Συμβουλές διαχείρισης χρόνου για οικονομικούς επαγγελματίες

Ο κόσμος της χρηματοδότησης έχει εξελιχθεί σε έναν ιδιαίτερα ανταγωνιστικό χώρο εργασίας. Αν και υπάρχουν μόνο 24 ώρες σε κάθε μέρα, όπως λέει και η παροιμία, ο χρόνος είναι χρήμα. Ως εκ τούτου, η αποτελεσματική διαχείριση χρόνου είναι ένα ανταγωνιστικό πλεονέκτημα για κάθε επαγγελματία χρηματοοικονομικό που θέλει να γίνει πιο παραγωγικός και να αυξήσει τον ποιοτικό χρόνο μακριά από την εργασία.

Ωστόσο, υπάρχουν πολλοί περισπασμοί που μπορούν να σας κρατήσουν στη δουλειά περισσότερο από όσο χρειάζεται. Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε για μερικά από αυτά τα κοινά σπατάλη χρόνου και μάθετε για μια σειρά από συμβουλές διαχείρισης χρόνου που θα σας κάνουν να κάνετε περισσότερη δουλειά σε λιγότερο χρόνο.

Η Μαύρη Τρύπα

Υπάρχουν διάφοροι χρονοβόροι που μπορούν να απορροφήσουν την παραγωγικότητα. Για παράδειγμα, οι επαγγελματίες χρηματοοικονομικών μπαίνουν στον πειρασμό να κάνουν πολλαπλές εργασίες. Ας υποθέσουμε ότι είστε σύμβουλος, και μεταξύ 8:30 και 10 το πρωί της Τετάρτης, καταφέρνετε να επιτύχετε τα εξής:

• Εργάζεστε σε υπολογιστικό φύλλο,
• Αλλά σταματήστε μετά από διακοπή από δύο νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου,
• Στη συνέχεια, στείλτε έξι συνεχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου,
• Ακολούθησε ο έλεγχος των φωτογραφιών γάμου ενός φίλου κολλεγίου στο Instagram,
• Στη συνέχεια, αποδεχτείτε μια πρόσκληση κοινωνικής εξόδου μέσω εταιρείας μέσω ενός μηνύματος Slack,
• Πριν πραγματοποιήσετε δύο απρόσμενες κλήσεις από υποψήφιους πελάτες και
• Τέλος αναγκάζονται να κλείσουν απότομα καθώς ο διευθυντής σας σταματάει για να σας υπενθυμίσει ότι έχετε καθυστερήσει πέντε λεπτά για τη συνάντηση του προσωπικού.

Σας ακούγεται σαν ένα τυπικό πρωινό; Αν ναι, και ιδιαίτερα αν εργάζεστε σε ένα σκληρό εταιρικό περιβάλλον, όπως ένα ιδιωτικά ίδια κεφάλαια σταθερή ή τράπεζα Επενδύσεων, είστε πιθανώς στη βαθμίδα χαμηλότερης απόδοσης σε σύγκριση με τους συνομηλίκους σας.

Πέντε ή δέκα χρόνια από τώρα, κανείς δεν θα θυμάται, δεν θα νοιάζεται ή δεν θα σας προωθήσει για όλη την πολυάσχολη δουλειά που έχετε ολοκληρώσει. Θα νοιαζόταν ο κόσμος αν ο Τόμας Τζέφερσον τελείωνε πολύ το ανακάτεμα χαρτιού αλλά δεν βοηθούσε ποτέ στη συγγραφή της Διακήρυξης της Ανεξαρτησίας; Το ίδιο ισχύει και στη δουλειά σας - ο οργανισμός σας εκτιμά την απαραίτητη δουλειά και τα αριστουργήματα, όχι την πολυάσχολη εργασία.

Προγραμματισμός μπροστά

Κάθε Κυριακή απόγευμα, ολοκληρώστε τη λίστα "to do" της επερχόμενης εβδομάδας, κατά προτίμηση χρησιμοποιώντας μια εφαρμογή ή μια υπηρεσία ιστού που συγχρονίζεται σε όλες τις συσκευές σας. Επισημάνετε τα στοιχεία που είναι απολύτως κρίσιμα για την επιτυχία σας στη δουλειά και στην προσωπική σας ζωή. Αυτά που δεν επισημαίνονται είναι πιθανώς πράγματα που μπορείτε να αναθέσετε, να καθυστερήσετε ή να αποφύγετε εντελώς.

