Ορισμός αιτήματος πρότασης (RFP)

Τι είναι ένα αίτημα για πρόταση (RFP);

Ένα αίτημα για πρόταση (RFP) είναι ένα επιχειρηματικό έγγραφο που ανακοινώνει ένα έργο, το περιγράφει και ζητά προσφορές από ειδικευμένους εργολάβους για την ολοκλήρωσή του. Οι περισσότεροι οργανισμοί προτιμούν να ξεκινούν τα έργα τους χρησιμοποιώντας RFP και πολλές κυβερνήσεις τα χρησιμοποιούν πάντα.

Όταν χρησιμοποιεί RFP, η οντότητα που ζητά τις προσφορές είναι υπεύθυνη για την αξιολόγηση της σκοπιμότητας των υποβληθεισών προσφορών, την οικονομική κατάσταση των εταιρειών που υποβάλλουν προσφορές και κάθε πλειοδότηςτην ικανότητα να αναλάβει το έργο.

Κατανόηση αιτήματος πρότασης (RFP)

Τα RFP χρησιμοποιούνται για πολύπλοκα έργα, τα οποία συχνά απαιτούν έναν αριθμό υπεργολάβων. Περιγράφουν τον οργανισμό που εκδίδει το RFP, το εύρος του έργου που αναλαμβάνεται και τα κριτήρια για την αξιολόγηση των συμμετοχών. Περιγράφουν επίσης τη διαδικασία υποβολής προσφορών και τους όρους της σύμβασης.

Τα αιτήματα περιλαμβάνουν μια δήλωση εργασίας που περιγράφει τις εργασίες που πρέπει να εκτελέσει ο νικητής πλειοδότης και το χρονοδιάγραμμα για την ολοκλήρωση της εργασίας.

Οι RFP συμβουλεύουν επίσης τους προσφέροντες για τον τρόπο προετοιμασίας προτάσεων, με συγκεκριμένες οδηγίες σχετικά με τον τρόπο διαμόρφωσης και παρουσίασης των προσφορών. Περιλαμβάνουν γενικά οδηγίες σχετικά με τις πληροφορίες που πρέπει να περιλαμβάνει ο προσφέρων και την επιθυμητή μορφή.

Τα περισσότερα RFP εκδίδονται από κυβερνητικές υπηρεσίες και άλλους οργανισμούς στο δημόσιο τομέα. Απαιτείται γενικά να ανοίξουν τον ανταγωνισμό μεταξύ ιδιωτικών εταιρειών και να αφαιρέσουν την προκατάληψη από τη διαδικασία. Οι οργανισμοί θέλουν να διασφαλίσουν ότι θα λάβουν τη χαμηλότερη και πιο ανταγωνιστική προσφορά.

Ωστόσο, κάθε ιδιωτικός ή δημόσιος οργανισμός μπορεί να εκδώσει ένα RFP για να λάβει πολλαπλές προσφορές και μια ποικιλία προοπτικών για το έργο.

Για παράδειγμα, μια επιχείρηση που θέλει να αλλάξει τη διαδικασία αναφοράς από ένα σύστημα που βασίζεται σε χαρτί σε ένα σύστημα που βασίζεται σε υπολογιστή, μπορεί να υποβάλει αίτημα για πρόταση σκεύη, εξαρτήματα, λογισμικό και πρόγραμμα κατάρτισης χρηστών για τη δημιουργία και ενσωμάτωση του νέου συστήματος στην επιχείρηση. Μια ανταγωνιστική διαδικασία υποβολής προσφορών μπορεί να τους δώσει μεγαλύτερη εικόνα για τις διαθέσιμες εναλλακτικές λύσεις.

Απαιτήσεις για αίτηση πρότασης (RFP)

Οι κρατικές υπηρεσίες ή άλλες οντότητες ενδέχεται να απαιτηθούν να υποβάλουν αιτήματα για προτάσεις για την παροχή πλήρους και ανοικτού ανταγωνισμού και να μειώσουν το κόστος μιας λύσης. Η αποδοχή μιας πρότασης που ανταποκρίνεται περισσότερο στις προδιαγραφές μπορεί να μην σημαίνει πάντα την προσφορά με τη χαμηλότερη τιμή.

