So erstellen Sie einen 401(k) für Ihre Mitarbeiter

Unabhängig davon, ob Sie einen großen Konzern, ein mittelständisches Unternehmen oder eine Ein-Personen-Show leiten, können Sie eine erstellen 401(k)-Plan. Dieser Artikel behandelt die verschiedenen Arten von Plänen und die Grundlagen dessen, was Sie wissen müssen, um einen solchen zu starten.

Arten von 401(k)-Plänen

Es gibt verschiedene Arten von 401(k)-Plänen, aus denen Arbeitgeber wählen können. Welches für Sie das Richtige ist, hängt weitgehend davon ab, wie viele Mitarbeiter Sie haben.

Traditionelles 401(k)

Sie werden diese Art von Plan wahrscheinlich bei den meisten großen Arbeitgebern finden, obwohl Unternehmen jeder Größe einen solchen Plan erstellen können. Mitarbeiter tragen durch freiwillige Lohnabzüge zum Plan bei.

Arbeitgeber übernehmen häufig einen bestimmten Prozentsatz der Beiträge ihrer Arbeitnehmer, obwohl hierfür keine gesetzliche Verpflichtung besteht. Einige Arbeitgeber bieten auch eine Sonderregelung an Roth 401(k) Option als Teil ihrer Pläne, und Mitarbeiter können ihre Beiträge auf Wunsch zwischen beiden Arten aufteilen.

EINFACH 401(k)

SIMPLE leitet sich von den Großbuchstaben ab, die in „Savings Incentive Match PLAN for Employees“ zu finden sind. Diese Pläne richten sich an Unternehmen mit 100 oder weniger Mitarbeitern.

EINFACHE 401(k)-Pläne haben niedrigere Arbeitnehmerbeitragsgrenzen als herkömmliche 401(k)-Pläne. Im Jahr 2023 beträgt die Grenze beispielsweise 15.500 US-Dollar für Personen unter 50 Jahren und 19.000 US-Dollar für Personen ab 50 Jahren, verglichen mit 22.500 US-Dollar bzw. 30.000 US-Dollar bei herkömmlichen Plänen.

Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, entweder a passenden Beitrag von 1 % bis 3 % des Gehalts jedes Mitarbeiters für diejenigen, die zum Plan beitragen oder a nicht wahlfreier Beitrag von 2 % für alle anspruchsberechtigten Mitarbeiter, unabhängig davon, ob sie einen Beitrag leisten.

Safe Harbor 401(k)

Ein Safe Harbor 401(k) ermöglicht es Arbeitgebern, dies zu vermeiden Nichtdiskriminierungstests dass die meisten 401(k)-Pläne verabschiedet werden müssen, um dem Gesetz zu entsprechen. Nichtdiskriminierungstests sollen sicherstellen, dass Altersvorsorgepläne nicht zu Gunsten von Arbeitnehmern ausfallen hochvergütete Mitarbeiter. Ebenso wie SIMPLE 401(k)-Pläne werden Safe Harbor 401(k)-Pläne häufig von kleinen Unternehmen genutzt, da sie einfacher zu verwalten sind.

Ebenso wie SIMPLE 401(k)-Pläne erfordern Safe Harbor 401(k)-Pläne, dass Arbeitgeber jährliche Beiträge leisten. Diese Beiträge können eine von drei Formen annehmen:

• Nicht wählbare Beiträge—In diesem Fall leistet der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer, der nicht hoch entlohnt wird, einen freiwilligen Beitrag in Höhe von 3 % der Vergütung. Die Arbeitnehmer müssen keinen Beitrag leisten.
• Grundlegendes Spiel—Damit verdoppeln Arbeitgeber 100 % der Wahlbeiträge jedes nicht hochvergüteten Arbeitnehmers und bis zu 3 % seiner Vergütung sowie 50 % der nächsten 2 % Vergütung.
• Erweiterte Übereinstimmung—Hier haben Arbeitgeber die Möglichkeit, ihren Zuschuss auf bis zu 6 % der Arbeitnehmervergütung anstatt nur auf 5 % zu berechnen.

Ein-Teilnehmer 401(k)

Selbst wenn Sie (oder Sie und Ihr Ehepartner) Ihr einziger Mitarbeiter sind, können Sie schließlich einen 401(k)-Plan für Ihr Unternehmen starten. Ein einteiliger 401(k) ist auch unter einer Vielzahl anderer Spitznamen bekannt, darunter Solo 401(k), Uni-k, Selbstständige 401(k) und Einzelperson 401(k).

Da Sie sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer im Unternehmen sind, können Sie in beiden Rollen zum Plan beitragen. Als Mitarbeiter unterliegen Sie denselben Beschränkungen wie bei einem herkömmlichen 401(k)-Plan.

Als Ihr eigener Arbeitgeber können Sie auch freiwillige Zusatzbeiträge leisten. Der Höchstbetrag hängt hier davon ab, wie Ihr Unternehmen steuerlich aufgestellt ist (Einzelunternehmen oder S Corporation, Zum Beispiel). Im Jahr 2023 können Sie insgesamt bis zu 66.000 US-Dollar in den Plan einzahlen, plus weitere 7.500 US-Dollar, wenn Sie 50 Jahre oder älter sind.

