Comprendre les « per diem »

« Per diem » ou taux journalier est un montant fixe de remboursement versé aux employés pour l'hébergement, les repas et les frais accessoires quotidiens encourus lors de déplacements professionnels. Les tarifs sont fixés chaque année par la General Services Administration (GSA) pour les destinations à l'intérieur des États-Unis continentaux; les taux non étrangers (par exemple, Alaska, Hawaï, Porto Rico et Guam) sont fixés par le ministère de la Défense et les taux étrangers (partout en dehors des États-Unis et de leurs territoires) sont établis par l'État Département.

Si vous voyagez pour affaires ou avez des employés qui voyagent, il est important de comprendre les indemnités journalières, qui offre une alternative au remboursement basé sur des notes de frais détaillées et nécessite moins d'élaboration Tenue de livre compte. Ici, nous répondons aux questions que vous pourriez vous poser sur les indemnités journalières, leur fonctionnement et ce qu'elles impliquent sur le plan fiscal.

Que couvre l'indemnité journalière?

La GSA répartit les tarifs journaliers en deux catégories:

• Repas et frais accessoires (M&IE)
• Hébergement

Repas et frais accessoires

La catégorie repas et faux frais (M&IE) couvre tous les repas (petit-déjeuner, déjeuner et dîner), le service en chambre, la blanchisserie, le séchage nettoyage, repassage des vêtements et frais et pourboires pour les personnes qui fournissent des services, tels que les serveurs de nourriture et les bagages transporteurs.Les tarifs journaliers pour les repas varient selon l'emplacement et sont classés en six niveaux.

Les grandes villes ont généralement le niveau d'indemnité journalière maximum de 76 $; les petites villes qui accueillent d'importants voyages d'affaires ont des indemnités journalières qui se situent entre les niveaux 2 et 5 (56 $ à 71 $). Les zones qui ne sont généralement pas visitées par les voyageurs d'affaires auront le tarif minimum de 55 $.

Frais d'hébergement

La catégorie d'hébergement couvre l'hébergement pour les nuitées, comme les hôtels, les motels, les auberges, les centres de villégiature et les appartements. Un taux journalier distinct est fixé pour le M&IE et l'hébergement pour chaque emplacement. Par exemple, pour l'exercice 2020, les tarifs journaliers pour Atlanta varient entre 157 $ et 156 $ pour l'hébergement et 66 $ pour M&IE.Pour Chicago, les tarifs d'hébergement varient entre 125 $ et 229 $, selon le mois, et le per diem M&IE est de 76 $.

Pourquoi les tarifs diffèrent selon l'emplacement

Les tarifs journaliers sont basés sur la coût de la vie. Les tarifs journaliers dans les grandes villes, telles que Chicago, New York et Los Angeles, sont plus élevés que dans les régions non métropolitaines, car les biens et services dans les grandes villes sont généralement plus chers. Les tarifs d'hébergement peuvent également varier d'un mois à l'autre en fonction des l'offre et la demande.Le per diem d'hébergement le plus élevé à New York, par exemple, coïncide avec l'automne, la saison qui attire le plus de touristes et de voyageurs d'affaires.Les tarifs journaliers sont mis à jour annuellement et entrent en vigueur le 1er octobre. 1, le premier jour de l'exercice financier du gouvernement fédéral.

Trouver des tarifs pour chaque emplacement

Demandez à votre employeur Ressources humaines ou le service de comptabilité pour des tarifs spécifiques, ou recherchez les informations en visitant le Site Web de l'AGS, où vous pouvez rechercher par ville, état ou code postal pour l'exercice en cours (oct. du 1er au sept. 30). Si vous souhaitez afficher l'année fiscale suivante ou toute autre année depuis 1997, recherchez par état et sélectionnez l'année appropriée dans le menu déroulant. Cliquez sur « Trouver les tarifs journaliers » pour afficher les résultats, qui sont ventilés par destination principale, comté, hébergement maximum par mois et repas et dépenses accessoires (M&IE).

