El ciclo PDCA: mejora de los procesos comerciales

¿Qué es el ciclo PDCA?

El ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PDCA) es una técnica iterativa de resolución de problemas de cuatro pasos que se utiliza para mejorar los procesos comerciales. Desarrollado originalmente por el físico estadounidense Walter A. Shewhart durante la década de 1920, el ciclo se inspira en la evaluación continua de las prácticas de gestión y la voluntad de la dirección de adoptar y descartar ideas sin fundamento.

El método fue popularizado por control de calidad el pionero Dr. W. Edwards Deming en la década de 1950, quien acuñó el término Ciclo "Shewhart" en honor a su mentor. Fue Deming quien se dio cuenta de que el ciclo PDCA podría usarse para mejorar los procesos de producción en los Estados Unidos durante la Segunda Guerra Mundial.

Cómo funciona el ciclo PDCA

El ciclo PDCA puede ayudar a diferenciar a una empresa de sus competidores, particularmente en el mundo empresarial actual, donde Las empresas siempre están buscando formas de optimizar sus procesos, reducir costos, aumentar las ganancias y mejorar el cliente. satisfacción.

Muchos gerentes aplican el ciclo PDCA sin saberlo para ayudar a dirigir sus organizaciones, ya que abarca los principios básicos de la planificación estratégica. Los cuatro componentes del ciclo PDCA se describen a continuación.

Plan

Un plan de proyecto bien definido proporciona un marco para las operaciones. Es importante destacar que debe reflejar la misión y valores. También debe trazar un mapa de los objetivos del proyecto e indicar claramente la mejor manera de alcanzarlos.

Hacer

Este es el paso en el que se pone en marcha el plan. El plan se hizo por una razón, por lo que es importante que los jugadores lo ejecuten como se describe. Esta etapa se puede dividir en tres subsegmentos, incluida la capacitación de todo el personal involucrado en el proyecto, el proceso real de hacer el trabajo y registrar ideas o datos para el futuro evaluación.

Cheque

Normalmente, debería haber dos comprobaciones a lo largo del proyecto. En primer lugar, las comprobaciones junto con la implementación garantizan que se cumplan los objetivos del proyecto. En segundo lugar, una revisión más completa del proyecto llevada a cabo una vez finalizado aborda los éxitos y fracasos para poder realizar ajustes en el futuro.

Actuar

El paso final es tomar medidas correctivas una vez que se hayan identificado y resuelto los errores pasados. El ciclo PDCA se repite y puede redefinirse quizás para obtener mejores resultados bajo nuevas pautas.

El ciclo PDCA y Kaizen

El proceso PDCA es similar a la filosofía empresarial japonesa de Kaizen, que, cuando se traduce, significa "cambio para mejor" o "mejora continua". Kaizen es donde todos los empleados participan en la mejora de la productividad mediante la búsqueda de eficiencias en el entorno de trabajo. Al igual que el ciclo PDCA, Kaizen apunta a la mejora continua a través de pequeños cambios incrementales.

Ejemplos de cambios que podrían realizarse a través de Kaizen o PDCA son el uso de nuevos sistemas, la eliminación de desperdicios o la implementación de entregas justo a tiempo. No todos los cambios deben ser pequeños o incrementales.

El concepto detrás de PDCA y Kaizen es que la cultura de una organización cambia a medida que los empleados aprenden a resolver problemas y pensar críticamente. El ciclo PDCA prueba las ideas de los empleados, las ajusta y luego las implementa si tienen potencial. El ciclo es un proceso iterativo que continuamente prueba conceptos y promueve mejoras.

Beneficios del ciclo PDCA

Las empresas que buscan mejorar sus procesos internos y externos a menudo implementan la metodología PDCA para minimizar los errores y maximizar los resultados. Una vez establecido, las empresas pueden repetir el ciclo PDCA y convertirlo en un procedimiento operativo estándar. La etapa final de la metodología, "Actuar", toma acciones correctivas y hace que la metodología sea ideal para los esfuerzos de mejora continua.

Ejemplos del ciclo PDCA

La Clínica Mayo

La Clínica Mayo, un hospital y centro de investigación sin fines de lucro de clase mundial, realizó una mejora de la calidad estudio que analizó los tiempos de espera de los pacientes que eran posibles candidatos para un implante coclear grande cirugía. La idea era emplear los principios de Kaizen para eliminar las barreras y mejorar el acceso de los pacientes.

