Warum ist die Abstimmung im Rechnungswesen wichtig?

Versöhnung ist ein grundlegender Abrechnungsprozess, der sicherstellt, dass das tatsächlich ausgegebene oder verdiente Geld mit dem Geld übereinstimmt, das am Ende eines Kontos ein- oder ausgeht fiskalisch Zeitraum.

Der Abgleich der Konten ist eine besonders wichtige Aktivität für Unternehmen und Privatpersonen, da er eine Möglichkeit bietet, nach betrügerisch Aktivität und zur Vorbeugung Jahresabschluss Fehler. Die Abstimmung erfolgt in der Regel in regelmäßigen Abständen, z. B. monatlich oder vierteljährlich, als Teil des normalen Rechnungslegungsverfahrens.

Wie Versöhnung funktioniert

Am Ende jedes Geschäftsjahres und Quartals empfiehlt es sich, ein Konto abzustimmen. Beim Abgleich eines Kontos überprüfen Unternehmen und Einzelpersonen, dass jede Transaktion den korrekten Endkontosaldo ergibt. Im Allgemeinen gibt es zwei Möglichkeiten, ein Konto abzugleichen: das Überprüfen von Dokumenten und das Überprüfen von Analysen.

Dokumentationsprüfung

Der Dokumentationsprüfungsprozess vergleicht den Betrag jeder Transaktion mit dem Betrag, der auf dem entsprechenden Konto als eingehend oder ausgehend angezeigt wird. Angenommen, eine verantwortliche Person behält alle ihre Kreditkartenbelege, bemerkt aber mehrere neue Belastungen auf der Kreditkartenrechnung, die sie nicht erkennt. Vielleicht sind die Gebühren gering, und die Person übersieht sie beispielsweise, weil sie denkt, dass es sich um Ausgaben für das Mittagessen handelt.

Am Monatsende prüft der Kontoinhaber mit seinem Guthaben die Transaktionen auf der Kreditkartenrechnung Kartenbelege und stellt fest, dass sie keine Belege für einige der vermeintlichen Essenskosten haben, die auf der Karte erscheinen Rechnung.

Da die Person bei der Aufbewahrung von Quittungen penibel ist, rufen sie die Kreditkarte an, um die Beträge anzufechten. Nach einer Untersuchung stellt sich heraus, dass die Kreditkarte von einem Kriminellen kompromittiert wurde, der in der Lage war, die Informationen des Unternehmens zu erhalten und die Kreditkarte der Person zu belasten. Der Person werden die falschen Gebühren erstattet, die Karte wird storniert und die betrügerische Aktivität eingestellt.

Analytics-Überprüfung

Der Analyseansatz kann auch betrügerische Aktivitäten aufdecken oder Bilanz Fehler. In diesem Fall schätzen Unternehmen den Betrag, der in den Konten enthalten sein sollte, basierend auf früheren Kontoaktivitäten.

Zum Beispiel kauft die Immobilieninvestmentgesellschaft ABC etwa fünf Gebäude pro Fiskaljahr basierend auf dem vorherigen Aktivitätsniveau. Das Unternehmen stimmt seine Konten jedes Jahr ab, um auf Unstimmigkeiten zu prüfen. In diesem Jahr liegt der geschätzte Betrag des erwarteten Kontostands erheblich daneben.

Basierend auf früheren Buchhaltungsaktivitäten und Einkäufen sollte die Schätzung für die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 5 Millionen US-Dollar betragen. Der tatsächliche Verbindlichkeitensaldo beträgt 48 Millionen US-Dollar für das Jahr, was eine große Abweichung in der Bilanz darstellt.

Der Buchhalter der Firma ABC überprüft die Bilanz und stellt fest, dass der Buchhalter am Ende seiner Verbindlichkeiten aus Versehen eine zusätzliche Null eingegeben hat. Der Buchhalter passt die Abbrechnungsverbindlichkeiten auf 4,8 Millionen US-Dollar, was dem ungefähren Betrag der geschätzten Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen entspricht.

Gründe für die Abstimmung von Kontoauszügen

Der Bankenabgleich ist eine sehr wichtige Aufgabe für jedes Unternehmen. Bei kleinen Unternehmen besteht das Hauptziel des Abgleichs Ihres Kontoauszugs darin, sicherzustellen, dass der erfasste Saldo Ihres Unternehmens und der erfasste Saldo der Bank übereinstimmen. Es hilft Ihnen auch, Ihren Cashflow zu verwalten und zu überwachen.

