Mikä on W-9-lomake ja miten sitä käytetään? Opas

Yritykset käyttävät IRS-lomake W-9, Pyydä veronmaksajan tunnistenumeroa ja varmennetta saadaksesi tietoja itsenäisiltä urakoitsijoilta (joita kutsutaan myös freelancereiksi) palkatuilta toimittajilta.Kun yritys maksaa urakoitsijalle 600 dollaria tai enemmän verovuoden aikana, sen on ilmoitettava nämä maksut Internal Revenue Servicelle (IRS) käyttäen ilmoitusta ns. Lomake 1099-MISC.Yritykset käyttävät nimeä, osoitetta ja sosiaaliturvatunnusta tai verotunniste urakoitsijat toimittavat lomakkeen W-9 tietojen palauttamiseksi. Lähettäjän tai vastaanottajan ei tule lähettää kopiota IRS: lle.

Yritykset, jotka palkkaavat riippumattomia alihankkijoita, eivät pidä tuloveroa eivätkä maksa Medicare- tai sosiaaliturvamaksuja riippumattomia urakoitsijoita, kuten he tekevät työntekijöilleen. Sen sijaan urakoitsijat ovat vastuussa näistä velvoitteista. IRS haluaa kuitenkin edelleen tietää, kuinka paljon nämä urakoitsijat saivat varmistaakseen, että he maksavat velkansa ja se käyttää lomaketta 1099-MISC tietojen keräämiseen.Yritykset eivät lähetä lomaketta W-9 IRS: lle.

Lomakkeella W-9 tarvittavat tiedot

Lomakkeella W-9 kysytään riippumattoman urakoitsijan nimi, toiminimi (jos eri), liike-elämä (yksittäinen yritys, kumppanuus, C -yhtiö, S -yhtiö, luottamus/kiinteistö, osakeyhtiö tai "muu") ja yrityksen verotunnus (tai sosiaaliturvatunnus, yrittäjille, jotka eivät käytä erillistä verotunnusta).

Lomake W-9 pyytää myös sen täyttäjää todistamaan, että he eivät ole varmuuskopioinnin kohteena. Useimmat veronmaksajat eivät ole, mutta jos ovat, riippumattoman urakoitsijan palkkaavan yrityksen on pidätettävä veroa tulovero kyseisen urakoitsijan palkasta kiinteämääräisenä 24% (verovuosina 2018–2025) ja lähetä se IRS: lle.

Koska lomake W-9 edellyttää verotunnuksen tai sosiaaliturvatunnuksen luettelointia, sekä sen täyttäjä että yritys täytetyn lomakkeen vastaanottamisen on suojattava sitä huolellisesti lähetyksen aikana ja vastaanottamisen jälkeen suojatakseen henkilöllisyydeltä varkaus.

Kun sinun ei pitäisi täyttää W-9

Riippumattoman urakoitsijan, joka vastaanottaa odottamattoman W-9: n, tulisi epäröidä ennen sen täyttämistä ja tutkia, onko pyynnön esittäjällä perusteltu syy pyytää tätä lomaketta. Rahoituslaitokset käyttävät joskus lomaketta W-9 pyytääkseen asiakkaalta tietoja, kun heidän on ilmoitettava osingoista tai koroista.Ole varovainen: Rahoituslaitoksella pitäisi todennäköisesti olla jo verotunnuksesi tilin avaamisen yhteydessä.

Toinen tilanne, jossa sinun pitäisi epäröidä ennen lomakkeen W-9 täyttämistä, on se, jos yritys pyytää sinua näin on työnantajasi, ja sinut on tarkoitus luokitella työntekijäksi, ei itsenäiseksi urakoitsijaksi. Ero on merkittävä.

Työntekijä vai itsenäinen urakoitsija?

Jos olet työntekijä, työnantaja pidättää tuloverot, pidättää ja maksaa sosiaaliturva- ja Medicare -verot sekä maksaa työttömyysveron palkastasi. Jos olet itsenäinen urakoitsija, se ei onnistu. Tämä tarkoittaa, että olet vastuussa työnantajan osuudesta sosiaaliturva- ja Medicare -veroista ja et ole oikeutettu työttömyyskorvaukseen, jos sinut lomautetaan.

Häikäilemätön tai taloudellisesti vaikeuksissa oleva työnantaja voi yrittää luokitella työntekijän itsenäiseksi urakoitsijaksi säästääkseen rahaa. Jos sinut luokitellaan itsenäiseksi urakoitsijaksi, työnantajasi verosäästöt tulevat taskustasi itsenäisen ammatin harjoittamisen verona. Sinusta tulee myös vastuussa arvioitujen verojen laskemisesta ja maksamisesta neljä kertaa vuodessa ja Aikataulun C täyttäminen kun teet vuosittaisen veroilmoituksen.

Ei ole aina selvää, onko työntekijä työntekijä vai itsenäinen urakoitsija, mutta yleensä sitä enemmän Jos yrityksellä on valvonta siitä, mitä työntekijät tekevät ja miten he tekevät, sitä todennäköisemmin he ovat työntekijät. Jos Spidey -aistisi alkaa pistelyä, kun joku, joka palkkasi sinut, kutsuu sinua itsenäiseksi urakoitsijaksi, se on hyvä merkki, ja sinun pitäisi tutkia tilannetta tarkemmin. Aloita tarkistamalla IRS keskusteli näiden kahden erosta. Jos olet työntekijä, sinun tulee täyttää lomake W-4, ei lomake W-9.

