Was ist ein W-9-Formular und wie wird es verwendet? Ein Ratgeber

Unternehmen nutzen IRS-Formular W-9, Antrag auf Steueridentifikationsnummer und Zertifizierung, um Informationen von Anbietern zu erhalten, die sie als unabhängige Auftragnehmer (auch Freiberufler genannt) einstellen.Wenn ein Unternehmen während eines Steuerjahres 600 US-Dollar oder mehr an einen Auftragnehmer zahlt, muss es diese Zahlungen dem Internal Revenue Service (IRS) mit einer Informationserklärung namens. melden Formular 1099-MISC.Unternehmen verwenden den Namen, die Adresse und die Sozialversicherungsnummer oder Steueridentifikationsnummer Auftragnehmer auf Formular W-9 einreichen, um diese Informationsrückgabe auszufüllen. Weder der Absender noch der Empfänger sollten eine Kopie an den IRS senden.

Unternehmen, die unabhängige Auftragnehmer beauftragen, behalten keine Einkommenssteuern ein und zahlen keine Medicare- oder Sozialversicherungssteuern für ihre unabhängige Auftragnehmer, wie sie es für ihre Mitarbeiter tun. Stattdessen sind Auftragnehmer für diese Verpflichtungen verantwortlich. Der IRS möchte jedoch immer noch wissen, wie viel diese Auftragnehmer erhalten haben, um sicherzustellen, dass sie die von ihnen geschuldeten Steuern zahlen, und

Es verwendet das Formular 1099-MISC, um diese Informationen zu sammeln.Unternehmen senden kein Formular W-9 an den IRS.

Erforderliche Informationen auf Formular W-9

Im Formular W-9 werden der Name des unabhängigen Auftragnehmers, der Firmenname (falls abweichend), die Geschäftseinheit (Einzelunternehmen, Partnerschaft, C-Gesellschaft, S Corporation, Trust/Estate, Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder "sonstige") und die Steueridentifikationsnummer des Unternehmens (oder die Sozialversicherungsnummer für Einzelunternehmer, die keine separate Steuernummer verwenden).

Das Formular W-9 fordert die ausfüllende Person auch auf, zu bestätigen, dass sie nicht dem Quellensteuerabzug unterliegt. Die meisten Steuerzahler sind dies nicht, aber wenn sie es sind, muss das Unternehmen, das den unabhängigen Auftragnehmer beauftragt, einbehalten Einkommensteuer vom Lohn dieses Auftragnehmers in Höhe von pauschal 24% (für die Steuerjahre 2018–2025) und senden Sie sie an den IRS.

Da das Formular W-9 die Angabe einer Steuer- oder Sozialversicherungsnummer erfordert, müssen sowohl die Person, die es ausfüllt, als auch das Unternehmen Das ausgefüllte Formular muss beim Empfang des Formulars während des Versands und nach Erhalt sorgfältig aufbewahrt werden, um die Identität zu schützen der Diebstahl.

Wenn Sie ein W-9 nicht ausfüllen sollten

Ein unabhängiger Auftragnehmer, der ein unerwartetes W-9 erhält, sollte mit dem Ausfüllen zögern und prüfen, ob der Anforderer einen legitimen Grund hat, dieses Formular anzufordern. Finanzinstitute verwenden manchmal das Formular W-9, um Informationen von einem Kunden anzufordern, wenn sie Dividenden oder Zinsen melden müssen.Hier ist Vorsicht geboten: Das Finanzinstitut sollte Ihre Steuer-Identifikationsnummer wahrscheinlich schon bei der Kontoeröffnung haben.

Eine weitere Situation, in der Sie zögern sollten, bevor Sie das Formular W-9 ausfüllen, ist, wenn das Unternehmen Sie darum bittet Dies ist Ihr Arbeitgeber und Sie sollen als Arbeitnehmer und nicht als unabhängiger Auftragnehmer eingestuft werden. Der Unterschied ist erheblich.

Angestellter oder unabhängiger Auftragnehmer?

