساهمين.

ما هو مثال على إدخال دفتر الأستاذ العام؟

ضع في اعتبارك المثال التالي حيث تتلقى الشركة دفعة قدرها 1000 دولار من عميل مقابل خدماتها. سيقوم المحاسب بعد ذلك بزيادة عمود الأصول بمقدار 1000 دولار وطرح 1000 دولار من حسابات القبض. تظل المعادلة في حالة توازن ، حيث تؤثر الزيادة والنقصان المكافئتان على جانب واحد - جانب الأصول - من المعادلة المحاسبية.