Definice virtuální datové místnosti (VDR)

Co je virtuální datová místnost?

Virtuální datová místnost (VDR), známá také jako deal room, je zabezpečené online úložiště pro ukládání a distribuci dokumentů. Obvykle se používá během procesu due diligence předcházející fúzi nebo akvizici ke kontrole, sdílení a zpřístupnění dokumentace společnosti.

Porozumění virtuálním datovým místnostem

Virtuální datové místnosti stále více nahrazují fyzické datové místnosti, které se tradičně používají k odhalování a sdílení dokumentů. S globalizace podnikání a zvýšené kontroly za účelem snížení nákladů, virtuální datové místnosti jsou atraktivní alternativou k fyzickým datovým místnostem. Virtuální datové místnosti jsou široce dostupné, okamžitě dostupné a bezpečnější.

Vzhledem k tomu, že narůstají obavy o zabezpečení a narůstají incidenty s narušením, poskytovatelé VDR vyvíjejí důmyslnější a spolehlivější databáze. Počáteční veřejné nabídky (IPO), auditní operace a partnerství nebo jiné podniky, které musí pracovat společně a sdílet informace, budou používat virtuální datové místnosti.

Využití virtuálních datových místností

Fúze a akvizice (M&A) postupy jsou nejběžnějším používáním VDR. Tato úložiště poskytují místo pro náležitou péči potřebnou během finalizace dohody. Tyto obchodní transakce zahrnují velké množství dokumentů, z nichž mnohé jsou důvěrné a obsahují citlivé informace. Používání VDR je bezpečný a spolehlivý způsob, jak si všechny zúčastněné strany mohou prohlížet a vyměňovat dokumenty, když se účastní jednání.

Podniky často spolupracují při výrobě a výrobě produktů při stavbě budovy a při poskytování služeb. Vytváření a udržování těchto obchodních vztahů vyžaduje smlouvy a častý přenos dat. Virtuální datové místnosti zajišťují ukládání těchto smluv a připravují snadno dostupné dokumenty potřebné pro pokračování obchodních partnerství. Například změny provedené technikem na konstrukčních návrzích struktury jsou okamžitě k dispozici všem dodavatelům zapojeným do projektu.

Auditování firemní postupy, dodržování předpisů a účty jsou běžnou praxí ve všech podnicích. Tento proces je často problémem, protože pracovníci musí komunikovat s externími regulátory a seřizovači. Také dnes má mnoho společností kanceláře ve vzdálených lokalitách a po celém světě v různých časových pásmech.

Využití virtuální datové místnosti umožňuje centralizovaný přístupový bod pro právníky, účetní, interní a externí regulátory a další zúčastněné strany. Poskytnutí centrálního systému snižuje chyby a čas. Rovněž zajišťuje transparentnost komunikace. V závislosti na typu auditu se liší úroveň přístupu a oprávnění.

Nabízet počáteční veřejnou nabídku (IPO) je skličující úkol vyžadující nepředstavitelné množství papírování. Stejně jako audity je transparentnost zásadní. Společnosti musí vytvářet, vyměňovat, uchovávat a spravovat velké objemy dokumentů. Vzhledem k povaze transakce bude mít většina uživatelů omezený přístup, například „pouze zobrazení“. Možnost kopírování, přeposílání nebo tisku může být zakázána.

Alternativa k VDR

Přestože virtuální datové místnosti nabízejí mnoho výhod, nejsou vhodné pro každé odvětví. Některé vlády se například mohou rozhodnout nadále používat fyzické datové místnosti pro vysoce důvěrné výměny informací. Škoda způsobená potenciálními kybernetickými útoky a narušení dat překračuje výhody nabízené virtuálními datovými místnostmi. Výsledky takových událostí by mohly být kataklyzmatické, pokud by ohrožující strany získaly přístup k utajovaným informacím. V těchto případech nebude použití VDR zvažováno.