Cómo completar un formulario I-9 (paso a paso)

¿Qué es un formulario I-9?

Cuando contrata a un nuevo empleado, debe verificar que la persona sea legalmente elegible para trabajar en los Estados Unidos. Una vez que haya hecho una oferta de trabajo (pero no antes), el nuevo empleado debe demostrar su elegibilidad para trabajar en los EE. UU. Completando el Formulario I-9, Verificación de elegibilidad de empleo.

Como empleador, es su responsabilidad asegurarse de que el empleado y usted completen este formulario de los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de EE. UU. Conserve el formulario con sus otros registros de empleo; no lo presente al gobierno.

Completar un formulario I-9

El formulario I-9 está diseñado para obtener información de nuevos empleados que demuestren su elegibilidad para trabajar legalmente en los EE. UU. Ningún trabajador está exento de tener que completar el formulario.

El formulario I-9 se compone de tres partes:

1. Parte I: Para el empleado, establecimiento de identidad

Esta parte del formulario la completa el empleado. Incluye información como el nombre completo del empleado, la dirección, la fecha de nacimiento,

Número de seguro social (si corresponde), dirección de correo electrónico y número de teléfono (la dirección de correo electrónico y el número de teléfono son opcionales).

Esta parte también se utiliza para atestiguar, bajo pena de perjurio, que la persona es legalmente elegible para trabajar en los Estados Unidos debido a que:

• Un ciudadano
• Un ciudadano no ciudadano de los Estados Unidos
• Un residente permanente legal
• Un extranjero autorizado para trabajar en los EE. UU. El empleado debe ingresar al fecha de caducidad para esta autorización, si corresponde.

Un empleado extranjero y autorizado para trabajar debe ingresar al número de registro extranjero (un "número A" que es un número único de 7, 8 o 9 dígitos asignado a un extranjero) o Formulario I-94 número de admisión.

El empleado debe firmar el formulario y fecharlo. Las declaraciones falsas pueden resultar en multas y / o encarcelamiento.

Algunos empleados pueden necesitar ayuda para completar su parte del formulario. Si el empleado es menor de edad o discapacitado (o necesita traducción), la persona que ayuda a completar el formulario (es decir, el preparador y / o traductor) también debe incluir su nombre y dirección, así como una firma en el formulario (también bajo pena de perjurio).

2. Parte II: Para el empleador, revisión de los documentos del empleado

Esta parte del formulario la completa el empleador. Describe los documentos que el empleador ha revisado para verificar la elegibilidad del empleo. El empleador debe tomar esta medida dentro de los tres días posteriores al primer día de empleo. El empleador puede, pero no está obligado a hacerlo, crear una copia de los documentos presentados.

Hay tres listas de documentos que se pueden utilizar. El tipo de documentos utilizados determina la parte de la Parte II que el empleador debe completar.

Lista A:Los documentos de esta lista establecen ambas cosas la identidad del empleado y la autorización de empleo. Un empleado solo necesita presentar uno de los siguientes formularios para cumplir con el requisito del documento:

• Pasaporte de EE. UU. (O código de pasaporte de EE. UU.)
• Tarjeta de residencia permanente ("tarjeta verde") o extraterrestre tarjeta de recibo de registro (técnicamente, la tarjeta verde es el Formulario I-551)
• Pasaporte extranjero con un sello temporal I-551
• Documento de autorización de empleo que contiene una fotografía (formulario I-766)
• Para un extranjero no inmigrante autorizado para trabajar: un pasaporte extranjero y el Formulario I-94 (o 94A) y un aprobación del estado de no inmigrante del extranjero siempre que no haya expirado
• Pasaporte de los Estados Federados de Micronesia, República de las Islas Marshall

Lista B:Los documentos de esta lista muestran la identidad del empleado. Si un empleado no tiene un documento de Lista A, un documento de Lista B debe ser producido, másun documento de la Lista C (a continuación).

• Licencia de conducir o tarjeta de identificación emitida por un estado (siempre que contenga una identificación con foto y otra información personal)
• Identificación escolar con fotografía
• Tarjeta de registro de votante
• Tarjeta militar de EE. UU. O registro de reclutamiento
• Tarjeta de identificación de dependiente militar
• Tarjeta de Marina Mercante de la Guardia Costera de EE. UU.
• Documento tribal nativo americano
• Licencia de conducir emitida por una autoridad gubernamental canadiense

Para los menores (menores de 18 años) que no pueden presentar uno de los documentos de la Lista B, los documentos alternativos que son aceptables para probar la identidad del empleado incluyen un registro escolar o una boleta de calificaciones; historial del cliente, médico u hospital; o un registro de guardería o guardería.

Lista C:Este documento establece la autorización del empleado para trabajar en los Estados Unidos. Nuevamente, si el empleado no puede producir un documento de la Lista A, debe producir uno de la Lista B y uno de Lista C.

• Seguridad Social tarjeta de número de cuenta (a menos que la tarjeta diga: no válida para empleo, válida solo para trabajar con autorización del INS o válida para trabajar solo con autorización del DHS)
• Certificación de nacimiento en el extranjero emitida por el Departamento de Estado (formulario FS-545)
• Certificado de informe de nacimiento emitido por el Departamento de Estado (formulario DS-1350)
• Original o copia certificada de un acta de nacimiento emitida por un estado, condado, autoridad municipal o territorio de los EE. UU. Que tiene un sello oficial
• Documento tribal nativo americano
• Tarjeta de identificación de ciudadano de EE. UU. (Formulario I-197)
• Tarjeta de identificación para uso de ciudadano residente en los Estados Unidos (Formulario I-179)
• Documento de autorización de empleo emitido por el Departamento de Seguridad Nacional.

Como en el caso del empleado, los empleadores deben certificar bajo pena de perjurio que han revisado los documentos necesarios, creen que son genuinos y creen a su leal saber y entender que el empleado está autorizado para trabajar en los EE. UU. Además de firmar la sección de certificación, el empleador debe tener en cuenta el primer día de empleo del empleado, así como otra información del empleador (el nombre de la empresa, el cargo de la persona que firma el formulario y la Dirección).

3. Parte III: Para el empleador, al volver a contratar

Esta parte del formulario también es completada solo por el empleador, pero se usa solo en el caso de volver a verificar cuando se vuelve a contratar a un empleado. Si se vuelve a contratar a un empleado dentro de los tres años posteriores a la fecha del I-9 original, el empleador puede optar por completar esta sección o un nuevo I-9.

Si es necesario completar esta parte, entonces el empleador simplemente enumera el nombre del empleado (o el nuevo nombre si el empleado ha tenido un cambio de nombre) y la fecha de recontratación. Si la autorización de empleo anterior venció pero ahora se ha extendido, ingrese información sobre el documento que establece dicha autorización (título del documento, número y vencimiento de la nueva autorización de empleo fecha).

Como en el caso de las otras partes, el empleado debe firmar bajo pena de perjurio que él / ella cree que el documento presentado es genuino y que el empleado está autorizado para trabajar en los Estados Unidos Estados.

La línea de fondo

Los empleadores deben retener los formularios I-9 durante el último de los tres años a partir de la fecha de contratación o un año después de la fecha de finalización del empleo. De vez en cuando, el gobierno federal puede examinar sus registros laborales. Si no presenta los formularios I-9, puede estar sujeto a sanciones civiles y / o penales. Encuentre más información sobre la I-9 en el "Manual para empleadores: instrucciones para completar el formulario I-9". Si tiene más preguntas sobre el I-9, también puede consultar con un abogado de derecho laboral.