Definición del diario de desembolsos de efectivo

¿Qué es un diario de desembolsos de efectivo?

Un diario de desembolsos de efectivo es un registro mantenido por los contadores internos de una empresa que detalla todos los gastos financieros que realiza una empresa antes de que esos pagos se contabilicen en el Libro mayor. Mensualmente, estos diarios se concilian con las cuentas del libro mayor, que luego se utilizan para crear Estados financieros para períodos contables regulares.

Comprensión de un diario de desembolsos de efectivo

Generalmente mantenidos por software de contabilidad, estos diarios contienen información esencial como el monto del desembolso, el número de cheque, el tipo de transacción, el beneficiario, el pagador y la nota. Pero algunas empresas registran otros detalles importantes, como descuentos en artículos comprados a granel. Los distintos tipos de gastos se pueden enumerar en diferentes columnas o pueden recibir códigos distintos.

Los administradores de revistas deben estar orientados a los detalles y deben registrar minuciosamente cada transacción para ayudar a evitar que el efectivo sea mal dirigido o malversado. Además, los diarios de desembolso de efectivo pueden ayudar a los propietarios de empresas con gestión de efectivo proporcionando imágenes claras de los gastos de inventario, salarios, costos de alquiler y otros gastos externos. Estos datos pueden ser cruciales para tomar decisiones comerciales acertadas en el futuro.

Un diario de desembolso de efectivo le mostrará al propietario de un negocio si sale más efectivo de la empresa que ingresa y viceversa, permitiéndoles realizar ajustes en el negocio para garantizar que siempre haya una Flujo de efectivo.

Un desembolso de efectivo registrará cualquier transferencia de efectivo, no solo la de efectivo físico. Esto incluye cheques y transferencias electrónicas de fondos o cualquier otro equivalente en efectivo.

Estructura del diario de desembolsos de efectivo

El diario de desembolsos de efectivo contiene una variedad de columnas para registrar las salidas de efectivo de la empresa. Las columnas incluyen la fecha de cada pago en efectivo, los detalles de la otra cuenta contable afectada, el número de cheque emitido por la empresa, el monto total del efectivo pagado, el cuenta de control de crédito, que muestra el monto deducido de la cuenta del acreedor, los impuestos pagados y columnas especiales que identifican el tipo de transacción, como publicidad, salarios, etc.

Luego, cada una de estas columnas se suma al final del período de registro para llegar a una suma total. Luego, esta información se transfiere al libro mayor.

Ejemplo de un diario de desembolsos de efectivo

Suponga que en un mes, la Compañía ABC compra una máquina al fabricante BZY por $ 5,000 y alquila un camión a Rental Trucks por $ 500. La empresa necesitaría acreditar sus saldos de efectivo y debitar las cuentas correspondientes. El diario de caja se vería así.

Fecha	Tipo de compra	Tenedor	Crédito en efectivo	Otro débito
6/5/21	Compra de la máquina	Fabricante BZY	$5,000	$5,000
6/12/21	Alquiler de camiones	Alquiler de camiones	$500	$500
Total	$5,500	$5,500

Este es un ejemplo muy simplista, pero mostraría cómo se registran las transacciones. Tanto el monto en efectivo debe registrarse en la cuenta de crédito en efectivo como el mismo monto debe debitarse de la cuenta correspondiente. Dependiendo del tipo, esa cuenta podría ser una inventario cuenta o cualquier otra cuenta de balance tradicional. En este caso, se ha colocado en una cuenta de categoría "otra".

Para cada tipo de empresa, un diario de desembolso de efectivo se verá muy diferente. El diario de desembolso de efectivo de un minorista incluiría inventario, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, sueldos y salarios. Un fabricante puede tener todos estos pero también cuentas para materias primas costos de compra y producción. Una empresa de software solo puede tener salarios y costos de hardware (computadora).

Independientemente del tipo de empresa, el propietario de una empresa debe usar un diario de desembolsos de efectivo cada vez que se desembolsa efectivo para mantener un registro de dónde se gasta el dinero. Es una herramienta fundamental para el éxito de cualquier negocio, además de garantizar que toda la información proporcionada al Servicio de ingresos internos (IRS) es correcto en el momento de impuestos.