Formular W-9: Antrag auf Steueridentifikationsnummer (TIN) und Zertifizierungsdefinition

Was ist Formular W-9: Antrag auf Steueridentifikationsnummer (TIN) und Zertifizierung?

Ein W-9-Formular ist ein Steuerformular des Internal Revenue Service (IRS), das verwendet wird, um den Namen, die Adresse und die einer Person zu bestätigen Steueridentifikationsnummer (TIN) für Beschäftigungs- oder andere einkommensschaffende Zwecke. Die Bestätigung kann entweder für eine Person, die als US-Bürger definiert ist, oder eine Person, die als US-Bürger definiert ist, angefordert werden ansässiger Ausländer.

Ein W-9-Formular wird auch als Antrag auf Steueridentifikationsnummer und Bescheinigungsformular bezeichnet.

Wer kann Formular W-9 einreichen: Antrag auf Steueridentifikationsnummer (TIN) und Zertifizierung?

Ein W-9-Formular ist nur ein formelles schriftliches Auskunftsersuchen und wird ausschließlich zur Bestätigung der Steueridentifikationsnummer (TIN) einer Person verwendet. Ein Arbeitgeber oder eine andere Einrichtung, die ein Informationsdokument beim IRS einreichen muss, wie z 1099, müssen Ihre korrekte TIN einholen, um Einnahmen oder Verluste zu melden, die sich auf Ihre Bundessteuererklärung auswirken können, oder Ihre steuerpflichtiges Einkommen. Für die meisten Personen ist die TIN ihre Sozialversicherungsnummer (SSN).

Der W-9 unterscheidet sich von a W-4-Formular– die häufiger von Arbeitnehmern an direkte Arbeitgeber geliefert wird –, da die W-9 nicht von Natur aus die Einbehaltung fälliger Steuern vorsieht. Alle erforderlichen Steuern auf der Grundlage von Gewinnen im Zusammenhang mit dem bereitgestellten W-9 liegen in der Verantwortung des auf dem Dokument aufgeführten TIN-Inhabers, es sei denn, der Steuerpflichtige unterliegt Sicherungseinbehalt. Wenn eine Sicherungseinbehaltung erforderlich ist, muss dies auf dem W-9 vermerkt werden, um das Unternehmen, das die Informationen erhält, entsprechend über die Notwendigkeit der Einbehaltung zu informieren.

Wofür wird das Formular W-9 verwendet?

Die auf einem W-9-Formular erhaltenen Informationen sind am häufigsten verwendet, um eine Version von Form 1099 zu erstellen. EIN 1099-Formular enthält Informationen zu allen Einkünften, die der TIN-Inhaber möglicherweise erhalten hat und die normalerweise nicht auf einem W-2-Formular aufgeführt wären. Dies umfasst unter anderem Einkünfte, die im Rahmen eines Vertrags an eine Person gezahlt werden; bestimmte Immobilientransaktionen; Dividenden gegen eine Investition bezahlt; und verschiedene andere Finanztransaktionen.

Das Formular 1099 muss erst ausgestellt werden, wenn die Mindesteinkommensschwelle erreicht ist, die für die meisten sonstigen Einkünfte für die Steuerjahre 2020 und 2021 auf 600 US-Dollar festgelegt ist. Beträge unter diesem Schwellenwert müssen vom TIN-Inhaber als Einkommen gemeldet werden, erfordern jedoch kein 1099-Formular.

Obwohl Arbeitnehmer gesetzlich verpflichtet sind, ihren Arbeitgebern bestimmte personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen, ist die Privatsphäre eines Arbeitnehmers gesetzlich geschützt. Ein Arbeitgeber, der die personenbezogenen Daten eines Arbeitnehmers auf unbefugte Weise preisgibt, kann zivil- und strafrechtlich verfolgt werden.

So lesen und ausfüllen Sie das Formular W-9

Formular W-9 ist eines der am einfachsten auszufüllenden IRS-Formulare, aber wenn Steuerformulare Sie nervös machen, machen Sie sich keine Sorgen. Wir führen Sie durch den richtigen Weg, um es zu vervollständigen.

Alle Seiten des Formulars W-9 sind auf der IRS-Website verfügbar.

Schritt 1

Geben Sie Ihren Namen ein, wie auf Ihrem Steuererklärung.

Schritt 2

Geben Sie Ihren Firmennamen oder "nicht berücksichtigten Rechtsträger" ein, falls dieser von dem in Schritt 1 eingegebenen Namen abweicht. Zum Beispiel könnten Sie a Einzelunternehmen, aber für Marketingzwecke verwenden Sie Ihren persönlichen Namen nicht als Ihren Geschäftsnamen; Stattdessen "machen Sie Geschäfte unter" einem anderen Namen. Sie würden diesen Namen hier eingeben. Was den ignorierten Entitätsteil angeht, wenn Sie nicht wissen, was es ist, sind Sie wahrscheinlich keiner. Ein häufig ignorierter Entitätstyp ist ein einzelnes Element Gesellschaft mit beschränkter Haftung.Einzelunternehmen und S-Unternehmen werden nie als unberücksichtigte Entitäten klassifiziert.

