Comprendre le grand livre et le grand livre Journal général

Journaux généraux vs. Grands livres: un aperçu

Lorsqu'il s'agit de suivre les finances d'une entreprise, un double saisie système comptable qui utilise à la fois un grand livre général et un général journal est sans doute la meilleure méthode pour suivre les données financières globales d'une entreprise et assurer le bon fonctionnement et la rentabilité des opérations.

Afin de vraiment comprendre comment un tel système de enregistrement comptable travaux, il faut d'abord apprécier les différentes fonctions associées à ces deux composantes clés: les grands livres et les journaux généraux.

Journaux généraux

Simplement défini, le journal général fait référence à un livre d'écritures originales, dans lequel comptables et comptables enregistrer les transactions commerciales brutes, en fonction de la date à laquelle les événements se produisent. Un journal général est le premier endroit où les données sont enregistrées, et chaque page de l'article comporte des colonnes de division pour les dates, les numéros de série, ainsi que les enregistrements de débit ou de crédit.

Certaines organisations tiennent des journaux spécialisés, tels que des journaux d'achats ou des journaux de ventes, qui n'enregistrent que des types spécifiques de transactions.

Une fois qu'une transaction est enregistrée dans un journal général, les montants sont ensuite enregistrés dans les comptes appropriés, tels que les comptes débiteurs, l'équipement et les transactions en espèces.

Grands livres

Un grand livre général est un livre ou un fichier que les comptables utilisent pour enregistrer tous les comptes pertinents. Le grand livre suit cinq éléments comptables importants: les actifs, les passifs, le capital du propriétaire, les revenus et les dépenses.

Les transactions qui apparaissent d'abord dans les journaux sont ensuite enregistrées dans les comptes du grand livre. Ensuite, compte soldes sont calculés et transférés du grand livre à un balance de vérification avant d'apparaître sur les états financiers officiels d'une entreprise.

Chaque poste comptable est affiché sous la forme d'un tableau en forme de T à deux colonnes. Le comptable place généralement le titre du compte en haut du « T » et enregistre débit les entrées sur le côté gauche et les entrées de crédit sur la droite. Le grand livre affiche parfois des colonnes supplémentaires pour des détails tels que la description de la transaction, la date et le numéro de série.

Considérations particulières

Aujourd'hui, la plupart des organisations utilisent un logiciel de comptabilité pour enregistrer les transactions dans les grands livres et dans les journaux, ce qui a considérablement rationalisé ces activités de tenue de dossiers de base. En fait, la plupart des logiciels de comptabilité maintiennent désormais un référentiel central où les entreprises peuvent enregistrer simultanément les écritures du grand livre et du journal. Ces avancées technologiques rendent l'enregistrement des transactions plus facile et moins fastidieux, et vous n'avez pas besoin de gérer chaque livre de comptes séparément. La personne qui saisit les données dans n'importe quel module du logiciel de comptabilité ou de tenue de livres de votre entreprise peut même ne pas être au courant de ces référentiels. Dans bon nombre de ces applications logicielles, la personne chargée de la saisie des données n'a qu'à cliquer sur un menu déroulant pour saisir une transaction dans un grand livre ou un journal.