Εισαγωγή στα Λογιστικά Πληροφοριακά Συστήματα - AIS

Ενα λογιστικό πληροφοριακό σύστημα (AIS) είναι μια δομή που χρησιμοποιεί μια επιχείρηση για τη συλλογή, αποθήκευση, διαχείριση, επεξεργασία, ανάκτηση και αναφορά των οικονομικών της δεδομένων, ώστε να μπορεί χρησιμοποιείται από λογιστές, συμβούλους, αναλυτές επιχειρήσεων, διευθυντές, διευθυντές οικονομικών (CFO), ελεγκτές, ρυθμιστικές αρχές και φορολογικούς πρακτορεία.

Ειδικά εκπαιδευμένοι λογιστές συνεργάζονται σε βάθος με το AIS για να εξασφαλίσουν το υψηλότερο επίπεδο ακρίβειας στις οικονομικές συναλλαγές μιας εταιρείας και τήρηση αρχείων, καθώς και να καταστήσει τα οικονομικά δεδομένα εύκολα διαθέσιμα σε όσους έχουν νόμιμα ανάγκη πρόσβασης σε αυτά-όλα διατηρώντας τα δεδομένα ανέπαφα και ασφαλής.

Κατανόηση Λογιστικών Πληροφοριακών Συστημάτων (AIS)

Ένα λογιστικό πληροφοριακό σύστημα είναι ένας τρόπος παρακολούθησης όλων των λογιστικών και επιχειρηματικών δραστηριοτήτων μιας εταιρείας. Τα λογιστικά πληροφοριακά συστήματα γενικά αποτελούνται από έξι κύρια στοιχεία: άτομα, διαδικασίες και οδηγίες, δεδομένα, λογισμικό, υποδομή τεχνολογίας πληροφοριών και εσωτερικούς ελέγχους. Παρακάτω είναι μια ανάλυση κάθε στοιχείου λεπτομερώς.

1. Άνθρωποι AIS

Τα άτομα σε AIS είναι οι χρήστες του συστήματος. Ένα AIS βοηθά τα διάφορα τμήματα μιας εταιρείας να συνεργαστούν. Οι επαγγελματίες που μπορεί να χρειαστεί να χρησιμοποιήσουν το AIS ενός οργανισμού περιλαμβάνουν:

• Λογιστές
• Σύμβουλοι
• Αναλυτές επιχειρήσεων
• Διευθυντές
• Κύριοι οικονομικοί διευθυντές
• Ελεγκτές

Για παράδειγμα, η διοίκηση μπορεί να καθορίσει στόχους πωλήσεων για τους οποίους το προσωπικό μπορεί στη συνέχεια να παραγγείλει το κατάλληλο ποσό αποθέματος. Η εντολή απογραφής ενημερώνει το λογιστήριο για νέα πληρωτέα. Όταν πραγματοποιούνται πωλήσεις σε μια επιχείρηση, τα άτομα και τα τμήματα που εμπλέκονται στη διαδικασία πωλήσεων θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:

1. Οι πωλητές εισάγουν τις παραγγελίες πελατών στο AIS.
2. Λογιστικοί λογαριασμοί ή αποστέλλει ένα τιμολόγιο στον πελάτη.
3. Η αποθήκη συναρμολογεί την παραγγελία.
4. Το τμήμα αποστολής στέλνει την παραγγελία στον πελάτη.
5. Το λογιστήριο ενημερώνεται για νέο εισπρακτέους λογαριασμούς, το οποίο είναι ένα IOU από τον πελάτη που πληρώνεται συνήθως εντός 30, 60 ή 90 ημερών.
6. Το τμήμα εξυπηρέτησης πελατών παρακολουθεί την παραγγελία και τις αποστολές πελατών.
7. Η Διοίκηση χρησιμοποιεί το AIS για τη δημιουργία αναφορών πωλήσεων και την ανάλυση κόστους, η οποία μπορεί να περιλαμβάνει αποθέματα, έξοδα αποστολής και κατασκευής.

Με ένα καλά σχεδιασμένο AIS, όλοι μέσα σε έναν οργανισμό μπορούν να έχουν πρόσβαση στο ίδιο σύστημα και να ανακτήσουν τις ίδιες πληροφορίες. Ένα AIS απλοποιεί επίσης τη διαδικασία αναφοράς πληροφοριών σε άτομα εκτός του οργανισμού, όταν είναι απαραίτητο.

