Alles, was Sie über Quittungen wissen müssen
Was ist eine Quittung?
Eine Quittung ist eine schriftliche Bestätigung, dass etwas Wertvolles von einer Partei an eine andere übertragen wurde. Neben den Quittungen, die Verbraucher typischerweise von Verkäufern und Dienstleistern erhalten, werden auch Quittungen im Geschäftsverkehr sowie bei Börsengeschäften ausgestellt. Beispielsweise erhält der Inhaber eines Futures-Kontrakts in der Regel a Lieferinstrument, die als Quittung fungiert, da sie bei Ablauf des Terminkontrakts gegen den Basiswert eingetauscht werden kann.
Schnelle Tatsache
Der Thermodruck ist die am häufigsten verwendete Form des physischen Belegdrucks, da er kostengünstig und einfach zu verwenden ist.
Quittungen erklärt
Neben dem Besitznachweis sind Quittungen aus anderen Gründen wichtig. Viele Einzelhändler bestehen beispielsweise darauf, dass ein Kunde eine Quittung vorlegen muss, um Artikel umzutauschen oder zurückzugeben während andere verlangen, dass eine Quittung – in der Regel innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens – ausgestellt wird für Produkt
Garantie Zwecke. Quittungen können auch für Steuern wichtig sein, da der IRS die Dokumentation bestimmter Ausgaben verlangt. Das Internal Revenue Service (IRS) schlägt vor, dass Folgendes Arten von Quittungen falls generiert, von kleinen Unternehmen behalten werden:- Bruttobelege wie Registrierkassenbänder, Einzahlungsinformationen (Bar- und Kreditverkäufe), Belegbücher, Rechnungen, Formulare 1099-MISC
- Quittungen aus Einkäufen und Rohstoffen (Diese sollten den bezahlten Betrag zeigen und bestätigen, dass es sich um notwendige geschäftliche Einkäufe handelte; Dokumente können stornierte Schecks oder andere Dokumente sein, die den Zahlungsempfänger, den Betrag und den Zahlungsnachweis/elektronischen Geldtransfer identifizieren.)
- Kassenbandbelege
- Kreditkartenbelege und Kontoauszüge
- Rechnungen
- Kassenzettel für kleine Barzahlungen
Es wird angenommen, dass die Praxis, Quittungen für Steuerzwecke aufzubewahren, aus dem alten Ägypten stammt. Bauern und Händler suchten nach Wegen, Transaktionen zu dokumentieren, um Steuerausbeutung zu vermeiden. Papyrus wurde anstelle von Papier verwendet. In neuerer Zeit nutzten Londoner Banken die Druckmaschinen der industriellen Revolution, um Belege mit ihren eigenen Marken zu drucken.
Die zentralen Thesen
- Quittungen sind ein Dokument, das den Nachweis einer Finanztransaktion darstellt.
- Quittungen werden im Business-to-Business-Geschäft sowie bei Börsengeschäften ausgestellt.
- Auch aus steuerlichen Gründen sind Quittungen zum Nachweis bestimmter Ausgaben erforderlich.
IRS-Anforderungen für digitale Belege
Digitale Quittungen werden zur Norm. Seit 1997 akzeptiert der IRS gescannte und digitale Belege als gültige Unterlagen für Steuerzwecke. Einnahmen Verfahren 97-22 besagt, dass digitale Quittungen genau, leicht zu speichern, aufzubewahren, abzurufen und zu reproduzieren sein müssen. Der Geschäftsinhaber muss dem IRS eine Kopie vorlegen können.
Für Steuerprüfungszwecke sind nicht alle Unterlagen gültig. Der IRS akzeptiert verschiedene Unterlagen, solange sie Betrag, Ort, Datum und Art der Ausgabe angeben.
Digitale Aufzeichnungen unterliegen keinem Verschleiß wie physische Belege, können aber bei einem Festplattenausfall verloren gehen. Es ist daher ratsam, sie in der Cloud oder an einem Ort zu speichern, an dem sie immer zugänglich sind.
Papierbelege können mit Desktop-Scannern und Handy-Apps digital gespeichert werden. Diese Art von Technologie kann Spesenabrechnungen organisieren, erstellen und Daten in Buchhaltungssoftware integrieren.