Wenn Sie ein Arbeitnehmer sind, wird Ihr Arbeitgeber Einkommensteuern einbehalten, Sozialversicherungs- und Krankenversicherungssteuern einbehalten und abführen und Arbeitslosensteuer auf Ihren Lohn zahlen. Wenn Sie ein unabhängiger Auftragnehmer sind, wird dies nicht der Fall sein. Das bedeutet, dass Sie für den Arbeitgeberanteil der Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern verantwortlich sind und dass Sie im Falle einer Entlassung keinen Anspruch auf Arbeitslosengeld haben.

Ein skrupelloser oder finanziell angeschlagener Arbeitgeber könnte versuchen, einen Mitarbeiter als unabhängigen Auftragnehmer einzustufen, um Geld zu sparen. Wenn Sie als selbstständiger Unternehmer eingestuft werden, kommen die Steuerersparnisse Ihres Arbeitgebers als Selbständigensteuer aus Ihrer Tasche. Sie sind auch für die Berechnung und Zahlung Ihrer geschätzten Steuern viermal im Jahr verantwortlich und Ausfüllen von Plan C wenn Sie Ihre jährliche Steuererklärung abgeben.

Es ist nicht immer klar, ob es sich bei einem Arbeitnehmer um einen Arbeitnehmer oder einen unabhängigen Auftragnehmer handelt, aber im Allgemeinen gilt: Je mehr die Kontrolle des Unternehmens darüber hat, was Mitarbeiter tun und wie sie es tun, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie es sind Angestellte. Wenn Ihr Spidey-Gefühl zu kribbeln beginnt, wenn jemand, der Sie eingestellt hat, Sie einen unabhängigen Auftragnehmer nennt, ist das ein gutes Zeichen, und Sie sollten die Situation weiter untersuchen. Beginnen Sie mit der Überprüfung der IRS-Diskussion über den Unterschied zwischen den beiden. Wenn Sie ein Angestellter sind, Sie sollten das Formular W-4 ausfüllen, nicht Formular W-9.

Hier ist ein Beispiel dafür, wann ein Arbeitgeber Ihren Status von einem Angestellten zu einem unabhängigen Auftragnehmer rechtmäßig ändern könnte. Sie sind Computerprogrammierer und müssen von Montag bis Freitag von 9 bis 18 Uhr ins Büro kommen. Das Unternehmen stellt Ihren Schreibtisch und Ihren Computer zur Verfügung.

Ab nächsten Monat müssen Sie Ihren Computer zur Verfügung stellen. Sie können von zu Hause oder von einem beliebigen entfernten Ort aus arbeiten und die Arbeit zu jeder Zeit erledigen Sie möchten, solange Ihre Aufgaben termingerecht erledigt werden und Sie auf arbeitsbezogene Telefonanrufe und E-Mails reagieren Zeit.

W-9 FAQs

Woher weiß ich, ob ich dem Quellensteuerabzug unterliege?

Hat der IRS Ihnen einen Brief geschickt, in dem Ihnen mitgeteilt wird, dass Sie der Pflicht unterliegen? Sicherungseinbehalt? Dies könnte passiert sein, wenn Sie nicht alle Ihre Zinsen und Dividenden in einer früheren Steuererklärung angegeben haben. Wenn Sie dieses Schreiben nicht erhalten haben und dem Antragsteller des Formulars W-9 Ihre Steueridentifikationsnummer mitteilen, unterliegen Sie nicht dem Quellensteuerabzug. Wenn Sie der Quellensteuer unterliegen, streichen Sie Punkt 2 in Teil 2 des Formulars W-9 durch, bevor Sie es abschicken.

Wie kann das Formular W-9 am sichersten eingereicht werden?

Wenn Sie das Dokument persönlich abgeben können, ist das ideal. Andernfalls können Sie Ihr ausgefülltes Formular W-9 über einen kostenlosen Online-Dienst verschlüsseln und sicher per E-Mail an den Antragsteller senden. Sie können auch einen verschlüsselten File-Sharing-Dienst verwenden.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, es über einen Dienst wie FedEx, UPS oder den Postdienst zu senden, obwohl es keine Garantie dafür gibt, dass Ihr Formular während des Transports nicht verloren geht, gestohlen oder manipuliert wird.

