Πώς να υπολογίσετε τα πιστωτικά και χρεωστικά υπόλοιπα σε ένα γενικό βιβλίο

ΕΝΑ γενικό καθολικό λειτουργεί ως αρχείο όλων των λογαριασμών μιας εταιρείας και των συναλλαγών που πραγματοποιούνται σε αυτές. Ισορροπώντας το βιβλίο περιλαμβάνει αφαίρεση του συνολικού αριθμού χρεώσεων από το συνολικό αριθμό πιστώσεων. Για να υπολογίσετε σωστά τις πιστώσεις και τις χρεώσεις, πρέπει πρώτα να κατανοήσετε μερικούς κανόνες.

Πώς να υπολογίσετε τα υπόλοιπα

Για να ξεκινήσετε, εισαγάγετε όλα χρέωση λογαριασμούς στην αριστερή πλευρά του ισολογισμός και όλους τους πιστωτικούς λογαριασμούς στα δεξιά. Συμπεριλάβετε το υπόλοιπο για το καθένα. Εξετάστε ποιο χρεωστικό λογαριασμό επηρεάζει κάθε συναλλαγή και αν τελικά αυξάνει ή μειώνει αυτόν τον λογαριασμό. Για παράδειγμα, μειώνει το απόθεμα ή αυξάνει τα μετρητά; Τέλος, υπολογίστε το υπόλοιπο για κάθε λογαριασμό και ενημερώστε τον ισολογισμό.

Όταν τελειώσετε, βεβαιωθείτε ότι οι πιστώσεις ισοδυναμούν με χρεώσεις για να διασφαλίσετε ότι τα βιβλία είναι ισορροπημένα. Ένας άλλος τρόπος για να διασφαλιστεί ότι τα βιβλία είναι ισορροπημένα είναι η δημιουργία ενός ισοζύγιο. Αυτό σημαίνει την καταχώριση όλων των λογαριασμών στο καθολικό και τα υπόλοιπα κάθε χρεωστικής και πιστωτικής. Μόλις υπολογίζονται τα υπόλοιπα τόσο για τις χρεώσεις όσο και για τις πιστώσεις, τα δύο θα πρέπει να ταιριάζουν. Εάν τα στοιχεία δεν είναι τα ίδια, κάτι έχει χαθεί ή υπολογιστεί εσφαλμένα και τα βιβλία δεν είναι ισορροπημένα.

Σημαντικοί κανόνες που πρέπει να τηρούνται

Πρώτον, οι χρεώσεις πρέπει τελικά να ισοδυναμούν με πιστώσεις. Αν και αυτό μπορεί να είναι μπερδεμένο στην αρχή, και μπορεί να είναι δελεαστικό να χρησιμοποιείτε απλά θετικούς και αρνητικούς αριθμούς για τον απολογισμό για συναλλαγές, τελικά η χρεωστική και πιστωτική σχέση εκφράζει με μεγαλύτερη ακρίβεια τι συμβαίνει σε μια επιχείρηση.

Δεύτερον, οι χρεώσεις αυξάνουν τα περιουσιακά στοιχεία, τα έξοδα και μέρισμα λογαριασμούς ενώ οι πιστώσεις τους μειώνουν. Μπορεί να είναι χρήσιμο να χρησιμοποιήσετε το μνημονικό D.E.A.D. να το θυμάσαι αυτό. ρεαυξάνεται ο ρυθμός μιxpenses, ΕΝΑssets, και ρεividends.

Τρίτον, το αντίθετο ισχύει για λογαριασμούς υποχρέωσης, εσόδων και ιδίων κεφαλαίων. Οι πιστώσεις τις αυξάνουν ενώ οι χρεώσεις τις μειώνουν. Το μνημονικό για να θυμάστε αυτή τη σχέση είναι το G.I.R.L.S. Οι λογαριασμοί που προκαλούν αύξηση είναι σολαιν, Εγώέλα, Rβράδια, μεγάλοαδυναμίες, και μικρόίδια κεφάλαια.

Επειδή αυτά έχουν το αντίθετο αποτέλεσμα στους συμπληρωματικούς λογαριασμούς, τελικά οι πιστώσεις και οι χρεώσεις ισοδυναμούν μεταξύ τους και καταδεικνύουν ότι οι λογαριασμοί είναι ισορροπημένοι. Κάθε συναλλαγή μπορεί να περιγραφεί χρησιμοποιώντας τη μορφή χρέωσης/πίστωσης και τα βιβλία πρέπει να διατηρούνται σε ισορροπία, έτσι ώστε κάθε χρέωση να αντιστοιχεί με μια αντίστοιχη πίστωση.

Λογιστικές Πρακτικές

Λογισμικό λογιστικής όπως τα QuickBooks, τα FreshBooks και το Xero είναι χρήσιμα για την εξισορρόπηση βιβλίων αφού τέτοια προγράμματα επισημαίνουν αυτόματα όλους τους τομείς στους οποίους λείπει αντίστοιχη πίστωση ή χρέωση. Οι περισσότερες εταιρείες θα έχουν έναν εσωτερικό λογιστή που θα χειρίζεται όλα αυτά, αλλά αν το χειρίζεστε τα δικά σας οικονομικά είναι καλή ιδέα να εκτελέσετε σημαντικούς αριθμούς μέσω εξωτερικού λογιστικού συμβούλου σαν ένα εγκεκριμένος λογιστής (CPA) ή εγγεγραμμένος πράκτορας (ΕΑ).

Μια χρέωση χωρίς την αντίστοιχη πίστωσή της ονομάζεται α κρεμαστή χρέωση. Αυτό μπορεί να συμβεί όταν μια χρεωστική εγγραφή καταχωρείται στην πιστωτική πλευρά ή όταν αποκτάται μια εταιρεία αλλά η συναλλαγή αυτή δεν καταγράφεται. Ομοίως, α πιστωτικό εισιτήριο μπορεί να εγγραφεί στο γενικό βιβλίο όταν γίνεται κατάθεση, αλλά χρειάζεται αντισταθμιστικό χρεωστικό εισιτήριο, είτε την ίδια στιγμή είτε αμέσως μετά, για να εξισορροπήσει τα βιβλία.