Για παράδειγμα, οι σύμβουλοι μπορούν να χρησιμοποιήσουν τις πληροφορίες σε ένα AIS για να αναλύσουν την αποτελεσματικότητα της τιμολογιακής δομής της εταιρείας εξετάζοντας δεδομένα κόστους, πωλήσεις και έσοδα. Επίσης, ελεγκτές μπορεί να χρησιμοποιήσει τα δεδομένα για να αξιολογήσει τους εσωτερικούς ελέγχους μιας εταιρείας, την οικονομική κατάσταση και τη συμμόρφωση με κανονισμούς όπως η Sarbanes-Oxley Act (ΚΑΛΤΣΕΣ).

Το AIS πρέπει να έχει σχεδιαστεί για να καλύπτει τις ανάγκες των ανθρώπων που θα το χρησιμοποιούν. Το σύστημα θα πρέπει επίσης να είναι εύκολο στη χρήση και θα πρέπει να βελτιωθεί, όχι να παρεμποδίζει την αποδοτικότητα.

2. Διαδικασίες και οδηγίες

Η διαδικασία και οι οδηγίες ενός AIS είναι οι μέθοδοι που χρησιμοποιεί για τη συλλογή, αποθήκευση, ανάκτηση και επεξεργασία δεδομένων. Αυτές οι μέθοδοι είναι χειροκίνητες και αυτοματοποιημένες. Τα δεδομένα μπορούν να προέρχονται τόσο από εσωτερικές πηγές (π.χ. εργαζόμενους) όσο και από εξωτερικές πηγές (π.χ., διαδικτυακές παραγγελίες πελατών). Οι διαδικασίες και οι οδηγίες θα κωδικοποιηθούν στο λογισμικό AIS. Ωστόσο, οι διαδικασίες και οι οδηγίες θα πρέπει επίσης να "κωδικοποιηθούν" στους εργαζομένους μέσω τεκμηρίωσης και εκπαίδευσης. Οι διαδικασίες και οι οδηγίες πρέπει να ακολουθούνται με συνέπεια για να είναι αποτελεσματικές.

3. Δεδομένα AIS

Ένα AIS πρέπει να έχει δομή βάσης δεδομένων για την αποθήκευση πληροφοριών, όπως η δομημένη γλώσσα ερωτήματος (SQL), η οποία είναι γλώσσα υπολογιστή που χρησιμοποιείται συνήθως για βάσεις δεδομένων. Το SQL επιτρέπει την επεξεργασία και την ανάκτηση των δεδομένων που βρίσκονται στο AIS για λόγους αναφοράς. Το AIS θα χρειαστεί επίσης διάφορες οθόνες εισόδου για τους διαφορετικούς τύπους χρηστών του συστήματος και εισαγωγή δεδομένων, καθώς και διαφορετικές μορφές εξόδου για να καλύψουν τις ανάγκες διαφορετικών χρηστών και διάφορων τύπων πληροφορίες.

Τα δεδομένα που περιέχονται σε ένα AIS είναι όλες οι οικονομικές πληροφορίες που σχετίζονται με τις επιχειρηματικές πρακτικές του οργανισμού. Τυχόν επιχειρηματικά δεδομένα που επηρεάζουν τα οικονομικά της εταιρείας θα πρέπει να εισέρχονται σε AIS.

Ο τύπος των δεδομένων που περιλαμβάνονται σε ένα AIS εξαρτάται από τη φύση της επιχείρησης, αλλά μπορεί να αποτελείται από τα ακόλουθα:

• Παραγγελίες πωλήσεων
• Καταστάσεις χρέωσης πελατών
• Αναφορές ανάλυσης πωλήσεων
• Αιτήσεις αγοράς
• Τιμολόγια προμηθευτών
• Έλεγχος μητρώων
• Γενικό καθολικό
• Στοιχεία αποθέματος
• Πληροφορίες μισθοδοσίας
• Χρονομέτρηση
• Φορολογικά στοιχεία

Τα δεδομένα μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την κατάρτιση λογιστικών καταστάσεων και οικονομικών εκθέσεων, συμπεριλαμβανομένης της γήρανσης των απαιτήσεων, υποτίμηση ή χρονοδιαγράμματα απόσβεσης, ένα ισοζύγιο, και κατάσταση αποτελεσμάτων. Η κατοχή όλων αυτών των δεδομένων σε ένα μέρος-στο AIS-διευκολύνει τις δραστηριότητες καταγραφής, αναφοράς, ανάλυσης, ελέγχου και λήψης αποφάσεων μιας επιχείρησης. Για να είναι χρήσιμα τα δεδομένα, πρέπει να είναι πλήρη, ακριβή και σχετικά.

