Qu'est-ce qu'un formulaire W-9 et comment est-il utilisé? Un guide

Les entreprises utilisent Formulaire IRS W-9, Demande de numéro d'identification fiscale et de certification, pour obtenir des informations auprès des fournisseurs qu'ils embauchent en tant qu'entrepreneurs indépendants (également appelés pigistes).Lorsqu'une entreprise paie 600 $ ou plus à un entrepreneur au cours d'une année d'imposition, elle doit déclarer ces paiements à l'Internal Revenue Service (IRS), en utilisant une déclaration de renseignements appelée Formulaire 1099-MISC.Les entreprises utilisent le nom, l'adresse et le numéro de sécurité sociale ou Numéro d'identification fiscale les entrepreneurs fournissent sur le formulaire W-9 pour remplir cette déclaration de renseignements. Ni l'expéditeur ni le destinataire ne doivent envoyer une copie à l'IRS.

Les entreprises qui embauchent des entrepreneurs indépendants ne retiennent pas d'impôt sur le revenu et ne paient pas d'impôts sur l'assurance-maladie ou la sécurité sociale pour leurs entrepreneurs indépendants, comme ils le font pour leurs employés. Au lieu de cela, les entrepreneurs sont responsables de ces obligations. Cependant, l'IRS veut toujours savoir combien ces entrepreneurs ont reçu pour s'assurer qu'ils paient les impôts qu'ils doivent, et

il utilise le formulaire 1099-MISC pour recueillir ces informations.Les entreprises n'envoient pas le formulaire W-9 à l'IRS.

Informations requises sur le formulaire W-9

Le formulaire W-9 demande le nom de l'entrepreneur indépendant, le nom commercial (s'il est différent), l'entité commerciale (entreprise individuelle, Partenariat, société C, S corporation, fiducie/succession, société à responsabilité limitée ou « autre ») et le numéro d'identification fiscale de l'entreprise (ou numéro de sécurité sociale, pour les propriétaires uniques qui n'utilisent pas de numéro d'identification fiscale distinct).

Le formulaire W-9 demande également à la personne qui le remplit de certifier qu'elle n'est pas soumise à la retenue à la source. La plupart des contribuables ne le sont pas, mais s'ils le sont, l'entreprise qui embauche l'entrepreneur indépendant devra retenir l'impôt sur le revenu du salaire de cet entrepreneur à un taux forfaitaire de 24 % (pour les années d'imposition 2018-2025) et l'envoyer à l'IRS.

Comme le formulaire W-9 exige l'inscription d'un numéro d'identification fiscale ou d'un numéro de sécurité sociale, la personne qui le remplit et l'entreprise la réception du formulaire rempli doit le garder soigneusement pendant la transmission et après réception pour protéger contre l'identité vol.

Quand vous ne devriez pas remplir un W-9

Un entrepreneur indépendant qui reçoit un W-9 inattendu doit hésiter avant de le remplir et rechercher si le demandeur a une raison légitime de demander ce formulaire. Les institutions financières utilisent parfois le formulaire W-9 pour demander des informations à un client lorsqu'elles doivent déclarer des dividendes ou des intérêts.Attention ici: l'institution financière devrait probablement déjà avoir votre numéro d'identification fiscale depuis l'ouverture du compte.

Une autre situation dans laquelle vous devriez hésiter avant de remplir le formulaire W-9 est si l'entreprise qui vous demande de faites-le est votre employeur et vous êtes censé être classé comme un employé, et non comme un entrepreneur indépendant. La différence est substantielle.

Employé ou entrepreneur indépendant?

Si vous êtes un employé, votre employeur retiendra l'impôt sur le revenu, retiendra et paiera les taxes de sécurité sociale et d'assurance-maladie et paiera l'impôt sur le chômage sur votre salaire. Si vous êtes un entrepreneur indépendant, ce ne sera pas le cas. Cela signifie que vous serez responsable de la part de l'employeur des taxes de sécurité sociale et d'assurance-maladie, et que vous n'aurez pas droit à une indemnité de chômage si vous êtes licencié.

Un employeur sans scrupules ou en difficulté financière pourrait essayer de classer un employé comme entrepreneur indépendant pour économiser de l'argent. Si vous êtes classé comme entrepreneur indépendant, les « économies » d'impôt de votre employeur sortiront de votre poche en tant qu'impôt sur le travail indépendant. Vous serez également responsable du calcul et du paiement de vos impôts estimés quatre fois par an et remplir l'annexe C lorsque vous produisez votre déclaration de revenus annuelle.

Il n'est pas toujours clair si un travailleur est un employé ou un entrepreneur indépendant, mais en général, plus contrôle que l'entreprise a sur ce que les travailleurs font et comment ils le font, plus il est probable qu'ils soient employés. Si votre sens Spidey commence à picoter lorsque quelqu'un qui vous a embauché vous appelle un entrepreneur indépendant, c'est un bon signe, et vous devriez enquêter davantage sur la situation. Commencez par revoir le Discussion de l'IRS sur la différence entre les deux. Si vous êtes salarié, vous devez remplir le formulaire W-4, pas le formulaire W-9.