El estudio analizó el perfeccionamiento de tratamientos específicos, la gestión de los registros de los pacientes y los tiempos de espera. Al final, hubo resultados positivos para los pacientes. Entre los resultados, el tiempo medio del ciclo para las pruebas de candidatura disminuyó de 7,3 a 3 horas, y el inventario total de existencias clínicas se redujo en un 31%.

Toyota

A partir de 2021, Toyota Motor Corporation era la séptima empresa más grande del mundo por ingresos, según FXSSI. Kaizen y Toyota son sinónimos porque los principios de Toyota y "The Toyota Way" definen la idea de mejora continua en el sistema de producción. Los empleados de Toyota reciben incentivos por encontrar prácticas ineficientes y diseñar formas de mejorarlas, y la aplicación del ciclo PDCA apoya la toma de decisiones rápida.

Nike

Nike abrazó "inclinarse,"una filosofía similar a Kaizen. El manifiesto de innovación de la compañía dice: "Lean es la base de cómo avanzamos en la fabricación sostenible". El manifiesto refleja la cultura de mejora continua de Nike que se basa en las personas más cercanas al trabajo para resolver problemas y ofrecer productos de calidad a tiempo.

Cuando el principal zapatero deportivo fue criticado por pagar salarios bajos, la empresa empleó a PDCA para empoderar a sus empleados, socios y clientes. Se ofrecieron incentivos a las fábricas para mejorar las condiciones de trabajo y un sistema de puntuación evaluó el desempeño de las instalaciones de producción.

La empresa mejoró las condiciones de los trabajadores, eliminó el desperdicio y empleó a gerentes orientados al valor. El compromiso con los métodos lean y Kaizen ayudó a Nike a duplicar su tamaño de alrededor de $ 100 mil millones en 2015 a más de $ 200 mil millones en 2021.

Preguntas frecuentes sobre PDCA

¿Es PDCA lo mismo que la gestión de calidad total (TQM)?

Gestión de calidad total (TQM), que es la precursora de Six Sigma, incluye la filosofía de PDCA, pero va un paso más allá.

Según Smartsheet, que cita a Marlon Walters, fundador y director ejecutivo de Horizon Group Consulting, "Con TQM, debe esperar a que sus clientes confirmen que es bueno. Con Six Sigma, al final del día, no adivina si su producto es mejor. Tú lo sabes. Si identifica correctamente su mercado y su producto es el que mejor se ajusta al nicho, sabrá que tiene el mejor producto desde la perspectiva del proceso ".

Kaizen, o PDCA, es más una filosofía sobre cómo organizar el lugar de trabajo más grande y cómo involucrar a los compañeros de trabajo. Se trata menos de esperar comentarios o resultados de los clientes. Tanto PDCA como TQM consideran a toda la empresa responsable de la mejora continua.

¿Cuál es la diferencia entre PDCA y Six Sigma?

La diferencia entre PDCA y Six Sigma es que Six Sigma es un principio de gestión integral que incluye PDCA como parte de su estructura. PDCA explica cómo implementar Six Sigma, es el proceso de planificar, hacer, actuar y verificar. Six Sigma lo llama el método DMAIC (definir, medir, analizar, mejorar y controlar).

Según Walters, PDCA está orientado a las personas, mientras que Six Sigma se basa en procesos. Por ejemplo, el término "definir" en Six Sigma elimina el elemento humano y el término "medir" pone el foco en los datos.

¿Cuál es la diferencia entre PDCA y PDSA?

PDCA significa planificar, hacer, verificar, actuar, mientras que PDSA significa planificar, hacer, estudiar, actuar. Ambos son modelos iterativos de resolución de problemas de cuatro etapas que se utilizan para mejorar un proceso. La principal diferencia entre los dos es que PDCA, que se desarrolló antes que el modelo PDSA, tiene la etapa de "verificación". En esta etapa, el equipo determina si lo que pretendían lograr realmente ocurrió al verificar los resultados esperados con los resultados reales. Entonces, PDCA tiene una verificación incorporada para cada ciclo del proceso.

La línea de fondo

El ciclo PDCA, PDSA, Kaizen y Six Sigma son formas comprobadas de mejorar continuamente los procesos. Muchas empresas, incluidas Nike, Toyota, la Clínica Mayo y muchas otras, han experimentado un crecimiento espectacular después de emplear una o más de estas estrategias iterativas. El concepto cambia la cultura de una empresa para que todas las partes interesadas participen y puedan actuar como solucionadores de problemas y pensadores críticos. El resultado son más ideas para el cambio.