Definición del sistema de reuniones electrónicas (EMS)
¿Qué es un sistema de reuniones electrónicas?
Un sistema electrónico de reuniones (EMS) es un software destinado a provocar resolución de problemas y la toma de decisiones dentro de un grupo. Las características estándar de los sistemas de reuniones electrónicas incluyen lluvia de ideas electrónica (generalmente en un formato anónimo), procesamiento paralelo, herramientas de discusión y votación. Las características únicas de un EMS superan las limitaciones de las reuniones presenciales tradicionales, como la falta de participación, las críticas y el dominio de los procedimientos por parte de unos pocos miembros.
Una reunión electrónica es cualquier reunión que se lleva a cabo en línea. Los sistemas de reuniones electrónicas (EMS) pueden proporcionar la plataforma de software para facilitar las reuniones electrónicas, lo que permite una mayor participación de trabajadores que pueden estar geográficamente alejados o reticentes a participar en una empresa tradicional reunión.
Comprender los sistemas de reuniones electrónicas
Los sistemas de reuniones electrónicas (EMS) son distintos de la web o videoconferencia sistemas de reuniones, aunque ambos tienen algunas características en común y se complementan en el lugar de trabajo moderno. Un EMS ofrece muchas ventajas a las organizaciones y usuarios, como la reducción de los costos de viaje, una mayor participación, debido al anonimato que ofrece el sistema, menos interrupciones en comparación con una reunión en una oficina ocupada y una mejor participación disponibilidad.
Estas ventajas compensan con creces el principal inconveniente de tales sistemas, que es la falta de contacto personal e interacción humana. Existen claras ventajas de poder leer el lenguaje corporal y hacer contacto visual al comunicarse con otras personas. Un EMS normalmente bloquea o al menos limita este tipo de interacción. Otro inconveniente de un EMS es el riesgo de interrupciones tecnológicas o electrónicas, en caso de que la conectividad digital se vuelva inestable o incluso falle.
Conclusiones clave
- Un sistema de reunión electrónico (EMS) es una plataforma de software que proporciona un espacio de reunión digital para la colaboración en grupo, la resolución de problemas y el suministro de comentarios anónimos, entre otras funciones.
- Los sistemas de reuniones electrónicas ayudan a las empresas a reducir los costos de viaje y facilitan la participación porque todo es anónimo y accesible desde cualquier lugar donde se encuentre el trabajador.
- Un EMS nunca puede reemplazar el contacto personal que podría facilitar una reunión más tradicional; un EMS también es vulnerable si una instalación tiene problemas de conectividad, lo que dificultaría la comunicación en línea.
Ejemplo de sistemas de reuniones electrónicas
Un EMS puede diseñarse para fines limitados o específicos, como presentaciones de capacitación y ventas. Un ejemplo de uso potencial para un EMS sería cuando una empresa planea lanzar un nuevo producto y quiere probar el atractivo potencial entre los empleados que tienen la experiencia y el conocimiento para ser objetivos sobre la oferta propuesta. Utilizando un sistema de reunión electrónico, los participantes pueden compartir opiniones y críticas libres de posibles conflictos y pensamiento grupal que de otro modo podría afectar las respuestas.