Virtual Office: Määritelmä ja yleiskatsaus
Mikä on virtuaalitoimisto?
Virtuaalitoimisto antaa yrityksille fyysisen osoitteen ja toimistoon liittyvät palvelut ilman pitkäaikaista vuokrasopimusta ja hallintohenkilöstöä. Virtuaalitoimiston avulla työntekijät voivat työskennellä mistä tahansa, mutta heillä on edelleen esimerkiksi postiosoite, puhelinvastaajapalvelut, kokoustilat ja videoneuvottelu.
Virtuaalitoimistojen toiminta
Virtuaalitoimistot toimivat yhtenä yksikönä palvelemaan asiakkaita, mutta niitä ei ole kiinteässä paikassa. Tämäntyyppinen asennus on erityisen suosittu startupit ja pienyritykset, jotka haluavat minimoida yläpuolella. Verkkopohjaisten toimistojen tuottavuusohjelmistojen ja -palvelujen, kuten videoneuvottelujen, luominen on auttanut vauhdittamaan virtuaalitoimistojen kasvua.
Avain takeaways
- Virtuaalitoimisto on yritys, joka toimii yhtenä yksikönä ja jolla on fyysinen postiosoite, mutta jota ei ole yhdessä paikassa.
- Videoneuvottelu- ja viestipalvelujen kaltaisten työkalujen kehittäminen on lisännyt virtuaalitoimiston käyttöä.
- Virtuaalitoimiston ylläpitokustannukset ovat paljon pienemmät kuin perinteisen toimiston, ja siksi tämäntyyppinen asennus on suosittu pienyritysten ja startup -yritysten keskuudessa.
- Virtuaalitoimistojärjestely laajentaa työntekijöiden työmahdollisuuksia ja yritysten palkkaamismahdollisuuksia.
- Vaikka virtuaalitoimisto on tyypillisesti halvempi vaihtoehto yrityksille, joillekin palveluille, kuten puhelinvastaajalle ja videoneuvotteluille, saattaa olla rajoitettu saatavuus.
Virtuaalitoimisto voi myös johtaa suurempiin tuottavuutta, koska sen palvelut vapauttavat työntekijät hallinnollisista tehtävistä sekä työmatkoista. Jokainen työntekijä voi työskennellä sopivimmasta paikasta, eikä liiketoiminta rajoitu paikallisesti asuvien työntekijöiden palkkaamiseen.
Kun yhä useammat ihmiset löytävät tapoja työskennellä etänä, virtuaalitoimiston edut ovat heti havaittavissa. Kaikki ei kuitenkaan ole niin helppoa kuin miltä näyttää. Jotkut saattavat löytää virtuaalitoimistotilan ajoituksen erilaiseksi kuin fyysiseen toimistoon sisältyvät aikaa vievät aikatauluristiriidat.
Virtuaalitoimiston edut ja haitat
Virtuaalitoimiston vetovoima käyttäjille on kaksiosainen. Ensinnäkin virtuaalitoimiston kuukausikustannukset ovat paljon pienemmät kuin perinteisen toimiston. Loppujen lopuksi sillä ei ole mitään ylläpito- ja ylläpitokustannuksia, eikä sen tarvitse olla henkilökuntaa. Virtuaalitoimisto voidaan suojata myös kuukausittain vuokrata, joten joustavuus on suurempi, jos käyttäjän liiketoiminta muuttuu (ei vuokrasopimuksen päättymistä tai rikkoutuneen vuokrasopimuksen kustannuksia).
Virtuaalitoimiston käytön kustannukset voivat vaihdella alle 40 dollarista yli 200 dollariin kuukaudessa. Mitä enemmän palveluita lisätään, sitä kalliimpaa se on.
Toiseksi virtuaalitoimisto voi tarjota postiosoitteen, puhelinvastaajan ja videoneuvottelupalvelut. Siksi a pieni yritys voi näyttää suuremmalta kuin se on. Se voi myös tarjota fyysisen osoitteen (tai useita osoitteita), joilla käyttäjät voivat tavata asiakkaita. Joskus osoite voi antaa virtuaalitoimiston käyttäjälle arvovallan, esimerkiksi jos osoite on tunnettu paikka tai katu. Ammattimaisella puhelinvastaajapalvelulla voi olla sama vaikutus.
Jotkin virtuaalitoimistojärjestelmän tarjoamat palvelut edellyttävät ennakkosuunnittelua. Esimerkiksi monissa paketeissa on rajoitettu kokoushuoneiden käyttö tai rajoitetut tele- ja videoneuvottelupalvelut. Virtuaalitoimistot voivat myös rajoittaa pääsyä öisin ja viikonloppuisin. Joustavuuden puute voi käyttäjien mielestä olla rajoittavaa ja hankalaa. Kotona työskenteleminen voi myös häiritä häiriöitä, joten jotkut työntekijät eivät ehkä ole yhtä tuottavia toimiessaan virtuaalisessa toimistoympäristössä.