Hier sind einige weitere Gründe, warum Unternehmen ihren Kontoauszug jeden Monat abgleichen sollten:

• Betrug erkennen: Anzeichen von Betrug sollten Ihre erste Priorität beim Abgleich von Transaktionen auf Ihrem Bankkonto sein. Wurden beispielsweise von Ihnen ausgestellte legitime Schecks dupliziert oder geändert? Wurden Schecks unberechtigt ausgestellt? Gab es nicht autorisierte Überweisungen vom Konto? Fehlen Einzahlungen auf dem Konto?
• Dateneingabe validieren: Durch den Abgleich Ihrer Kontoauszüge können Sie Unregelmäßigkeiten erkennen, z. B. falsche Beträge, doppelte Einträge und andere Fehler bei der Dateneingabe.
• Bestätigen Sie die Richtigkeit des Jahresabschlusses: Es ist selten, aber Banken können Fehler machen. Der Abgleich Ihrer Kontoauszüge ist eine Möglichkeit, um zu bestätigen, dass Ihr Finanzauszug mit dem Ihrer Bankauszüge übereinstimmt.
• Genaue Steuerberichterstattung: Um eine korrekte Steuererklärung zu erstellen, müssen Sie Ihre Kontoauszüge abgleichen.
• Kontrolliert Diebstahl: Durch den Abgleich Ihrer Kontoauszüge können Sie auch verhindern, dass Mitarbeiter oder andere Personen Ihr Unternehmen stehlen.

Im Allgemeinen kann Ihnen der Abgleich von Bankauszügen dabei helfen, ungewöhnliche Transaktionen zu identifizieren, die durch Betrug oder Buchhaltungsfehler verursacht werden könnten. Dieser Prozess kann formell oder informell erfolgen.

Dies gilt sowohl für Unternehmen als auch für Einzelpersonen, die jede Transaktion einzeln überprüfen sollten. Stellen Sie sicher, dass die Beträge perfekt übereinstimmen, und notieren Sie gegebenenfalls weitere Unterschiede Untersuchung.

Folgen der Nichtabstimmung Ihres Kontoauszugs

Sollten zwischen den Konten und den Beträgen Differenzen bestehen, sind diese Differenzen zu erläutern. Durch den Abgleich Ihrer Kontoauszüge können Sie Probleme erkennen, bevor sie außer Kontrolle geraten.

Vor allem hilft Ihnen der Abgleich Ihrer Kontoauszüge, Betrug zu erkennen, bevor es zu spät ist. Es ist wichtig zu bedenken, dass Verbraucher in Bezug auf ihre Bankkonten nach Bundesgesetz mehr Schutz genießen als Unternehmen. Daher ist es für Unternehmen besonders wichtig, betrügerische oder verdächtige Aktivitäten frühzeitig zu erkennen – sie können sich nicht immer darauf verlassen, dass die Bank Betrug oder Fehler auf ihrem Konto abdeckt.

Die Quintessenz

Der Abgleich Ihrer Kontoauszüge bedeutet lediglich, dass Sie Ihre internen Finanzunterlagen mit den Unterlagen vergleichen, die Ihnen von Ihrer Bank zur Verfügung gestellt werden. Dieser Prozess ist wichtig, da er sicherstellt, dass Sie ungewöhnliche Transaktionen identifizieren können, die durch Betrug oder Buchhaltungsfehler verursacht wurden. Als Unternehmen kann Ihnen die Praxis auch dabei helfen, Ihren Cashflow zu verwalten und Ineffizienzen zu erkennen.

Häufig gestellte Fragen zum Abgleich von Kontoauszügen

Was sind die Schritte zum Abgleich eines Kontoauszugs?

Der erste Schritt beim Bankabgleich besteht darin, die Transaktions- und Saldenaufzeichnungen Ihres Unternehmens mit Ihrem monatlichen Kontoauszug zu vergleichen. Stellen Sie sicher, dass Sie jede Transaktion einzeln überprüfen; stimmen die Beträge nicht genau überein, müssen diese Unterschiede weiter untersucht werden.

Für den Fall, dass etwas nicht übereinstimmt, sollten Sie verschiedene Schritte ausführen. Erstens gibt es einige offensichtliche Gründe für Unstimmigkeiten in Ihrem Konto. Wenn Sie einen Scheck an einen Kreditor ausgestellt und Ihren Kontostand in Ihren internen Systemen entsprechend reduziert haben, weist Ihre Bank möglicherweise einen höheren Saldo aus, bis der Scheck auf Ihrem Konto eingeht. Wenn Sie in einem Monat eine elektronische Zahlung erwarteten, die jedoch erst einen Tag vor oder nach dem Monatsende tatsächlich abgerechnet wurde, kann dies zu einer Abweichung führen.

Wahre Anzeichen für Betrug sind nicht autorisierte Schecks und fehlende Einzahlungen.

Wann ist der beste Zeitpunkt, um einen Kontoauszug abzugleichen?

Es wird empfohlen, Ihre Kontoauszüge mindestens monatlich abzugleichen. Einige Unternehmen mit einem hohen Volumen oder Unternehmen, die in Branchen mit hohem Betrugsrisiko tätig sind, können ihre Kontoauszüge häufiger (manchmal sogar täglich) abgleichen.

Was steht auf einer Bankabstimmungserklärung?

Einige Unternehmen erstellen einen Bankabstimmungsauszug, um zu dokumentieren, dass sie regelmäßig Konten abstimmen. Dieses Dokument fasst Bank- und Geschäftsaktivitäten zusammen und stimmt das Bankkonto eines Unternehmens mit seinen Finanzunterlagen ab. Bankabstimmungsauszüge bestätigen, dass Zahlungen verarbeitet und Bareinzüge auf ein Bankkonto eingezahlt wurden.