Η επιδέξια δημιουργία αιτήματος για πρόταση μπορεί να διασφαλίσει την επιτυχία ή την αποτυχία της λύσης που προκύπτει. Εάν οι καθορισμένες απαιτήσεις είναι πολύ ασαφείς, ο υποψήφιος μπορεί να μην σχεδιάσει και εφαρμόσει μια κατάλληλη λύση για το πρόβλημα. Εάν οι απαιτήσεις είναι πολύ λεπτομερείς και περιοριστικές, η καινοτομία των προσφερόντων ενδέχεται να είναι περιορισμένη.

Η διαδικασία υποβολής προσφορών ξεκινά με τη σύνταξη αιτήματος για πρόταση. Οι υποψήφιοι αναθεωρούν την πρόσκληση και υποβάλλουν προτάσεις για βελτίωση. Μετά την εφαρμογή ανατροφοδότηση, εκδίδεται το τελικό αίτημα για πρόταση. Στη συνέχεια, οι υποψήφιοι υποβάλλουν τις προτάσεις τους.

Ο πελάτης περιορίζει την επιλογή σε μια μικρή ομάδα προσφερόντων και αρχίζει διαπραγματεύσεις για την τιμολόγηση και τις τεχνικές λεπτομέρειες. Ο πελάτης μπορεί να ζητήσει από τους υπόλοιπους πλειοδότες να υποβάλουν την καλύτερη και τελική προσφορά πριν από την ανάθεση μιας σύμβασης. Στη συνέχεια, η σύμβαση παρουσιάζεται στην εταιρεία παρέχοντας την καλύτερη λύση στο ζήτημα.

Οφέλη από αίτημα πρότασης (RFP)

Ένα RFP είναι, εν μέρει, μια διαφήμιση. Ανακοινώνει ότι ένα έργο βρίσκεται σε εξέλιξη και ανοίγει την πόρτα σε κατάλληλους υποψηφίους που μπορούν να κάνουν τη δουλειά.

Στην κυβέρνηση, το RFP έχει υιοθετηθεί ως ένας τρόπος για να διασφαλιστεί ότι η συνωμοσία καταργείται ως παράγοντας ανταμοιβής των συμβάσεων. Ανοίγει επίσης τη διαδικασία στον ανταγωνισμό, ο οποίος μπορεί να αναμένεται ότι θα διατηρήσει το κόστος του έργου χαμηλότερο.

Η εναλλακτική λύση σε ένα RFP είναι μια λιγότερο επίσημη διαδικασία που απαιτεί από έναν διαχειριστή έργου να ερευνήσει και να εντοπίσει πιθανούς προμηθευτές για ένα έργο. Ανάλογα με το πόσο εξαντλητική είναι η αναζήτηση, οι πιθανές απαντήσεις μπορεί να είναι περιορισμένες. Οι νέοι προμηθευτές και οι καινοτόμες απαντήσεις μπορεί να είναι λιγότερο πιθανό να αποκαλυφθούν.

RFP vs. RFQ vs. RFI

Ένα αίτημα για πρόταση (RFP), αίτημα για προσφορά (RFQ) και αίτημα για πληροφορίες (RFI) είναι τρεις διαφορετικοί τύποι εγγράφων που επιχειρήσεις και άλλες οντότητες χρησιμοποιούν για να απευθυνθούν στην επιχειρηματική κοινότητα για προμηθευτές ή εργολάβους που μπορεί να είναι σε θέση να εργαστούν με.

• Μια αίτηση για πρόταση, όπως σημειώθηκε παραπάνω, ανακοινώνει ένα συγκεκριμένο έργο που έχει προγραμματιστεί και ζητά από εργολάβους ικανούς να ολοκληρώσουν τη δουλειά.
• ΕΝΑ αίτημα για προσφορά (RFQ) είναι μια πρόσκληση που αποστέλλεται σε έναν αριθμό προμηθευτών που αναζητούν προσφορές για μια σύμβαση για την παροχή συγκεκριμένων προϊόντων ή υπηρεσιών. Το αίτημα πρέπει να προσδιορίζει την ποιότητα και την ποσότητα που απαιτούνται και το χρόνο που επιθυμεί η εταιρεία ή ο οργανισμός.
• Ένα αίτημα για πληροφορίες (RFI) είναι μια παράκληση προς τους προμηθευτές για γραπτές πληροφορίες σχετικά με τα προϊόντα και τις υπηρεσίες που μπορούν να παρέχουν. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη συλλογή πληροφοριών για μια βάση δεδομένων προμηθευτών για μελλοντική αναφορά.