Στα οικονομικά, τα κρίσιμα παραδοτέα περιλαμβάνουν εκθέσεις ή έρευνες που πρέπει να είναι ακριβείς και να υποβληθούν πριν από μια προθεσμία. Ο οργανισμός σας εξυπηρετείται καλύτερα εάν εστιάσετε στη βελτίωση της ποιότητας αυτών των αναφορών, σε αντίθεση με την απλή αξιοποίηση δουλέψτε σε αυτά, ώστε να μπορείτε να ελευθερώσετε χρόνο για αντικείμενα που δεν είναι βασικά (όπως να απαντάτε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χαμηλής προτεραιότητας ή να συμμετέχετε σε μακροχρόνια συνάντηση).

Ομοίως, δέκα λεπτά πριν φύγετε από την εργασία κάθε μέρα, ολοκληρώστε την καταχώριση των στοιχείων δράσης της επόμενης ημέρας και αριθμήστε τα κατά σειρά σπουδαιότητας και προτεραιότητας. Και πάλι, ρωτήστε συνεχώς τον εαυτό σας όλα τα πράγματα που κάνετε δεν πραγματικά πρέπει να κάνουμε - πράγματα που δεν πληρούν ένα συγκεκριμένο όριο παραγωγικότητας.

Πολλαπλές εργασίες

Η επιτυχία στη χρηματοδότηση οφείλεται στην ικανότητα κάποιου να επιτυγχάνει πάντα κρίσιμα και άμεσα παραδοτέα. Ποιες είναι οι βασικές πληροφορίες και στοιχεία στα οποία βασίζονται οι διαχειριστές των οικονομικών σας; Τι μπορείτε να προσφέρετε για να βοηθήσετε τον οργανισμό σας ή/και τους πελάτες σας να κερδίσουν; Περιλαμβάνει την έγκαιρη υποβολή ενός έλεγχος έκθεση, ακριβείς υπολογισμούς του καθαρή παρούσα αξία σχετικά με ένα προτεινόμενο έργο ή διασφαλίζοντας ότι οι τύποι στο Excel οδηγούν σε σωστά σύνολα;

Στο τέλος της ημέρας, κανένας δεν ενδιαφέρεται για όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ανταλλάξατε, για τις συναντήσεις του κοινωνικού συλλόγου που παρακολουθήσατε ή για τη χρονολογική κατάθεση φακέλων στο γραφείο σας. Το Multitasking εμποδίζει συνεχώς τα άτομα να δίνουν τον καλύτερό τους εαυτό στα λίγα κρίσιμα παραδοτέα που πραγματικά περιμένουν από τους εργοδότες τους.

Κάντε πρώτα τα σημαντικά, δύσκολα, επείγοντα και υψηλότερης αξίας στοιχεία δράσης. Η επιτυχία στη χρηματοδότηση μπορεί να περιλαμβάνει απλότητα στις μεθόδους για το πώς προσεγγίζετε τις εργασίες σας. Αυτό μπορεί να φαίνεται βάναυσα απλό για τον καλά διαβασμένο και αμύητο πρόσφατο πτυχιούχο, αλλά κάντε ένα πράγμα κάθε φορά και μην σταματάτε μέχρι να ολοκληρωθεί. Εάν τα καθήκοντά σας σχετίζονται με ένα μακροπρόθεσμο έργο, χωρίστε το σε βραχυπρόθεσμα ορόσημα και τελειώστε νωρίτερα. Το να κάνετε πράγματα από την αρχή μέχρι το τέλος εξαλείφει τις δαπανηρές αναποτελεσματικότητες, επειδή θα αποφύγετε να συνεχίζετε από την αρχή και να επαναβαθμονομείτε σε διαφορετικά, άσχετα στοιχεία.

Εάν αφιερώνετε τρεις ώρες κάθε εβδομάδα σε άχρηστες εργασίες, αυτό αθροίζει περίπου 150 ώρες ετησίως. Ο συνεργάτης σας λίγα γραφεία από εσάς, ο οποίος είναι πιο αποτελεσματικός και βάζει 150 ώρες περισσότερο ετησίως, είναι πιθανό να απολαύσει μερικές προαγωγές και αυξήσεις μισθών που δεν έλαβαν άλλοι.