Schritt 3

Welcher Unternehmenstyp sind Sie für die eidgenössische Steuerklassifizierung: Einzelunternehmen, Personengesellschaft, C-Gesellschaft, S Corporation, Trust/Estate, Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder "andere"? Aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, sind Sie wahrscheinlich ein Einzelunternehmen, denn Sie hätten viel Papierkram einreichen müssen, um eines der anderen Unternehmen zu werden.

Schritt 4

Ausnahmen. Es besteht die Möglichkeit, dass Sie diese Felder leer lassen. Hier sind ein paar Ausnahmen:

1. Von der Sicherung ausgenommene Zahlungsempfänger einbehalten, wie z. B. Unternehmen (in den meisten Fällen), müssen möglicherweise einen Code in das Feld "Code des befreiten Zahlungsempfängers" eingeben. In den Anweisungen des Formulars W-9 sind die befreiten Zahlungsempfänger und ihre Codes sowie die Zahlungsarten aufgeführt, für die diese Codes verwendet werden sollten. Unternehmen, die beispielsweise ein W-9 für den Erhalt von Zins- oder Dividendenzahlungen ausfüllen, würden den Code "5" eingeben.
2. Zahlungsempfänger, die von der Meldung nach dem Gesetz zur Steuerbehandlung ausländischer Konten (FATCA) muss möglicherweise einen Code in das Feld "Ausnahme vom FATCA-Berichtscode" eingeben. Keines dieser Kästchen trifft auf den typischen unabhängigen Auftragnehmer oder Freiberufler zu.

Schritt 5

Geben Sie Ihre Straße, Stadt, Bundesland und Postleitzahl an. Was ist, wenn Ihre Privatadresse von Ihrer Geschäftsadresse abweicht? Welche Adresse sollten Sie auf Formular W-9 angeben? Verwenden Sie die Adresse, die Sie in Ihrer Steuererklärung verwenden werden. Wenn Sie beispielsweise ein Einzelunternehmer sind, der Büroräume vermietet, aber Ihre Steuererklärung mit Ihrem Heimatadresse, geben Sie Ihre Heimatadresse in das Formular W-9 ein, damit der IRS keine Probleme hat, Ihre 1099s zuzuordnen Ihre Formular 1040.

Schritt 6

In diesem optionalen Schritt können Sie den Namen und die Adresse des Anforderers angeben. Vielleicht möchten Sie dieses Feld ausfüllen, um zu dokumentieren, wem Sie Ihre Steueridentifikationsnummer mitgeteilt haben.

Schritt 7

Der IRS nennt diesen Abschnitt Teil I, was Sie dazu bringen muss, sich zu fragen, was all diese Schritte waren, die Sie gerade abgeschlossen haben. Hier müssen Sie die Steueridentifikationsnummer Ihres Unternehmens angeben, die entweder Ihre individuelle Sozialversicherungsnummer ist, wenn Sie ein Einzelunternehmen sind, oder Ihre Mitarbeiter Identifikationsnummer (EIN), wenn Sie eine andere Art von Unternehmen sind. Nun haben einige Einzelunternehmen auch EINs, aber der IRS bevorzugt, dass Einzelunternehmen ihre SSNs auf Formular W-9 verwenden. Auch dies wird es einfacher machen, alle 1099s, die Sie erhalten, mit Ihrer Steuererklärung abzugleichen, die Sie unter Ihrer SSN einreichen.

Was ist, wenn Ihr Unternehmen neu ist und keine EIN hat? Sie können weiterhin ein W-9-Formular ausfüllen. Der IRS sagt, dass Sie Ihre Nummer beantragen und "beantragt" in das Feld für die TIN schreiben sollten. Sie sollten diese Nummer so schnell wie möglich erhalten, da Sie bis dahin der Sicherungseinbehaltung unterliegen. Sie können eine EIN auf der IRS-Website beantragen. Siehe die Anweisungen unten für Schritt 8, Teil II, um mehr zu erfahren Sicherungseinbehalt.

Schritt 8

In Teil II müssen Sie die Richtigkeit aller Ihrer Angaben bestätigen, bevor Sie das Formular W-9 unterschreiben können. Das absichtliche Lügen auf einem Steuerformular kann bedeuten, dass Sie eine Geldstrafe zahlen oder ins Gefängnis gehen müssen. der IRS macht nicht herum. Bevor Sie das Formular W-9 unterschreiben, müssen Sie unter Androhung des Meineids bestätigen, dass sie wahr sind:

1. Die auf diesem Formular angezeigte Nummer ist meine korrekte Steueridentifikationsnummer (oder ich warte auf eine Nummer, die mir zugeteilt wird).

• Steuerzahler müssen legitime Steueridentifikationsnummern verwenden. Die Verwendung einer „geliehenen“, gestohlenen oder erfundenen Steuer-Identifikationsnummer würde einer eidesstattlichen Versicherung gleichkommen und schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen.

