Käteismaksupäiväkirjan määritelmä

Mikä on käteismaksupäiväkirja?

Käteismaksupäiväkirja on yrityksen sisäisten kirjanpitäjien pitämä tietue, jossa luetellaan kaikki yrityksen taloudelliset menot ennen kuin nämä maksut lähetetään pääkirja. Nämä lehdet täsmäytetään kuukausittain pääkirjatilien kanssa, joita käytetään sitten luomiseen tilinpäätökset säännöllisille tilikausille.

Käteismaksupäiväkirjan ymmärtäminen

Yleensä kirjanpito -ohjelmiston ylläpitämät lehdet sisältävät olennaisia ​​tietoja, kuten maksun määrän, sekin numeron, tapahtumatyypin, maksunsaajan, maksajan ja muistion. Jotkut yritykset tallentavat kuitenkin muita tärkeitä yksityiskohtia, kuten alennuksia ostetuista irtotavaroista. Erilaiset kulut voidaan luetella eri sarakkeissa tai ne voivat saada erillisiä koodeja.

Lehtien ylläpitäjien on oltava yksityiskohtaisia ​​ja heidän on kirjattava huolellisesti kaikki tapahtumat, jotta käteistä ei ohjata väärin tai väärin. Lisäksi käteismaksulehdet voivat auttaa yrittäjiä käteisen hallinta tarjoamalla selkeitä kuvia varaston kuluista, palkoista, vuokrakustannuksista ja muista ulkoisista kuluista. Nämä tiedot voivat olla ratkaisevia liiketoiminnan järkevien päätösten tekemisessä eteenpäin.

Käteismaksupäiväkirja näyttää yrityksen omistajalle, jos yhtiöstä poistuu enemmän rahaa kuin saapuu ja päinvastoin, jotta he voivat tehdä muutoksia liiketoimintaan varmistaakseen, että aina on positiivista kassavirta.

Käteismaksulla kirjataan kaikki rahansiirrot, ei vain fyysistä käteistä. Tämä sisältää sekit ja sähköiset varojen siirrot tai muut käteisvarat.

Käteismaksupäiväkirjan rakenne

Käteismaksupäiväkirja sisältää useita sarakkeita liiketoiminnan kassavirtojen kirjaamiseksi. Sarakkeet sisältävät jokaisen käteismaksun päivämäärän, tiedot toisesta pääkirjan tilistä, johon se vaikuttaa, yrityksen myöntämän sekin numero, maksetun käteisen kokonaissumma, luotonhallintatili, joka näyttää velkojan tililtä vähennetyn summan, maksetut verot ja erityiset sarakkeet, joissa määritetään tapahtumatyyppi, kuten mainonta, palkat, jne.

Kukin näistä sarakkeista lasketaan sitten päiväkirjajakson lopussa kokonaissumman saamiseksi. Nämä tiedot siirretään sitten pääkirjaan.

Esimerkki käteismaksupäiväkirjasta

Oletetaan, että kuukaudessa yritys ABC ostaa koneen valmistajalta BZY 5000 dollarilla ja vuokraa kuorma -auton Rental Trucksilta 500 dollarilla. Yhtiön olisi hyvitettävä käteissaldonsa ja veloitettava vastaavat tilit. Kassapäiväkirja näyttäisi suunnilleen tältä.

Päivämäärä	Ostotyyppi	Maksunsaaja	Käteinen luotto	Muu veloitus
6/5/21	Koneen osto	Valmistaja BZY	$5,000	$5,000
6/12/21	Kuorma -autojen vuokraus	Kuorma -autojen vuokraus	$500	$500
Kaikki yhteensä	$5,500	$5,500

Tämä on hyvin yksinkertainen esimerkki, mutta se näyttää, miten tapahtumat kirjataan. Sekä käteissumma on kirjattava käteisluottotilille ja sama summa on veloitettava vastaavalta tililtä. Tyypistä riippuen kyseinen tili voi olla inventaario tai muu perinteinen tase. Tässä tapauksessa se on lisätty luokkaan "muu".

Kullekin yritystyypille käteismaksupäiväkirja näyttää hyvin erilaiselta. Vähittäiskauppiaan käteismaksupäiväkirja sisältäisi varaston, myyntisaamiset, ostovelat, palkat ja palkat. Valmistajalla voi olla kaikki nämä, mutta myös tili raakamateriaalit ostetut ja tuotantokustannukset. Ohjelmistoyrityksellä voi olla vain palkat ja laitteistokustannukset (tietokone).

Yrityksen tyypistä riippumatta yrityksen omistajan on käytettävä käteismaksupäiväkirjaa aina, kun rahaa maksetaan, pitääkseen kirjaa siitä, mihin rahaa käytetään. Se on kriittinen työkalu minkä tahansa yrityksen menestyksessä sekä varmistaa, että kaikki sille toimitetut tiedot Internal Revenue Service (IRS) on oikea verohetkellä.