Παράδειγμα Αίτησης Πρότασης (RFP)

Ας πούμε, για παράδειγμα, η Ομοσπονδιακή Διοίκηση Σιδηροδρόμων εκδίδει αίτημα για προτάσεις χρηματοδότησης, σχεδιασμού, κατασκευής, λειτουργίας και συντήρησης σιδηροδρομικού συστήματος υψηλής ταχύτητας.

Τα ενδιαφερόμενα μέρη υποβάλλουν προτάσεις που πληρούν τις απαιτήσεις που περιγράφονται στο έγγραφο. Με βάση τις προτάσεις που ελήφθησαν μέχρι την προθεσμία, το Τμήμα Μεταφορών συγκροτεί επιτροπές για περαιτέρω εξέταση και ανάπτυξη των προτάσεων.

Το DOT επιλέγει την πρόταση που περιλαμβάνει τους στόχους του και προσλαμβάνει την εταιρεία για να εκτελέσει το έργο.

Μια ματιά σε ένα λεπτομερές RFP

Αυτό δείγμα RFP από μη κερδοσκοπικό οργανισμό δείχνει το επίπεδο λεπτομέρειας που είναι απαραίτητο, σε αυτήν την περίπτωση για προτεινόμενη αναθεώρηση της ιστοσελίδας του οργανισμού. Η πρόταση περιγράφει το έργο, παρέχει μια επισκόπηση του οργανισμού και καθορίζει τους στόχους του για τον ιστότοπό του. Περιγράφει επίσης λεπτομερώς τα προϊόντα και τις υπηρεσίες που πρέπει να παρέχονται και καθορίζει με λεπτομέρεια το περιεχόμενο, το σχεδιασμό και τη λειτουργικότητα του προτεινόμενου ιστότοπου.

Το δείγμα παρέχεται από το TechSoup, έναν ιστότοπο που παρέχει μια βιβλιοθήκη με πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο χρήσης και δείγματα RFPs για μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς.

Συνήθεις ερωτήσεις για το αίτημα πρότασης (RFP)

Ακολουθούν οι απαντήσεις σε ορισμένες συνήθεις ερωτήσεις σχετικά με τα RFP.

Τι σημαίνει RFP;

Ένα αίτημα για πρόταση (RFP) είναι ένα ανοιχτό αίτημα για προσφορές για την ολοκλήρωση ενός νέου έργου που προτείνει η εταιρεία ή άλλος οργανισμός που το εκδίδει. Σκοπεύει να ανοίξει τον ανταγωνισμό και να ενθαρρύνει μια ποικιλία εναλλακτικών προτάσεων που θα μπορούσαν να εξεταστούν από τους σχεδιαστές του έργου.

Ποιες είναι οι απαιτήσεις RFP;

Ένας RFP πρέπει να περιγράψει και να ορίσει το έργο με αρκετή λεπτομέρεια για να προσελκύσει βιώσιμες απαντήσεις.

Ο υποψήφιος πλειοδότης θα πρέπει να είναι σε θέση να κατανοήσει τη φύση της επιχείρησης και τους στόχους που επιθυμεί να επιτύχει με το έργο. Το έργο πρέπει να καθοριστεί με αρκετή λεπτομέρεια ώστε ο προσφέρων να κατανοήσει με σαφήνεια το πεδίο εφαρμογής του και όλα τα προϊόντα και τις υπηρεσίες που πρέπει να παρέχονται για την υλοποίησή του. Η μορφή των αναμενόμενων προτάσεων πρέπει επίσης να είναι λεπτομερής. Απαιτούνται ομοιόμορφες απαντήσεις για τη σύγκριση και την αντιπαράθεση των προσφορών.