Voici un exemple de cas où un employeur pourrait légitimement changer votre statut d'employé à entrepreneur indépendant. Vous êtes programmeur informatique et vous devez vous présenter au bureau de 9 h à 18 h, du lundi au vendredi. L'entreprise fournit votre bureau et votre ordinateur.

À partir du mois prochain, vous devrez fournir votre ordinateur. Vous pourrez travailler à domicile ou dans n'importe quel endroit éloigné de votre choix, et vous pourrez terminer le travail à n'importe quelle heure. vous voulez, tant que vos missions sont terminées dans les délais et que vous répondez aux appels téléphoniques et aux e-mails liés au travail sur temps.

FAQ W-9

Comment savoir si je suis soumis à une retenue à la source?

L'IRS vous a-t-il envoyé une lettre vous informant que vous êtes soumis à retenue de sauvegarde? Cela aurait pu se produire si vous n'aviez pas déclaré tous vos intérêts et dividendes dans une déclaration de revenus précédente. Si vous n'avez pas reçu cette lettre et si vous fournissez votre numéro d'identification fiscale au demandeur du formulaire W-9, vous n'êtes pas soumis à la retenue à la source. Si vous êtes soumis à une retenue à la source, rayez l'élément deux de la deuxième partie du formulaire W-9 avant de le soumettre.

Quel est le moyen le plus sûr de soumettre le formulaire W-9?

Si vous pouvez remettre le document en personne, c'est idéal. Sinon, une option consiste à utiliser un service en ligne gratuit pour crypter votre formulaire W-9 rempli et l'envoyer par courrier électronique en toute sécurité au demandeur. Vous pouvez également utiliser un service de partage de fichiers crypté.

Une autre option consiste à l'envoyer via un service tel que FedEx, UPS ou le service postal, bien qu'il n'y ait aucune garantie que votre formulaire ne sera pas perdu, volé ou falsifié en transit.

Il n'y a également aucune garantie que le destinataire stockera le formulaire en toute sécurité même si vous l'envoyez en toute sécurité, vous pouvez donc vous renseigner à l'avance.

Mon entreprise est-elle une entité exonérée?

Si vous êtes un propriétaire unique, ce n'est probablement pas le cas. S'il s'agit d'une société, cela pourrait l'être, si elle se qualifie pour le statut d'exonération fiscale de l'IRS.

J'ai à la fois un numéro d'identification d'employeur (EIN) et un numéro de sécurité sociale. Quel numéro dois-je saisir sur le formulaire?

Si vous êtes un propriétaire unique, vous pouvez entrer l'un ou l'autre. Si votre entreprise est une LLC classée comme une société ou un partenariat, utilisez l'EIN de l'entité. Si votre entreprise est une LLC à membre unique qui est un entité ignorée, entrez votre SSN ou EIN (pas l'EIN de l'entité).

Puis-je refuser de remplir le formulaire W-9?

Sûr. Si vous refusez en réponse à une demande légitime, votre client retiendra des impôts sur votre paie à un taux de 24%.Le service de comptabilité pourrait également vous trouver une douleur et dire à votre contact de refuser de faire d'autres affaires avec vous. Les entreprises ont une lourde obligation de la part de l'IRS d'obtenir un formulaire W-9 rempli de toute personne à qui elles paient 600 $ ou plus au cours de l'année. Le non-respect peut entraîner des amendes.

Si vous pensez que la personne qui demande le formulaire n'a pas à le demander, le refus est probablement une bonne idée. Si vous êtes inquiet, demandez à un fiscaliste ce que vous devez faire.

À part un client, qui pourrait me demander de remplir le formulaire W-9?

Une banque, une société de courtage, un établissement de crédit qui a annulé une dette que vous avez ou l'émetteur d'un prix que vous avez gagné pourraient tous vous le demander.Si vous êtes l'invité de "Ellen" pendant sa promotion "12 jours de cadeaux", et que les producteurs de talk-show vous demandent de remplir un W-9 avant de partir, il est prudent de supposer que la demande est légitime. Si vous recevez un e-mail indiquant que vous avez gagné un prix pour un concours auquel vous ne vous souvenez pas avoir participé, vous ne voudrez peut-être pas donner un W-9 à cette personne.

Méfiez-vous des escroqueries par hameçonnage W-9. Si vous recevez une demande par courrier électronique pour un formulaire W-9 et que vous n'êtes pas sûr qu'il soit légitime, contactez le expéditeur supposé par téléphone (et n'utilisez aucun numéro de téléphone dans l'e-mail suspect) pour demander si la demande est valable. Les attaquants sont sophistiqués et peuvent donner l'impression qu'un message vient de votre banque ou même de votre client. Et si vous recevez un e-mail de l'IRS, il s'agit certainement d'une tentative de phishing, et vous devez transférer l'e-mail à [email protected]. L'IRS n'établit pas de contact avec les contribuables par courrier électronique.

La ligne de fond

Les formulaires W-9 sont destinés aux entrepreneurs indépendants, également appelés pigistes. Il est important de remplir le formulaire correctement, mais seulement si vous êtes sûr que c'est le bon formulaire à soumettre et que la demande est légitime.