Definice žádosti o nabídku (RFP)

Co je žádost o nabídku (RFP)?

Žádost o nabídku (RFP) je obchodní dokument, který ohlašuje projekt, popisuje jej a žádá nabídky od kvalifikovaných dodavatelů k jeho dokončení. Většina organizací dává přednost zahájení svých projektů pomocí RFP a mnoho vlád je vždy používá.

Při použití žádosti o nabídku je subjekt žádající o nabídky odpovědný za vyhodnocení proveditelnosti předložených nabídek, finančního zdraví nabízejících společností a každého uchazečschopnost realizovat projekt.

Porozumění žádosti o nabídku (RFP)

RFP se používají pro složité projekty, které často vyžadují řadu subdodavatelů. Popisují organizaci vydávající žádost o nabídku, rozsah prováděného projektu a kritéria pro hodnocení přihlášek. Rovněž nastiňují nabídkový proces a smluvní podmínky.

Žádosti obsahují prohlášení o práci popisující úkoly, které má vítězný uchazeč provést, a časový harmonogram dokončení práce.

Žadatelé o nabídku rovněž radí uchazečům, jak připravit návrhy, s konkrétními pokyny, jak by měly být nabídky formátovány a prezentovány. Obecně obsahují pokyny o tom, jaké informace musí uchazeč obsahovat, a o požadovaném formátu.

Většinu RFP vydává vládní agentury a další organizace ve veřejném sektoru. Obecně se od nich požaduje, aby otevřely konkurenci mezi soukromými společnostmi a odstranily předpojatost z tohoto procesu. Agentury chtějí zajistit, aby dostaly nejnižší a nejkonkurenceschopnější nabídku.

Jakákoli soukromá nebo veřejná organizace však může vystavit žádost o nabídku, aby získala více nabídek a různé perspektivy projektu.

Například podnik, který chce změnit svůj proces vykazování z papírového systému na počítačový, může podat žádost o návrh Hardware, software a program školení uživatelů k zavedení a integraci nového systému do podnikání. Konkurenční nabídkový proces jim může poskytnout lepší přehled o dostupných alternativách.

Požadavky na žádost o nabídku (RFP)

Od vládních agentur nebo jiných subjektů může být požadováno, aby vydávaly žádosti o návrhy k zajištění úplné a otevřené soutěže a ke snížení nákladů na řešení. Přijetí návrhu, který nejvíce odpovídá specifikacím, nemusí vždy znamenat nabídku s nejnižší cenou.

Zručné vytvoření žádosti o návrh může zajistit úspěch nebo neúspěch výsledného řešení. Pokud jsou uvedené požadavky příliš vágní, nemusí uchazeč navrhnout a implementovat adekvátní řešení problému. Pokud jsou požadavky příliš podrobné a omezující, může být inovace uchazečů omezená.

Proces RFP začíná sepsáním žádosti o nabídku. Uchazeči prověří výzvu a předloží návrhy na zlepšení. Po implementaci zpětná vazba, je vydána konečná žádost o návrh. Uchazeči poté předloží své návrhy.

Zákazník zúží výběr na malou skupinu uchazečů a zahájí jednání o cenách a technických podrobnostech. Před zadáním zakázky může zákazník požádat zbývající uchazeče o předložení nejlepší a konečné nabídky. Smlouva je poté předložena společnosti, která poskytuje nejlepší řešení problému.

Výhody žádosti o nabídku (RFP)

Žádost o nabídku je z části reklama. Oznamuje, že projekt probíhá, a otevírá dveře kvalifikovaným kandidátům, kteří mohou práci dokončit.

Ve vládě byl RFP přijat jako způsob, jak zajistit, aby byl jako faktor odměňování zakázek odstraněn bratranec. Otevírá také proces konkurenci, u níž lze očekávat nižší náklady na projekt.

Alternativou k žádosti o nabídku je méně formální proces, který vyžaduje, aby projektový manažer prozkoumal a identifikoval potenciální dodavatele projektu. V závislosti na tom, jak je vyhledávání vyčerpávající, mohou být potenciální reakce omezené. U nových prodejců a inovativních odpovědí může být méně pravděpodobné, že budou odhaleni.

RFP vs. RFQ vs. RFI

Žádost o nabídku (RFP), žádost o nabídku (RFQ) a žádost o informace (RFI) jsou tři odlišné typy dokumentů, které podniky a další subjekty používají k oslovení podnikatelské komunity dodavatele nebo dodavatele, pro které mohou být schopni pracovat s.

• Jak je uvedeno výše, žádost o nabídku oznamuje konkrétní projekt, který je plánován, a žádá dodavatele, kteří jsou schopni dokončit práci.
• A žádost o nabídku (RFQ) je žádost zaslaná řadě dodavatelů, kteří hledají nabídky na zakázku na dodávku konkrétních produktů nebo služeb. Žádost musí specifikovat požadovanou kvalitu a množství a načasování požadované společností nebo organizací.
• Žádost o informace (RFI) je žádost pro dodavatele o písemné informace o produktech a službách, které mohou poskytnout. Může být použit ke shromažďování informací pro databázi dodavatelů pro budoucí použití.