Από την άλλη πλευρά, παραδείγματα δεδομένων που δεν θα μπουν σε AIS περιλαμβάνουν υπομνήματα, αλληλογραφία, παρουσιάσεις και εγχειρίδια. Αυτά τα έγγραφα μπορεί να έχουν μια εφαπτόμενη σχέση με τα οικονομικά της εταιρείας, αλλά, εξαιρουμένων των τυπικών υποσημειώσεων, δεν αποτελούν πραγματικά μέρος της τήρησης των οικονομικών αρχείων της εταιρείας.

4. Λογισμικό AIS

Το λογισμικό ενός AIS είναι τα προγράμματα υπολογιστών που χρησιμοποιούνται για την αποθήκευση, ανάκτηση, επεξεργασία και ανάλυση των οικονομικών δεδομένων της εταιρείας. Πριν υπήρχαν υπολογιστές, το AIS ήταν ένα χειροκίνητο, βασισμένο σε χαρτί σύστημα, αλλά σήμερα, οι περισσότερες εταιρείες χρησιμοποιούν λογισμικό υπολογιστών ως βάση του AIS. Οι μικρές επιχειρήσεις μπορεί να χρησιμοποιούν το Quickbooks της Intuit ή το Sage's Sage 50 Accounting, αλλά υπάρχουν και άλλα. Οι μικρές έως μεσαίες επιχειρήσεις ενδέχεται να χρησιμοποιούν ΧΥΜΟΣ ΔΕΝΤΡΟΥτου Business One.Οι μεσαίες και μεγάλες επιχειρήσεις ενδέχεται να χρησιμοποιούν το Dynamics GP της Microsoft, το MAS 90 του Sage Group ή το MAS 200, το Oracle's PeopleSoft ή το Epicor Financial Management.   

Η ποιότητα, η αξιοπιστία και η ασφάλεια αποτελούν βασικά συστατικά της αποτελεσματικότητας Λογισμικό AIS. Οι διευθυντές βασίζονται στις πληροφορίες που παράγουν για να λάβουν αποφάσεις για την εταιρεία και χρειάζονται πληροφορίες υψηλής ποιότητας για να πάρουν σωστές αποφάσεις.

Τα προγράμματα λογισμικού AIS μπορούν να προσαρμοστούν για να καλύψουν τις μοναδικές ανάγκες διαφορετικών τύπων επιχειρήσεων. Εάν ένα υπάρχον πρόγραμμα δεν καλύπτει τις ανάγκες μιας εταιρείας, το λογισμικό μπορεί επίσης να αναπτυχθεί εσωτερικά με ουσιαστική εισροή από τελικούς χρήστες ή μπορεί να αναπτυχθεί από τρίτη εταιρεία ειδικά για το οργάνωση. Το σύστημα θα μπορούσε ακόμη και να ανατεθεί σε εξειδικευμένη εταιρεία.

Για εταιρείες που διαπραγματεύονται στο κοινό, ανεξάρτητα από το πρόγραμμα λογισμικού και τις επιλογές προσαρμογής που επιλέγει η επιχείρηση, οι κανονισμοί Sarbanes-Oxley θα υπαγορεύσουν τη δομή του AIS σε κάποιο βαθμό. Αυτό συμβαίνει επειδή οι κανονισμοί SOX θεσπίζουν εσωτερικούς ελέγχους και διαδικασίες ελέγχου με τις οποίες πρέπει να συμμορφώνονται οι δημόσιες εταιρείες.

