Todo lo que necesita saber sobre los recibos
¿Qué es un recibo?
Un recibo es un acuse de recibo por escrito de que se ha transferido algo de valor de una parte a otra. Además de los recibos que los consumidores suelen recibir de los vendedores y proveedores de servicios, también se emiten recibos en las transacciones entre empresas y en las transacciones del mercado de valores. Por ejemplo, el tenedor de un contrato de futuros generalmente recibe una instrumento de entrega, que actúa como un recibo en el sentido de que se puede canjear por el activo subyacente cuando expira el contrato de futuros.
Hecho rápido
La impresión térmica es la forma más utilizada de impresión física de recibos porque es de bajo costo y fácil de usar.
Recibos explicados
Además de demostrar la propiedad, los recibos son importantes por otras razones. Por ejemplo, muchos minoristas insisten en que un cliente debe mostrar un recibo para cambiar o devolver artículos. mientras que otros exigen que se presente un recibo, generalmente emitido dentro de un cierto período de tiempo, para producto
garantía propósitos. Los recibos también pueden ser importantes para los impuestos porque el IRS requiere documentación de ciertos gastos. El Servicio de ingresos internos (IRS) sugiere que lo siguiente tipos de recibos si se genera, será retenido por pequeñas empresas:- Recibos brutos como cintas de caja registradora, información de depósitos (ventas en efectivo y a crédito), talonarios de recibos, facturas, formularios 1099-MISC
- Recibos de compras y materias primas (Deben mostrar el monto pagado y confirmar que fueron compras comerciales necesarias; los documentos podrían incluir cheques cancelados u otros documentos que identifiquen al beneficiario, el monto y el comprobante de pago / transferencias electrónicas de fondos).
- Recibos de cinta de caja registradora
- Recibos y extractos de tarjetas de crédito
- Facturas
- Recibos de caja chica para pequeños pagos en efectivo
Se cree que la práctica de retener recibos con fines fiscales se originó en el antiguo Egipto. Los agricultores y comerciantes buscaron formas de documentar las transacciones para evitar la explotación fiscal. Se utilizó papiro en lugar de papel. En tiempos más modernos, los bancos de Londres utilizaron las imprentas de la revolución industrial para imprimir recibos con sus propias marcas.
Conclusiones clave
- Los recibos son un documento que representa la prueba de una transacción financiera.
- Los recibos se emiten en transacciones de empresa a empresa, así como en transacciones del mercado de valores.
- Los recibos también son necesarios a efectos fiscales como prueba de determinados gastos.
Requisitos del IRS para recibos digitales
Los recibos digitales se están convirtiendo en la norma. Desde 1997, el IRS ha aceptado recibos digitalizados y escaneados como registros válidos a efectos fiscales. Ingresos Procedimiento 97-22 establece que los recibos digitales deben ser precisos, fáciles de almacenar, conservar, recuperar y reproducir. El propietario de la empresa debe poder proporcionar una copia al IRS.
A los efectos de la auditoría fiscal, no toda la documentación es válida. El IRS acepta documentación diversa siempre que detalle la cantidad, el lugar, la fecha y el tipo de gasto.
Los registros digitales no están sujetos a desgaste como los recibos físicos, pero pueden perderse si falla un disco duro. Por lo tanto, es aconsejable almacenarlos en la nube o en algún lugar donde siempre se pueda acceder a ellos.
Los recibos en papel se pueden almacenar digitalmente usando escáneres de escritorio y aplicaciones de teléfonos móviles. Este tipo de tecnología puede organizar, crear informes de gastos e integrar datos con software de contabilidad.