Διαχείριση Εισερχομένων

Τα εισερχόμενά σας είναι σημαντικός σπατάλης χρόνου. Εάν η πλειοψηφία των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας είναι άσχετα με τις άμεσες εργασίες σας, τότε γεμίζετε σποραδικά την ημέρα σας με πληροφορίες για τα σκουπίδια.

Για να αποφευχθεί αυτό:

• Ορίστε προκαθορισμένες ώρες για τον έλεγχο του email σας και ελέγξτε τα εισερχόμενά σας όχι περισσότερες από τρεις ή τέσσερις φορές την ημέρα.
• Δημιουργήστε έναν φάκελο μετά τις ώρες για e-mail στον οποίο πρέπει να φτάσετε, αλλά δεν είναι επείγον. Αυτός ο φάκελος είναι ιδιαίτερα χρήσιμος για να επιστρέψετε σε σημαντικά αιτήματα που μπορούν να περιμένουν μερικές εργάσιμες ημέρες πριν λάβετε μια απάντηση από εσάς.
• Στείλτε μόνο τα πιο κρίσιμα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας σας. Ενώ είναι σημαντικό να ενημερώνεστε εντός της ομάδας σας, ένα μεγάλο μέρος του χρόνου σας μπορεί να χαθεί από άπειρους ή λιγότερο πειθαρχημένους συναδέλφους που πλημμυρίζουν τα εισερχόμενά σας με άσχετα μηνύματα. Μπορείτε να μειώσετε αυτούς τους τύπους μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μη απαντώντας σε αυτά που δεν σχετίζονται με την εργασία.
• Αδειάστε τα εισερχόμενά σας πριν φύγετε από τη δουλειά. Μπορείτε να το επιτύχετε δημιουργώντας φακέλους που σχετίζονται με το έργο στους οποίους μπορείτε να σταθμεύσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζονται με συγκεκριμένα προβλήματα. Διατηρώντας κενά τα εισερχόμενά σας εξοικονομείτε χρόνο, εξαλείφοντας τα μη βασικά μηνύματα από την προσοχή σας. Εάν υπάρχουν στοιχεία που απαιτούν απολύτως προσοχή μέσα στις επόμενες ώρες ή την επόμενη ημέρα, τοποθετήστε τα σε έναν επείγοντα φάκελο.

Μερικές άλλες συμβουλές για εξοικονόμηση χρόνου

Παρακολουθήστε πόσο χρόνο σπαταλάτε πραγματικά

Δημιουργήστε ένα απλό υπολογιστικό φύλλο που σας επιτρέπει να εισαγάγετε τον εκτιμώμενο χρόνο που έχετε χάσει σε ασήμαντα θέματα. Κάνετε αυτό σε καθημερινή βάση. Καθώς αναπτύσσετε και διατηρείτε αυτήν τη συνήθεια, θα εκπαιδεύσετε τον εαυτό σας να αναγνωρίζει ασήμαντα ζητήματα καθώς τα συναντάτε.

Επεξεργασία εγγράφων χαρτιού μόνο μία φορά

Μόλις υποβληθούν σε επεξεργασία, μπορείτε να τα καταχωρίσετε, να τα υποβάλετε ή να τα ξεφορτωθείτε.

Άμεσο μήνυμα στους συναδέλφους σας

Η βόλτα στο γραφείο σας ή μεταξύ των τμημάτων μπορεί να σας κοστίσει μερικές ώρες την εβδομάδα - και γνωρίζουμε πόσο δαπανηρό είναι σε ετήσια βάση. Εκτός αν πρόκειται για ένα σημαντικό ή περίπλοκο θέμα, η χρήση άμεσων μηνυμάτων μέσω εταιρικών μηνυμάτων σύστημα ή εγκεκριμένη υπηρεσία ιστού είναι συχνά ένας πιο αποτελεσματικός τρόπος για να λάβετε γρήγορα απαντήσεις σε μια ποικιλία ερωτήσεις.

Γνωρίστε πού είναι τα πάντα οποιαδήποτε στιγμή

Αυτό περιλαμβάνει τόσο ηλεκτρονικές όσο και χάρτινες πληροφορίες. Αν εκτιμάτε τον χρόνο σας, μην τον σπαταλάτε αναζητώντας πράγματα.

