Définition du journal des décaissements

Qu'est-ce qu'un journal des décaissements en espèces?

Un journal des décaissements est un enregistrement tenu par les comptables internes d'une entreprise qui détaille toutes les dépenses financières d'une entreprise avant que ces paiements ne soient enregistrés dans le grand livre général. Sur une base mensuelle, ces journaux sont rapprochés avec les comptes du grand livre, qui sont ensuite utilisés pour créer États financiers pour les périodes comptables régulières.

Comprendre un journal des décaissements

Généralement maintenus par un logiciel de comptabilité, ces journaux contiennent des informations essentielles telles que le montant du décaissement, le numéro de chèque, le type de transaction, le bénéficiaire, le payeur et la note de service. Mais certaines entreprises enregistrent d'autres détails importants, tels que les remises sur les articles en vrac achetés. Différents types de dépenses peuvent être répertoriés dans différentes colonnes ou recevoir des codes distincts.

Les gestionnaires de journaux doivent être attentifs aux détails et enregistrer méticuleusement chaque transaction pour éviter que les espèces ne soient mal acheminées ou détournées. De plus, les journaux des décaissements peuvent aider les propriétaires d'entreprise à gestion de la trésorerie en fournissant des images claires des dépenses d'inventaire, des salaires, des coûts de location et d'autres dépenses externes. Ces données peuvent être cruciales pour prendre de bonnes décisions commerciales à l'avenir.

Un journal des décaissements indiquera à un propriétaire d'entreprise si plus d'argent sort de l'entreprise qu'il n'y entre et vice versa, leur permettant de faire des ajustements à l'entreprise pour s'assurer qu'il y a toujours un flux de trésorerie.

Un décaissement en espèces enregistrera tout transfert d'espèces, pas seulement celui d'espèces physiques. Cela comprend les chèques et les virements électroniques de fonds ou tout autre équivalent en espèces.

Structure du journal des décaissements

Le journal des décaissements contient une variété de colonnes pour enregistrer les sorties de fonds de l'entreprise. Les colonnes comprennent la date de chaque paiement en espèces, les détails de l'autre compte du grand livre impacté, le numéro de chèque émis par l'entreprise, le montant total des espèces versées, le compte de contrôle du crédit, qui indique le montant déduit du compte du créancier, les impôts payés et des colonnes spéciales qui identifient le type de transaction, comme la publicité, les salaires, etc.

Chacune de ces colonnes est ensuite additionnée à la fin de la période de journalisation pour arriver à une somme totale. Ces informations sont ensuite transférées au grand livre.

Exemple de journal des décaissements

Supposons que dans un mois, la société ABC achète une machine au fabricant BZY pour 5 000 $ et loue un camion à Rental Trucks pour 500 $. L'entreprise devra créditer ses soldes de trésorerie et débiter les comptes correspondants. Le journal de caisse ressemblerait à quelque chose comme ça.

Date	type d'achat	Bénéficiaire	Crédit en espèces	Autre débit
6/5/21	Achat de machines	Fabricant BZY	$5,000	$5,000
6/12/21	Location de camions	Camions de location	$500	$500
Total	$5,500	$5,500

C'est un exemple très simpliste mais qui montrerait comment les transactions sont enregistrées. Le montant en espèces doit être enregistré sous le compte de crédit en espèces et le même montant doit être débité d'un compte correspondant. Selon le type, ce compte peut être un inventaire compte ou tout autre compte de bilan traditionnel. Dans ce cas, il a été mis dans un compte de catégorie "autre".

Pour chaque type d'entreprise, un journal des décaissements sera très différent. Le journal des décaissements d'un détaillant comprendrait l'inventaire, les comptes débiteurs, les comptes créditeurs, les salaires et les traitements. Un fabricant peut avoir tous ces éléments, mais également des comptes pour matières premières les coûts d'achat et de production. Une entreprise de logiciels ne peut avoir que des salaires et des coûts de matériel (informatique).

Quel que soit le type d'entreprise, un propriétaire d'entreprise doit utiliser un journal des décaissements chaque fois que des espèces sont décaissées pour garder une trace de l'endroit où l'argent est dépensé. Il s'agit d'un outil essentiel pour le succès de toute entreprise ainsi que pour s'assurer que toutes les informations fournies au Service des impôts (IRS) est correct au moment des impôts.