5. Υποδομή Πληροφορικής

Η υποδομή τεχνολογίας πληροφοριών είναι απλώς ένα φανταστικό όνομα για το υλικό που χρησιμοποιείται για τη λειτουργία του λογιστικού πληροφοριακού συστήματος. Τα περισσότερα από αυτά τα στοιχεία υλικού που πρέπει να έχει μια επιχείρηση ούτως ή άλλως και μπορούν να περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:

• Υπολογιστές
• Κινητές συσκευές
• Διακομιστές
• Εκτυπωτές
• Προστατευτικά υπερτάσεων
• Δρομολογητές
• Μέσα αποθήκευσης
• Εφεδρικό τροφοδοτικό

Εκτός από το κόστος, οι παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά την επιλογή υλικού περιλαμβάνουν την ταχύτητα, τη δυνατότητα αποθήκευσης και εάν μπορεί να επεκταθεί και να αναβαθμιστεί.

Mostσως το πιο σημαντικό, το υλικό που επιλέγεται για AIS πρέπει να είναι συμβατό με το λογισμικό που προορίζεται. Ιδανικά, δεν θα ήταν απλώς συμβατό, αλλά βέλτιστο - ένα ακατάστατο σύστημα θα είναι πολύ λιγότερο χρήσιμο από ένα γρήγορο. Ένας τρόπος με τον οποίο οι επιχειρήσεις μπορούν να ικανοποιήσουν εύκολα τις απαιτήσεις συμβατότητας υλικού και λογισμικού είναι η αγορά ενός συστήματος με το κλειδί στο χέρι που περιλαμβάνει τόσο το υλικό όσο και το λογισμικό που χρειάζεται η επιχείρηση. Η αγορά συστήματος με το κλειδί στο χέρι σημαίνει, θεωρητικά, ότι η επιχείρηση θα έχει τον βέλτιστο συνδυασμό υλικού και λογισμικού για το AIS της.

Ένα καλό AIS θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει ένα σχέδιο συντήρησης, συντήρησης, αντικατάστασης και αναβάθμισης στοιχείων του υλικού σύστημα, καθώς και ένα σχέδιο για τη διάθεση κατεστραμμένου και ξεπερασμένου υλικού, έτσι ώστε τα ευαίσθητα δεδομένα να είναι εντελώς καταστράφηκε από.

6. Εσωτερικοί έλεγχοι

Οι εσωτερικοί έλεγχοι ενός AIS είναι τα μέτρα ασφαλείας που περιέχει για την προστασία ευαίσθητων δεδομένων. Αυτά μπορεί να είναι τόσο απλά όσο οι κωδικοί πρόσβασης ή τόσο περίπλοκα όσο η βιομετρική αναγνώριση. Τα βιομετρικά πρωτόκολλα ασφαλείας ενδέχεται να περιλαμβάνουν αποθήκευση ανθρώπινων χαρακτηριστικών που δεν αλλάζουν με την πάροδο του χρόνου, όπως δακτυλικά αποτυπώματα, φωνή και αναγνώριση προσώπου.

Ένα AIS πρέπει να διαθέτει εσωτερικούς ελέγχους για την προστασία από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση στον υπολογιστή και τον περιορισμό της πρόσβασης σε εξουσιοδοτημένους χρήστες, το οποίο περιλαμβάνει ορισμένους χρήστες εντός της εταιρείας. Πρέπει επίσης να αποτρέψει τη μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση αρχείων από άτομα στα οποία επιτρέπεται η πρόσβαση μόνο σε επιλεγμένα τμήματα του συστήματος.

Ένα AIS περιέχει εμπιστευτικές πληροφορίες που ανήκουν όχι μόνο στην εταιρεία αλλά και στους υπαλλήλους και τους πελάτες της. Αυτά τα δεδομένα μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Αριθμοί Κοινωνικής Ασφάλισης
• Πληροφορίες μισθού και προσωπικού
• Αριθμοί πιστωτικών καρτών
• Πληροφορίες πελατών
• Οικονομικά στοιχεία της εταιρείας
• Οικονομικές πληροφορίες προμηθευτών και πωλητών

Όλα τα δεδομένα σε ένα AIS πρέπει να είναι κρυπτογραφημένα και η πρόσβαση στο σύστημα να καταγράφεται και να παρακολουθείται. Η δραστηριότητα του συστήματος πρέπει επίσης να είναι ανιχνεύσιμη.

Ένα AIS χρειάζεται επίσης εσωτερικούς ελέγχους που τον προστατεύουν από ιούς υπολογιστών, χάκερ και άλλες εσωτερικές και εξωτερικές απειλές ασφάλεια δικτύου. Πρέπει επίσης να προστατεύεται από φυσικές καταστροφές και υπερτάσεις που μπορεί να προκαλέσουν απώλεια δεδομένων.