2. Ich unterliege nicht dem Quellensteuerabzug, weil: (a) ich vom Quellensteuerabzug befreit bin oder (b) ich vom Internal Revenue Service (IRS) nicht darüber informiert wurde, dass ich aufgrund des Versäumnisses, alle Zinsen oder Dividenden zu melden, der Sicherungseinbehalt unterliegen, oder (c) der IRS hat mich benachrichtigt, dass ich nicht mehr sicherungspflichtig bin zurückhalten.

• Die meisten Steuerzahler sind von der Quellensteuer befreit. Wenn Sie keine Ahnung haben, wovon der IRS hier spricht, sind Sie wahrscheinlich ausgenommen. Wenn Sie nicht befreit sind, hat der IRS Sie benachrichtigt, und das Unternehmen, das Sie bezahlt, muss dies wissen, da es einbehalten werden muss Einkommenssteuer von Ihrem Gehalt pauschal 24% (ab 2020) abziehen und an den IRS senden.Übrigens kennen Sie jetzt noch einen weiteren guten Grund, bei Ihrer Steuererklärung nicht zu schummeln: Vielleicht müssen Sie einem zukünftigen Kunden davon erzählen, und das könnte dazu führen, dass das Unternehmen zweimal über Sie nachdenkt. Punkt (c) besagt im Grunde, dass niemand es wissen muss, wenn Sie einmal der Einbehaltung von Backups unterworfen waren, dies aber nicht mehr sind.

3. Ich bin ein US-Bürger oder eine andere US-Person.

• Wenn du ein ansässiger Ausländer, du bist im klaren. Der IRS betrachtet auch Folgendes als "US-Person": eine Personengesellschaft, Kapitalgesellschaft, Gesellschaft oder Vereinigung, die in den Vereinigten Staaten oder nach dem Recht der Vereinigten Staaten gegründet oder organisiert wurde; ein inländischer Nachlass; und eine inländische Treuhandgesellschaft. Handelt es sich bei Ihrem Unternehmen um eine Personengesellschaft mit einem ausländischen Partner, gelten besondere Regeln; Lesen Sie mehr darüber in den Anweisungen zum Formular W-9. Wenn Sie kein US-Bürger sind, müssen Sie möglicherweise ausfüllen Form W-8 oder Formular 8233 stattdessen.

4. Der (die) auf diesem Formular (sofern vorhanden) eingegebenen FATCA-Code(s), der anzeigt, dass ich von der FATCA-Meldung befreit bin, ist korrekt.

• Sie müssen sich wahrscheinlich keine Sorgen machen, was mit dem zu tun hat Gesetz zur Steuerbehandlung ausländischer Konten.

Besondere Überlegungen bei der Einreichung des Formulars W-9

Unterzeichnungsformular W-9

Formular W-9 fordert Sie auf, Punkt 2 oben zu streichen, wenn Sie vom IRS darüber informiert wurden, dass Sie es derzeit sind unterliegt der Sicherungseinbehalt, weil Sie nicht alle Zinsen und Dividenden auf Ihre Steuer gemeldet haben Rückkehr.

Sie können Punkt 2 streichen, wenn Sie das Formular W-9 im Zusammenhang mit einer Immobilientransaktion ausfüllen. Punkt 2 gilt in diesem Fall nicht, es spielt also keine Rolle, ob Sie dem Quellensteuerabzug unterliegen.

Wenn Sie nun das Kleingedruckte in der W-9-Anleitung sorgfältig lesen, scheint dies darauf hinzudeuten, dass die meisten Menschen dieses Formular überhaupt nicht unterschreiben müssen. Sie müssen es im Allgemeinen nur unterschreiben, wenn der IRS Sie darüber informiert hat, dass Sie zuvor eine falsche TIN angegeben haben. Abgesehen von den technischen Details wird die Person, die Sie gebeten hat, das Formular W-9 auszufüllen, es jedoch wahrscheinlich als unvollständig oder ungültig betrachten, wenn Sie es nicht unterschrieben haben.

Rücksendeformular W-9

Senden Sie das ausgefüllte Formular W-9 an das Unternehmen zurück, das Sie gebeten hat, es auszufüllen. Idealerweise liefern Sie es persönlich, um Ihre Exposition gegenüber. zu begrenzen Identitätsdiebstahl, aber diese Methode ist oft nicht praktikabel. Mail gilt als relativ sicher. Wenn Sie das Formular per E-Mail senden müssen, sollten Sie sowohl das Dokument als auch Ihre E-Mail-Nachricht verschlüsseln und vor dem Senden Ihrer Nachricht dreimal überprüfen, ob Sie die richtige E-Mail-Adresse des Empfängers haben. Kostenlose Dienste sind online verfügbar, um Ihnen dabei zu helfen, aber überprüfen Sie ihren Ruf, bevor Sie ihnen Ihre Dokumente anvertrauen. Normalerweise wird Ihnen das Unternehmen, das ein W-9 beim IRS einreichen muss, eines zum Ausfüllen geben.