Tässä on esimerkki siitä, milloin työnantaja voi laillisesti muuttaa asemasi työntekijästä itsenäiseksi urakoitsijaksi. Olet tietokoneohjelmoija ja sinun on tultava toimistoon kello 9.00–18.00 maanantaista perjantaihin. Yritys tarjoaa työpöytäsi ja tietokoneesi.

Ensi kuusta alkaen sinun on toimitettava tietokoneesi. Voit työskennellä kotoa tai mistä tahansa syrjäisestä sijainnista, ja voit suorittaa työn milloin tahansa haluat, kunhan tehtäväsi suoritetaan aikataulussa ja vastaat työhön liittyviin puheluihin ja sähköposteihin aika.

W-9 FAQ

Mistä tiedän, joudunko varmuuskopioimaan?

Onko IRS lähettänyt sinulle kirjeen, jossa kerrotaan, että olet pakollinen varojen pidättäminen? Tämä olisi voinut tapahtua, jos et olisi ilmoittanut kaikkia korkojasi ja osinkojasi edellisessä veroilmoituksessa. Jos et ole saanut tätä kirjettä ja jos annat verotunnuksesi lomakkeen W-9 pyynnön esittäjälle, sinua ei peritä varmuuskopiointia. Jos sinulta peritään varmuuskopiointi, yliviivata lomakkeen W-9 toisen osan kaksi kohtaa ennen sen lähettämistä.

Mikä on turvallisin tapa lähettää lomake W-9?

Jos voit luovuttaa asiakirjan henkilökohtaisesti, se on ihanteellinen. Muussa tapauksessa yksi vaihtoehto on käyttää ilmaista verkkopalvelua täytetyn lomakkeen W-9 salaamiseen ja lähettää se turvallisesti pyynnön esittäjälle. Voit myös käyttää salattua tiedostonjakopalvelua.

Toinen vaihtoehto on lähettää se palvelun, kuten FedExin, UPS: n tai postipalvelun, kautta, mutta ei ole takeita siitä, että lomakkeesi ei katoa, varasteta tai sitä ei käsitellä kuljetuksen aikana.

Ei myöskään ole takeita siitä, että vastaanottaja säilyttää lomakkeen turvallisesti, vaikka lähetät sen turvallisesti, joten sinun kannattaa kysyä asiasta etukäteen.

Onko yritykseni vapautettu yhteisö?

Jos olet yksinyrittäjä, se ei todennäköisesti ole. Jos se on yritys, se voi olla, jos se täyttää IRS: n verovapauden.

Minulla on sekä työnantajan tunnusnumero (EIN) että sosiaaliturvatunnus. Mikä numero minun pitäisi kirjoittaa lomakkeeseen?

Jos olet yksinyrittäjä, voit kirjoittaa kumman tahansa. Jos yrityksesi on yritys, joka on luokiteltu yhtiöksi tai kumppaniksi, käytä yrityksen EIN -tunnusta. Jos yrityksesi on yksijäseninen LLC, joka on huomiotta jätetty kokonaisuus, kirjoita SSN tai EIN (ei yhteisön EIN).

Voinko kieltäytyä täyttämästä lomaketta W-9?

Varma. Jos kieltäytyt vastaamasta perusteltuun pyyntöön, asiakkaasi pidättää 24%verot palkastasi.Kirjanpito -osasto saattaa myös tuntea sinulle kipua ja kehottaa yhteyshenkilöäsi kieltäytymään tekemästä liiketoimintaa kanssasi. Yrityksillä on IRS: ltä suuri velvollisuus hankkia täytetty lomake W-9 keneltä tahansa, jolle he maksavat 600 dollaria tai enemmän vuoden aikana. Laiminlyönti voi johtaa sakkoihin.

Jos luulet, että lomakkeen pyytäjällä ei ole yritystä, joka sitä pyytää, kieltäytyminen on luultavasti hyvä idea. Jos olet huolissasi, kysy verottajalta, mitä sinun pitäisi tehdä.

Kuka asiakkaan lisäksi voi pyytää minua täyttämään lomakkeen W-9?

Pankki, välitysyritys, luottolaitos, joka on peruuttanut velkasi, tai voittajan voittaja voi kysyä.Jos olet vieraana Ellenissä hänen 12 päivän arpajaiset -kampanjan aikana ja keskusteluohjelmien tuottajat pyytävät sinua täyttämään W-9 ennen lähtöäsi, on turvallista olettaa, että pyyntö on oikeutettu. Jos saat sähköpostiviestin, jossa kerrot, että olet voittanut palkinnon kilpailusta, jonka et muista osallistuvasi, et ehkä halua antaa tälle henkilölle W-9.

Varo W-9-tietojenkalasteluhuijauksia. Jos saat sähköpostiviestin lomakkeesta W-9 etkä ole varma, onko se laillinen, ota yhteyttä oletettu lähettäjä puhelimitse (äläkä käytä puhelinnumeroa epäilyttävässä sähköpostiviestissä) kysyäksesi pyyntöä on voimassa. Hyökkääjät ovat hienostuneita ja voivat saada viestin näyttämään siltä kuin se olisi tullut pankiltasi tai jopa asiakkaaltasi. Ja jos saat sähköpostin IRS: ltä, se on ehdottomasti tietojenkalasteluyritys, ja sinun on välitettävä sähköposti osoitteeseen [email protected]. Verohallinto ei aloita yhteyttä veronmaksajiin sähköpostitse.

Bottom Line

W-9-lomakkeet ovat riippumattomille urakoitsijoille, joita kutsutaan myös freelancereiksi. On tärkeää täyttää lomake oikein - mutta vain jos olet varma, että lomake on oikea ja pyyntö on laillinen.