Si vous recherchez une zone qui n'est pas couverte par les tableaux GSA (par exemple, Hawaï, qui ne fait pas partie des États-Unis continentaux), deux liens apparaîtront qui vous dirigeront vers le site Web approprié: le ministère de la Défense pour les voyages à l'étranger (Alaska, Hawaï, Porto Rico et Guam) et le Département d'État pour tous les voyages étrangers destinations.

Le taux journalier standard

Un taux standard de 55 $ par jour pour M&IE et un taux standard de 96 $ par jour pour l'hébergement (l'exercice 2020) s'applique à tout emplacement qui n'a pas de taux spécifié dans les tableaux de la GSA. Cela est vrai pour tous les États des États-Unis continentaux.

Utilisation par l'employeur des taux GSA

Alors que la plupart des entreprises utilisent les taux journaliers fixés par la GSA, elles peuvent utiliser des méthodes de remboursement alternatives. Par exemple, les employeurs peuvent utiliser la méthode IRS high-low, qui établit un taux forfaitaire journalier pour emplacements à coût élevé (par exemple, New York, Chicago et le district de Columbia) et un taux forfaitaire pour tous les autres Emplacements. Pour les voyages à partir du oct. Le 1er janvier 2019, le tarif est de 297 $ (71 $ si M&IE uniquement) pour un voyage dans toute zone à coût élevé et de 200 $ (60 $ M&IE) pour un voyage vers tout autre endroit dans la zone continentale des États-Unis.

Taxes sur les remboursements d'indemnités journalières

Indemnités journalières ne sont pas considérés comme des salaires – et ne sont donc pas imposables – pourvu qu'ils remplissent certaines conditions. Vous serez soumis à des taxes si l'une des conditions suivantes est vraie:

• Le paiement est supérieur au taux journalier fédéral autorisé
• Vous n'avez pas déposé de note de frais auprès de votre employeur
• Votre note de frais n'incluait pas la date, l'heure, le lieu, le montant et l'objet commercial de la dépense
• Votre employeur vous a donné une indemnité journalière et n'a pas exigé de rapport de dépenses.

Si l'une des situations ci-dessus est vraie, votre indemnité journalière sera considérée comme un salaire et sera sujette à impôt sur le revenuretenue et les charges sociales.Le montant sera déclaré par votre employeur sur votre Formulaire W-2. Si c'est juste que votre indemnité journalière était supérieure au taux d'indemnité journalière fédérale admissible, seul le montant excédentaire sera considéré comme un salaire.

Pour justifier votre voyage et les dépenses connexes, vous devrez tenir un journal qui comprend les jours où vous avez voyagé pour affaires, où vous êtes allé et le des fins commerciales du voyage. Remarque: si votre voyage d'affaires dure plus d'un an au même endroit, même s'il s'agit de deux missions distinctes ou plus, vous n'êtes peut-être pas éligible à l'impôt. exemption en vertu des règles fiscales sur les indemnités journalières.Pour éviter des conséquences fiscales défavorables, consultez votre conseiller fiscal avant d'entreprendre un long voyage d'affaires.

Per Diem comme alternative salariale

Étant donné que les indemnités journalières ne sont pas imposables, certaines personnes peuvent soulever la question: « Puis-je accepter un salaire inférieur avec indemnité journalière au lieu d'un salaire plus élevé sans indemnité journalière? indemnité journalière ?" La réponse est « non ». diem.

La ligne de fond

Les indemnités journalières permettent de rembourser les employés qui voyagent à des fins professionnelles. Les tarifs varient selon l'emplacement et la période de l'année et sont répartis en deux catégories: hébergement et repas et frais accessoires (M&IE). Tant que vos paiements ne dépassent pas le taux d'indemnité journalière fédéral maximal, ils ne sont pas imposables; si les indemnités journalières dépassent les limites fédérales, tout excédent sera imposé comme revenu ordinaire.

Les taux d'indemnités journalières peuvent changer chaque année et les lois fiscales sur les indemnités journalières peuvent être compliquées. Consultez un fiscaliste qualifié si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la politique d'indemnités journalières de votre entreprise.