Όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για τις αποδείξεις
Τι είναι η απόδειξη;
Η απόδειξη είναι μια γραπτή επιβεβαίωση ότι κάτι αξίας έχει μεταφερθεί από το ένα μέρος στο άλλο. Εκτός από τις εισπράξεις που συνήθως λαμβάνουν οι καταναλωτές από προμηθευτές και παρόχους υπηρεσιών, οι αποδείξεις εκδίδονται επίσης σε συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων καθώς και συναλλαγές στο χρηματιστήριο. Για παράδειγμα, ο κάτοχος ενός συμβολαίου μελλοντικής εκπλήρωσης δίνεται γενικά α όργανο παράδοσης, το οποίο λειτουργεί ως απόδειξη στο ότι μπορεί να ανταλλαχθεί με το υποκείμενο περιουσιακό στοιχείο όταν λήξει το συμβόλαιο μελλοντικής εκπλήρωσης.
Fast Fact
Η θερμική εκτύπωση είναι η πιο συχνά χρησιμοποιούμενη μορφή εκτύπωσης φυσικής απόδειξης επειδή είναι χαμηλού κόστους και εύκολη στη χρήση.
Επεξήγηση αποδείξεων
Εκτός από την επίδειξη ιδιοκτησίας, οι αποδείξεις είναι σημαντικές για άλλους λόγους. Για παράδειγμα, πολλοί λιανοπωλητές επιμένουν ότι ένας πελάτης πρέπει να δείξει απόδειξη για την ανταλλαγή ή την επιστροφή αντικειμένων ενώ άλλοι απαιτούν να παραχθεί μια απόδειξη - που γενικά εκδίδεται εντός συγκεκριμένου χρονικού πλαισίου προϊόν
εγγύηση σκοποί. Οι εισπράξεις μπορεί επίσης να είναι σημαντικές για τους φόρους επειδή η IRS απαιτεί τεκμηρίωση ορισμένων εξόδων. ο Εσωτερική Υπηρεσία Εσόδων (IRS) προτείνει ότι τα ακόλουθα είδη αποδείξεων εάν δημιουργηθεί, διατηρείται από τις μικρές επιχειρήσεις:- Ακαθάριστες αποδείξεις όπως κασέτες ταμειακών μηχανών, πληροφορίες κατάθεσης (μετρητά και πιστωτικές πωλήσεις), βιβλία αποδείξεων, τιμολόγια, έντυπα 1099-MISC
- Εισπράξεις από αγορές και πρώτες ύλες (Αυτά πρέπει να δείχνουν το ποσό που καταβλήθηκε και να επιβεβαιώνουν ότι ήταν απαραίτητες επιχειρηματικές αγορές · Τα έγγραφα θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν ακυρωμένες επιταγές ή άλλα έγγραφα που προσδιορίζουν τον δικαιούχο πληρωμής, το ποσό και την απόδειξη πληρωμής/ηλεκτρονικές μεταφορές κεφαλαίων.)
- Ταμειακές αποδείξεις κασέτας
- Αποδείξεις και δηλώσεις πιστωτικής κάρτας
- Τιμολόγια
- Μικρά δελτία μετρητών για μικρές πληρωμές μετρητών
Η πρακτική της διατήρησης αποδείξεων για φορολογικούς σκοπούς πιστεύεται ότι προέρχεται από την αρχαία Αίγυπτο. Οι αγρότες και οι έμποροι αναζήτησαν τρόπους να τεκμηριώσουν τις συναλλαγές για να αποφύγουν τη φορολογική εκμετάλλευση. Ο Πάπυρος χρησιμοποιήθηκε αντί για χαρτί. Σε πιο σύγχρονες εποχές, οι τράπεζες του Λονδίνου χρησιμοποιούσαν τα τυπογραφεία της βιομηχανικής επανάστασης για να τυπώνουν αποδείξεις με τις δικές τους μάρκες.
Βασικά Takeaways
- Οι αποδείξεις είναι ένα έγγραφο που αντιπροσωπεύει απόδειξη μιας οικονομικής συναλλαγής.
- Οι αποδείξεις εκδίδονται σε συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων καθώς και συναλλαγές στο χρηματιστήριο.
- Οι αποδείξεις είναι επίσης απαραίτητες για φορολογικούς σκοπούς ως απόδειξη ορισμένων εξόδων.
Απαιτήσεις IRS για ψηφιακές αποδείξεις
Οι ψηφιακές αποδείξεις γίνονται ο κανόνας. Από το 1997, η IRS δέχεται σαρωμένες και ψηφιακές αποδείξεις ως έγκυρα αρχεία για φορολογικούς σκοπούς. Εσοδα Διαδικασία 97-22 δηλώνει ότι οι ψηφιακές αποδείξεις πρέπει να είναι ακριβείς, να αποθηκεύονται εύκολα, να διατηρούνται, να ανακτώνται και να αναπαράγονται. Ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης πρέπει να είναι σε θέση να παράσχει ένα αντίγραφο στο IRS.
Για σκοπούς φορολογικού ελέγχου, δεν είναι όλα τα έγγραφα έγκυρα. Το IRS δέχεται διάφορα έγγραφα αρκεί να αναφέρει το ποσό, τον τόπο, την ημερομηνία και τον τύπο της δαπάνης.
Οι ψηφιακές εγγραφές δεν υπόκεινται σε φθορά, όπως και οι φυσικές αποδείξεις, αλλά μπορούν να χαθούν εάν αποτύχει ένας σκληρός δίσκος. Είναι συνετό να τα αποθηκεύσετε στο σύννεφο ή κάπου όπου μπορείτε πάντα να έχετε πρόσβαση.
Οι αποδείξεις χαρτιού μπορούν να αποθηκευτούν ψηφιακά χρησιμοποιώντας σαρωτές επιφάνειας εργασίας και εφαρμογές κινητού τηλεφώνου. Αυτός ο τύπος τεχνολογίας μπορεί να οργανώσει, να δημιουργήσει αναφορές δαπανών και να ενσωματώσει δεδομένα με λογισμικό λογιστικής.