Příklad žádosti o nabídku (RFP)

Řekněme například, že Federální železniční správa vydává žádost o návrhy na financování, projektování, stavbu, provozování a údržbu vysokorychlostního železničního systému.

Zúčastněné strany předkládají návrhy splňující požadavky uvedené v dokumentu. Na základě návrhů doručených do stanoveného termínu zřizuje ministerstvo dopravy komise pro další přezkoumání a vypracování návrhů.

DOT vybere návrh, který nejvíce zahrnuje jeho cíle, a najme společnost, aby provedla práci.

Pohled na podrobnou žádost o nabídku

Tento ukázka RFP od neziskové organizace ukazuje potřebnou úroveň podrobností, v tomto případě pro navrhovanou generální opravu webových stránek organizace. Návrh popisuje projekt, poskytuje přehled organizace a definuje její cíle pro její webové stránky. Rovněž podrobně popisuje produkty a služby, které mají být poskytovány, a podrobně definuje obsah, design a funkčnost navrhované webové stránky.

Ukázka je poskytována společností TechSoup, webem, který poskytuje knihovnu informací o postupu a ukázkové žádosti o nabídky pro neziskové organizace.

Časté dotazy k žádosti o nabídku (RFP)

Zde jsou odpovědi na některé často kladené otázky o RFP.

Co znamená RFP?

Žádost o nabídku (RFP) je otevřená žádost o nabídky na dokončení nového projektu navrženého společností nebo jinou organizací, která jej vydává. Účelem je otevřít soutěž a podpořit řadu alternativních návrhů, které by plánovači projektu mohli zvážit.

Jaké jsou požadavky RFP?

RFP musí dostatečně podrobně popsat a definovat projekt, aby přilákal životaschopné reakce.

Potenciální uchazeč by měl být schopen porozumět povaze podnikání a cílům, kterých chce s projektem dosáhnout. Projekt musí být definován dostatečně podrobně, aby uchazeč jasně porozuměl jeho rozsahu a všem produktům a službám, které musí být poskytnuty k jeho realizaci. Rovněž musí být podrobně popsán formát očekávaných návrhů. K porovnávání a kontrastu nabídek jsou zapotřebí jednotné odpovědi.

Žádosti o nabídku mají poměrně přísný formát, i když se tento formát může u agentur a společností, které je připravují, lišit. Tento vzorek z Centra pro plánování excelence v Baton Rouge, Louisiana, ukazuje prvky typické RFP, která obsahovat úvod a pozadí, popis dodávek a informace o výběru kritéria.

Jaký je rozdíl mezi RFP a RFQ?

Řekněme, že železářství rozšiřuje své oddělení zahradnických potřeb a potřebuje najít dodavatele potřebné k naplnění jeho regálů. Mohlo by to rozeslat žádost o nabídku (RFQ) řadě potenciálních dodavatelů zahradnických produktů. Odpovědi mu umožní navázat vztah s jedním nebo více dodavateli na množství a kvalitu zboží, které potřebuje, za stanovenou cenu.

Když společnost nebo jiná organizace odešle RFQ, přesně ví, co potřebuje, a hledá nejlepšího dodavatele nebo dodavatele.

RFP je otevřenější proces. Firma nebo organizace hledá kvalifikované dodavatele k provedení nového projektu. Projekt a jeho cíle jsou podrobně definovány, ale v odpovědích je prostor pro kreativitu. Například žádost o nabídku pro dětský park může dodavateli umožnit navrhnout přesné rozvržení, vybavení a vybavení, které park může obsahovat.

Kdy byste použili RFP?

Velké i malé firmy mívají k udržení současného provozu dostatek zdrojů. Pokud se chtějí pustit do nového projektu, nemají k dispozici zdroje ani odborné znalosti, aby jej mohli přidat do pracovního vytížení.

V takových případech RFP poskytuje podniku účinný způsob, jak získat odborné znalosti, které potřebují k dokončení projektu.

Co se stane po RFP?

Po RFP následuje Ps. Návrhy jsou předkládány ke kontrole. V závislosti na velikosti a rozsahu projektu může být tato kontrola víceúrovňovým procesem zahrnujícím řadu výborů. Zejména vládní agentury nejsou známé tím, že se pohybují hbitě.

Jakkoli to trvá, proces přezkumu se používá ke zúžení návrhů na několik finalistů, kteří mohou být požádáni o předložení dalších informací s ohledem na konečný výběr a datum zahájení projekt.

Sečteno a podtrženo

RFP definuje projekt pro společnost, která jej vydává, i pro společnosti, které na něj reagují. Dobře napsaná RFP vyjadřuje záměr návrhu a zajišťuje, že konečný výsledek splní očekávání.

Zajišťuje také otevřený proces. V ideálním případě bude reagovat více uchazečů. To dává organizaci příležitost studovat různé přístupy a ceny a vybrat si ten, který nejlépe odpovídá jejím potřebám.