Πραγματικά Παραδείγματα Λογιστικών Πληροφοριακών Συστημάτων

Ένα καλά σχεδιασμένο AIS επιτρέπει σε μια επιχείρηση να λειτουργεί ομαλά σε καθημερινή βάση, ενώ ένα κακώς σχεδιασμένο AIS μπορεί να εμποδίσει τη λειτουργία της. Η τρίτη χρήση για ένα AIS είναι ότι, όταν μια επιχείρηση αντιμετωπίζει προβλήματα, τα δεδομένα στο AIS της μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να αποκαλύψουν την ιστορία του τι πήγε στραβά. Οι περιπτώσεις των WorldCom και Lehman Brothers δώστε δύο παραδείγματα.

WorldCom

Το 2002, οι εσωτερικοί ελεγκτές της WorldCom Eugene Morse και Cynthia Cooper χρησιμοποίησαν το AIS της εταιρείας για να αποκαλύψουν σχεδόν 4 δισεκατομμύρια δολάρια σε δόλιες κατανομές εξόδων και άλλες λογιστικές εγγραφές.Η έρευνά τους οδήγησε στον τερματισμό του CFO Scott Sullivan, καθώς και νέων νομοθεσία-άρθρο 404 του νόμου Sarbanes-Oxley, που ρυθμίζει τα εσωτερικά οικονομικά των εταιρειών ελέγχους και διαδικασίες. 

Lehman Brothers

Κατά τη διερεύνηση των αιτιών της κατάρρευσης της Lehman, η ανασκόπηση του AIS και άλλων συστημάτων δεδομένων ήταν ένα βασικό συστατικό, μαζί με τη συλλογή και τον έλεγχο εγγράφων, καθώς και συνεντεύξεις μαρτύρων. Η αναζήτηση για τα αίτια της αποτυχίας της εταιρείας "απαιτούσε εκτενή έρευνα και ανασκόπηση της λειτουργίας, της διαπραγμάτευσης της Lehman, εκτίμηση, οικονομικά, λογιστικά και άλλα συστήματα δεδομένων », σύμφωνα με την έκθεση του εξεταστή των 2.200 σελίδων, εννέα τόμων.

Τα συστήματα της Lehman παρέχουν ένα παράδειγμα για το πώς πρέπει να είναι ένα AIS δεν να είναι δομημένο. Ο εξεταστής Anton R. Η έκθεση του Valukas αναφέρει: «Κατά τη στιγμή της πτώχευση με την κατάθεση, ο Lehman διατηρούσε ένα συνονθύλευμα με περισσότερα από 2.600 συστήματα λογισμικού και εφαρμογές... Πολλά από τα συστήματα της Lehman ήταν παράξενα, ξεπερασμένα ή μη τυπικά ».

Ο εξεταστής αποφάσισε να επικεντρώσει τις προσπάθειές του στα 96 συστήματα που φαίνονταν πιο συναφή. Αυτή η εξέταση απαιτούσε εκπαίδευση, μελέτη και δοκιμή και σφάλμα μόνο για να μάθουμε πώς να χρησιμοποιούμε τα συστήματα.

Η έκθεση του Valukas σημείωσε επίσης: «Τα συστήματα της Lehman ήταν πολύ αλληλεξαρτώμενα, αλλά οι σχέσεις τους ήταν δύσκολο να αποκρυπτογραφηθούν και δεν ήταν καλά τεκμηριωμένες. Χρειάστηκε εξαιρετική προσπάθεια για να ξεμπερδέψουμε αυτά τα συστήματα για να αποκτήσουμε τις απαραίτητες πληροφορίες ».

Η κατώτατη γραμμή

Τα έξι στοιχεία ενός AIS λειτουργούν όλα μαζί για να βοηθήσουν βασικούς υπαλλήλους συλλέγουν, αποθηκεύουν, διαχειρίζονται, επεξεργάζονται, ανακτούν και αναφέρουν τα οικονομικά τους δεδομένα. Η ύπαρξη ενός καλά αναπτυγμένου και διατηρημένου λογιστικού συστήματος πληροφοριών που είναι αποτελεσματικό και ακριβές είναι ένα απαραίτητο συστατικό μιας επιτυχημένης επιχείρησης.