Es gibt auch keine Garantie dafür, dass der Empfänger das Formular sicher speichert, selbst wenn Sie es sicher senden, daher sollten Sie dies im Voraus erfragen.

Ist mein Unternehmen eine steuerbefreite Einrichtung?

Wenn Sie ein Einzelunternehmer sind, ist dies wahrscheinlich nicht der Fall. Wenn es sich um ein Unternehmen handelt, könnte dies der Fall sein, wenn es sich für den IRS-Steuerbefreiungsstatus qualifiziert.

Ich habe sowohl eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) als auch eine Sozialversicherungsnummer. Welche Nummer soll ich in das Formular eintragen?

Wenn Sie Einzelunternehmer sind, können Sie einen von beiden eingeben. Wenn Ihr Unternehmen eine LLC ist, die als Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft klassifiziert ist, verwenden Sie die EIN des Unternehmens. Wenn Ihr Unternehmen eine Ein-Mitglieder-GmbH ist, die a vernachlässigtes Ding, geben Sie Ihre SSN oder EIN ein (nicht die EIN des Unternehmens).

Kann ich das Ausfüllen des Formulars W-9 verweigern?

Sicher. Wenn Sie auf eine berechtigte Anfrage hin ablehnen, wird Ihr Kunde Steuern in Höhe von 24 % von Ihrem Lohn einbehalten.Die Buchhaltung könnte Sie auch als lästig empfinden und Ihren Kontakt bitten, weitere Geschäfte mit Ihnen zu verweigern. Unternehmen sind vom IRS stark verpflichtet, ein ausgefülltes Formular W-9 von jedem einzuholen, an den sie im Laufe des Jahres 600 USD oder mehr zahlen. Bei Nichtbeachtung können Geldstrafen geahndet werden.

Wenn Sie jedoch der Meinung sind, dass die Person, die das Formular anfordert, nichts damit zu tun hat, danach zu fragen, ist eine Ablehnung wahrscheinlich eine gute Idee. Wenn Sie sich Sorgen machen, fragen Sie einen Steuerberater, was Sie tun sollen.

Wer könnte mich außer einem Kunden bitten, das Formular W-9 auszufüllen?

Eine Bank, ein Maklerunternehmen, ein Kreditinstitut, das Ihre Schulden storniert hat, oder der Aussteller eines Preises, den Sie gewonnen haben, könnten alle fragen.Wenn Sie während ihrer "12 Days of Giveaways"-Promotion ein Gast bei "Ellen" sind und die Talkshow-Produzenten Sie bitten, vor Ihrer Abreise ein W-9 auszufüllen, können Sie davon ausgehen, dass die Anfrage berechtigt ist. Wenn Sie eine E-Mail erhalten, in der Ihnen mitgeteilt wird, dass Sie einen Preis für einen Wettbewerb gewonnen haben, an den Sie sich nicht erinnern können, möchten Sie dieser Person möglicherweise kein W-9 geben.

Hüten Sie sich vor W-9-Phishing-Betrügereien. Wenn Sie eine E-Mail-Anfrage für ein Formular W-9 erhalten und sich nicht sicher sind, ob es legitim ist, wenden Sie sich an den angeblichen Absender telefonisch (und verwenden Sie keine Telefonnummer in der verdächtigen E-Mail), um zu fragen, ob die Anfrage ist gültig. Angreifer sind raffiniert und können eine Nachricht so aussehen lassen, als käme sie von Ihrer Bank oder sogar von Ihrem Kunden. Und wenn Sie eine E-Mail vom IRS erhalten, handelt es sich definitiv um einen Phishing-Versuch, und Sie sollten die E-Mail weiterleiten an [email protected]. Der IRS nimmt keinen Kontakt mit Steuerzahlern per E-Mail auf.

Die Quintessenz

W-9-Formulare sind für unabhängige Auftragnehmer, auch Freiberufler genannt. Es ist wichtig, das Formular richtig auszufüllen – aber nur, wenn Sie sicher sind, dass es das richtige Formular zum Senden ist und die Anfrage echt ist.