Διαχωρίστε τις εργασίες σας σε τέσσερις κατηγορίες:

1. Επείγον και σημαντικό: όπως οικονομικές και λογιστικές εκθέσεις με αυστηρές και πλησιάζουσες προθεσμίες.
2. Όχι επείγον και σημαντικό: όπως η δικτύωση εντός της ομάδας χρηματοδότησής σας, μαθήματα κατάρτισης κ.λπ.
3. Επείγον και όχι σημαντικό: όπως σποραδικά μηνύματα από τα εισερχόμενά σας και "εγγραφή ημερομηνιών λήξης" για τις συναντήσεις του συλλόγου.
4. Δεν είναι επείγον και δεν είναι σημαντικό: όπως συζητήσεις δέκα λεπτών από τον αυτόματο πωλητή, έλεγχο ποδοσφαίρου φαντασίας κ.λπ.

(Προφανώς, θα πρέπει να περάσετε όσο το δυνατόν περισσότερο από την ημέρα σας στην πρώτη κατηγορία.)

Εκπρόσωπος, Εκπρόσωπος, Εκπρόσωπος

Αυτό είναι που θα σας χωρίσει από το πακέτο καθώς ανεβαίνετε στον οργανισμό. Αντιμετωπίστε τις εργασίες που μόνοεσείς μπορεί να εκτελέσει. Καθώς βελτιώνετε τις δεξιότητές σας στη διαχείριση του χρόνου, σύντομα θα σας ανατεθούν άμεσες αναφορές. Αναθέστε εργασίες που δεν χρειάζεται να χειριστείτε μόνοι σας όσο το δυνατόν περισσότερο. Θα πρέπει να κάνετε μόνο πράγματα που απαιτούν απολύτως την προσοχή ή την εμπειρία σας.

Μην διαχειρίζεστε την προσωπικότητά σας

Οι επαγγελματίες χρηματοοικονομικών θα πρέπει να διαθέτουν δεξιότητες διαχείρισης χρόνου, αλλά θα πρέπει επίσης να έχουν σχέση και καλή θέληση με τους εσωτερικούς συναδέλφους και την εξωτερική κοινότητα. Η εστίαση αποκλειστικά στην ώρα μπορεί να σας κάνει να φαίνεστε λειαντικοί, γεγονός που θα αποθαρρύνει πολλούς ανθρώπους όταν βρίσκονται κοντά σας, συμπεριλαμβανομένων των κοινωνικών και επιχειρηματικών ρυθμίσεων. Εάν δεν είστε προσεκτικοί, θα γυρίσετε νομίζοντας ότι είστε ο γκουρού της διαχείρισης του χρόνου, αλλά δεν θα γνωρίζετε εντελώς τη σφραγίδα "κοινωνικός ηλίθιος" στο μέτωπό σας.

Οι δεξιότητες επικοινωνίας, ηγεσίας και ανάπτυξης επιχειρήσεων είναι εξίσου σημαντικές με τις δεξιότητες διαχείρισης χρόνου. Καθώς οι επαγγελματίες χρηματοοικονομικών ανεβαίνουν στην καριέρα τους, οι δεξιότητες διαχείρισης χρόνου από μόνες τους δεν θα είναι πλέον επαρκείς για να τους βοηθήσουν να φτάσουν στο επόμενο επίπεδο (δηλαδή, το εκτελεστικό επίπεδο).

Η κατώτατη γραμμή

Εάν εκτιμάτε τη ζωή σας, τότε εκτιμάτε το χρόνο σας. Η επαγγελματική ζωή είναι ένα υπο-συστατικό της ευρύτερης εικόνας της ζωής σας-το επίπεδο της συνεισφοράς και της υπηρεσίας μπορείτε να παρέχετε σε άλλους εξαρτάται από την ικανότητά σας να αξιοποιήσετε στο έπακρο το πεπερασμένο χρονικό διάστημα που διατίθεται εσείς. Θυμηθείτε: Είναι τα σημαντικά πράγματα που ο εργοδότης σας περιμένει να ανταποκριθείτε σε αυτόν τον αριθμό. Ο εργοδότης σας δεν θα νοιαστεί ιδιαίτερα για όλα τα άλλα, και ούτε εσείς.