Τα RFP ακολουθούν μια αρκετά άκαμπτη μορφή, αν και αυτή η μορφή μπορεί να διαφέρει μεταξύ των οργανισμών και των εταιρειών που τα προετοιμάζουν. Αυτό το δείγμα από το Κέντρο Προγραμματισμού Αριστείας στο Μπατόν Ρουζ της Λουιζιάνα, δείχνει τα στοιχεία σε ένα τυπικό RFP, το οποίο περιλαμβάνει εισαγωγή και ιστορικό, περιγραφή των παραδοτέων και πληροφορίες σχετικά με την επιλογή κριτήρια.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ RFP και RFQ;

Ας πούμε ότι ένα κατάστημα υλικού επεκτείνει το τμήμα προμηθειών κηπουρικής και πρέπει να βρει τους προμηθευτές που είναι απαραίτητοι για να γεμίσουν τα ράφια του. Μπορεί να στείλει ένα αίτημα για προσφορά (RFQ) σε έναν αριθμό δυνητικών προμηθευτών προϊόντων κηπουρικής. Οι απαντήσεις θα της επιτρέψουν να δημιουργήσει μια σχέση με έναν ή περισσότερους προμηθευτές για την ποσότητα και την ποιότητα των αγαθών που χρειάζεται, σε τιμή που έχει καθοριστεί.

Όταν μια εταιρεία ή άλλος οργανισμός στέλνει ένα RFQ γνωρίζει ακριβώς τι χρειάζεται και αναζητά τον καλύτερο προμηθευτή ή προμηθευτές.

Ένα RFP είναι μια πιο ανοιχτή διαδικασία. Η επιχείρηση ή ο οργανισμός αναζητά ειδικευμένους εργολάβους για την εκτέλεση ενός νέου έργου. Το έργο και οι στόχοι του καθορίζονται με λεπτομέρεια, αλλά υπάρχει χώρος για δημιουργικότητα στις απαντήσεις. Για παράδειγμα, ένα RFP για παιδικό πάρκο μπορεί να επιτρέψει στον ανάδοχο να προτείνει την ακριβή διάταξη, τον εξοπλισμό και τις ανέσεις που μπορεί να περιέχει το πάρκο.

Πότε θα χρησιμοποιούσατε ένα RFP;

Οι μικρές και μεγάλες επιχειρήσεις τείνουν να έχουν αρκετούς πόρους για να διατηρήσουν τις τρέχουσες λειτουργίες τους. Εάν θέλουν να αναλάβουν ένα νέο έργο, δεν έχουν ούτε τους πόρους ούτε την εμπειρία για να το προσθέσουν στο φόρτο εργασίας.

Σε τέτοιες περιπτώσεις, το RFP δίνει στην επιχείρηση έναν αποτελεσματικό τρόπο να προσλάβει την τεχνογνωσία που χρειάζεται για να ολοκληρώσει το έργο.

Τι συμβαίνει μετά το RFP;

Το RFP ακολουθεί το Ps. Οι προτάσεις υποβάλλονται για έλεγχο. Ανάλογα με το μέγεθος και το εύρος του έργου, αυτή η ανασκόπηση μπορεί να είναι μια διαδικασία πολλαπλών επιπέδων που περιλαμβάνει μια σειρά επιτροπών. Οι κυβερνητικοί οργανισμοί, ιδιαίτερα, δεν είναι γνωστοί για την ευκίνητη κίνηση τους.

Όσο και αν χρειαστεί, η διαδικασία αναθεώρησης χρησιμοποιείται για να περιορίσει τις προτάσεις σε μερικούς φιναλίστ που μπορούν να κληθεί να υποβάλει πρόσθετες πληροφορίες με σκοπό την τελική επιλογή και την ημερομηνία έναρξης του έργο.

Η κατώτατη γραμμή

Το RFP καθορίζει το έργο, για την εταιρεία που το εκδίδει καθώς και για τις εταιρείες που ανταποκρίνονται σε αυτό. Ένα καλογραμμένο RFP μεταφέρει την πρόθεση πίσω από την πρόταση και διασφαλίζει ότι το τελικό αποτέλεσμα θα ανταποκριθεί στις προσδοκίες.

Εξασφαλίζει επίσης μια ανοιχτή διαδικασία. Στην ιδανική περίπτωση, πολλοί υποψήφιοι θα ανταποκριθούν. Αυτό δίνει στον οργανισμό την ευκαιρία να μελετήσει μια ποικιλία προσεγγίσεων και τιμών και να επιλέξει αυτήν που ανταποκρίνεται καλύτερα στις ανάγκες του.