Wenn Ihr Ehegatte für die Arbeit im Unternehmen ein Entgelt erhält, kann er bis zu denselben Höchstbeträgen Beiträge leisten. Sie haben auch Anspruch auf den zusätzlichen Arbeitgeberbeitrag.

So erstellen Sie einen 401(k)-Plan

Sobald Sie sich für die Art des 401(k)-Plans entschieden haben, der für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, kann es relativ einfach sein, einen solchen Plan zu starten – insbesondere, wenn Sie einen mitbringen erfahrener Planadministrator, wie zum Beispiel eine Gegenseitigkeitsgesellschaft Fondsgesellschaft, Um Ihnen zu helfen.

Der Internal Revenue Service (IRS) unterteilt es in vier Schritte:

1. Verabschiedung eines schriftlichen Plans
2. Einrichtung eines Treuhandfonds für die Vermögenswerte des Plans
3. Entwicklung eines Aufzeichnungssystems
4. Bereitstellung von Planinformationen für die Teilnehmer

Hier ist ein kurzer Blick auf jede Anforderung.

Ein schriftlicher Plan

Der schriftliche Plan beschreibt, wie Ihr Plan funktioniert, auf welche Leistungen Ihre Mitarbeiter Anspruch haben und wie und wann sie Anspruch darauf haben. Sie sind für die Einhaltung der im Plan festgelegten Regeln verantwortlich, können diese jedoch in Zukunft ändern.

Denken Sie daran, dass Sie auch dann als a gelten, wenn Sie einen Großteil der Arbeit für die Verwaltung Ihres Plans an eine andere Organisation abgeben Treuhänder. Das bedeutet, dass Sie im besten finanziellen Interesse Ihrer Mitarbeiter handeln müssen und persönlich zur Verantwortung gezogen werden können, wenn Sie dies nicht tun.

Ein Treuhandfonds

Eine der Sicherheitsmaßnahmen bei 401(k)-Plänen besteht darin, dass das Geld in einem separaten Trust gehalten wird. Als Arbeitgeber Sie können den Treuhänder auswählenDabei kann es sich um einen oder mehrere Mitarbeiter handeln, wenn Sie Mitarbeiter mit der entsprechenden Fachkompetenz haben, oder um eine externe Organisation, die Sie beauftragen. Der Treuhänder ist auch ein Treuhänder und dafür verantwortlich, Entscheidungen zu treffen, die im besten Interesse der Planteilnehmer sind.

Ein Aufzeichnungssystem

Die Ausführung eines 401(k)-Plans erfordert viel Buchhaltung. Sie müssen die Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbeiträge, Gewinne und Verluste auf einzelnen Konten sowie alle Ausschüttungen oder Darlehen, die die Teilnehmer aufnehmen, im Auge behalten. In vielen Fällen delegieren selbst große Arbeitgeber diese Verwaltungsaufgaben an professionelle Planverwalter.

Planinformationen

Ihr schriftlicher Plan wird die Grundlage für ein Dokument namens „ Zusammenfassende Planbeschreibung (SPD). Sie sind verpflichtet, Ihren Mitarbeitern eine Kopie des SPD auszuhändigen, sobald sie zur Teilnahme berechtigt sind, und diese zu aktualisieren, wenn Sie wesentliche Änderungen am Plan vornehmen. Obwohl dies keine formelle Anforderung ist, weist das IRS darauf hin, dass „Sie möglicherweise [allen] Ihren Mitarbeitern Informationen zur Verfügung stellen möchten, die die Vorteile des Beitritts zu Ihrem 401(k)-Plan hervorheben.“

Sobald Ihr Plan umgesetzt ist, müssen Sie den Teilnehmern auch andere Informationen zur Verfügung stellen, z Zusammenfassender Jahresbericht (SAR) über die Finanzen des Plans jedes Jahr und individuelle Kontoauszüge entweder vierteljährlich oder jährlich, je nach Art Ihres Plans.

Neben der Bereitstellung von Informationen für Planteilnehmer können auch Arbeitgeber oder ihre Planverwalter tätig werden müssen der Regierung jedes Jahr einen Finanzbericht unter Verwendung von Formular 5500, Formular 5500-SF oder Formular vorlegen 5500-EZ. Welches Formular Sie verwenden, hängt von der Art Ihres 401(k)-Plans ab.

Das Fazit

Wenn Sie als Arbeitgeber über die Erstellung eines 401(k)-Plans für Ihre Mitarbeiter nachdenken, besteht Ihr erster Schritt darin Entscheiden Sie, welche Art von Plan Sie anbieten möchten. Anschließend müssen Sie einen schriftlichen Plan erstellen, der beschreibt, wie Ihr 401(k) funktioniert, und sicherstellen, dass Sie ihn künftig einhalten. Sofern Sie nicht bereits mit allen Regeln für 401(k)-Pläne vertraut sind, möchten Sie wahrscheinlich einen erfahrenen Planadministrator hinzuziehen, der Sie unterstützt.