Pourquoi le rapprochement est-il important en comptabilité ?

Réconciliation est un processus comptable fondamental qui garantit que l'argent réel dépensé ou gagné correspond à l'argent qui sort ou entre dans un compte à la fin d'un fiscal point final.

Le rapprochement des comptes est une activité particulièrement importante pour les entreprises et les particuliers car c'est l'occasion de vérifier frauduleux activité et d'empêcher état financier les erreurs. Le rapprochement est généralement effectué à intervalles réguliers, par exemple mensuels ou trimestriels, dans le cadre des procédures comptables normales.

Comment fonctionne la réconciliation

À la fin de chaque mois et trimestre d'exercice, il est de bonne pratique de rapprocher un compte. Lors du rapprochement d'un compte, les entreprises et les particuliers vérifient que chaque transaction correspond au bon solde de clôture du compte. En règle générale, il existe deux manières de rapprocher un compte: l'examen des documents et l'examen des analyses.

Examen de la documentation

Le processus d'examen de la documentation compare le montant de chaque transaction avec le montant indiqué comme entrant ou sortant dans le compte correspondant. Par exemple, supposons qu'une personne responsable conserve tous ses reçus de carte de crédit mais remarque plusieurs nouveaux frais sur la facture de carte de crédit qu'elle ne reconnaît pas. Peut-être que les frais sont minimes et que la personne les néglige en pensant qu'il s'agit de dépenses de déjeuner, par exemple.

A la fin du mois, le titulaire du compte vérifie les transactions sur la facture de carte de crédit avec son crédit reçus de carte et découvre qu'ils n'ont pas de reçus pour certains des frais de déjeuner supposés qui apparaissent sur le facture.

Parce que l'individu est méticuleux quant à la conservation des reçus, il appelle la carte de crédit pour contester les montants. Après enquête, il s'avère que la carte de crédit a été compromise par un criminel qui a pu obtenir les informations de l'entreprise et débiter la carte de crédit de l'individu. L'individu est remboursé pour les frais incorrects, la carte est annulée et l'activité frauduleuse arrêtée.

Examen analytique

L'approche d'examen analytique peut également révéler une activité frauduleuse ou bilan les erreurs. Dans ce cas, les entreprises estiment le montant qui devrait figurer dans les comptes en fonction des niveaux d'activité des comptes précédents.

Par exemple, la société d'investissement immobilier ABC achète environ cinq immeubles par exercice fiscal en fonction des niveaux d'activité précédents. L'entreprise rapproche ses comptes chaque année pour vérifier les écarts. Cette année, le montant estimé du solde attendu du compte est considérablement réduit.

Sur la base des activités comptables et des achats antérieurs, l'estimation des comptes créditeurs devrait être de 5 millions de dollars. Le solde réel des comptes créditeurs est de 48 millions de dollars pour l'année, ce qui constitue un écart majeur dans le bilan.

Le comptable de la société ABC examine le bilan et constate que le comptable a inscrit un zéro supplémentaire à la fin de ses comptes fournisseurs par accident. Le comptable ajuste le comptes à payer à 4,8 millions de dollars, ce qui correspond au montant approximatif des comptes créditeurs estimatifs.

Raisons de rapprocher les relevés bancaires

Le rapprochement bancaire est une tâche très importante pour toute entreprise. Pour les petites entreprises, l'objectif principal du rapprochement de votre relevé bancaire est de s'assurer que le solde enregistré de votre entreprise et le solde enregistré de la banque correspondent. Il vous aide également à gérer et à surveiller votre trésorerie.

Voici quelques autres raisons pour lesquelles les entreprises doivent rapprocher leur relevé bancaire chaque mois:

• Identifier la fraude: Les signes de fraude doivent être votre première priorité lors du rapprochement des transactions sur votre compte bancaire. Par exemple, les chèques légitimes que vous avez émis ont-ils été dupliqués ou modifiés? Des chèques ont-ils été émis sans autorisation? Y a-t-il eu des transferts non autorisés hors du compte? Le compte a-t-il des dépôts manquants ?
• Valider la saisie des données: Le rapprochement de vos relevés bancaires vous permet d'identifier d'éventuelles irrégularités, telles que la saisie de montants erronés, des écritures en double et d'autres erreurs de saisie de données.
• Confirmer l'exactitude des états financiers: C'est rare, mais les banques peuvent faire des erreurs. Le rapprochement de vos relevés bancaires est une façon de confirmer que votre relevé financier correspond à celui de votre banque.
• Déclaration fiscale précise: Afin de générer une déclaration fiscale correcte, vous devez rapprocher vos relevés bancaires.
• Contrôle le vol: La réconciliation de vos relevés bancaires peut également empêcher des employés ou d'autres personnes de voler votre entreprise.

En général, le rapprochement des relevés bancaires peut vous aider à identifier les transactions inhabituelles qui pourraient être causées par une fraude ou des erreurs comptables. Ce processus peut être fait de manière formelle ou informelle.

Cela est vrai pour les entreprises et les particuliers, qui doivent à la fois vérifier chaque transaction individuellement, en s'assurant que les montants correspondent parfaitement et, dans le cas contraire, en notant les différences qui nécessitent davantage enquête.

Conséquences du non rapprochement de votre relevé bancaire

S'il existe des différences entre les comptes et les montants, ces différences doivent être expliquées. Le rapprochement de vos relevés bancaires vous permet d'identifier les problèmes avant qu'ils ne deviennent incontrôlables.

Plus important encore, le rapprochement de vos relevés bancaires vous aide à détecter la fraude avant qu'il ne soit trop tard. Il est important de garder à l'esprit que les consommateurs bénéficient de plus de protections en vertu de la loi fédérale en ce qui concerne leurs comptes bancaires que les entreprises. Il est donc particulièrement important pour les entreprises de détecter très tôt toute activité frauduleuse ou suspecte. Elles ne peuvent pas toujours compter sur la banque pour couvrir les fraudes ou les erreurs sur leur compte.

La ligne de fond

Rapprocher vos relevés bancaires signifie simplement comparer vos dossiers financiers internes avec ceux qui vous sont fournis par votre banque. Ce processus est important car il garantit que vous pouvez identifier toutes les transactions inhabituelles causées par une fraude ou des erreurs comptables. En tant qu'entreprise, la pratique peut également vous aider à gérer vos flux de trésorerie et à repérer les inefficacités.

FAQ sur le rapprochement des relevés bancaires

Quelles sont les étapes pour rapprocher un relevé bancaire?

La première étape du rapprochement bancaire consiste à comparer le relevé des transactions et des soldes de votre entreprise à votre relevé bancaire mensuel. Assurez-vous de vérifier chaque transaction individuellement; si les montants ne correspondent pas exactement, ces différences devront faire l'objet d'une enquête plus approfondie.

Dans le cas où quelque chose ne correspond pas, vous devez suivre quelques étapes différentes. Premièrement, il existe des raisons évidentes pour lesquelles il peut y avoir des écarts dans votre compte. Si vous avez fait un chèque à un fournisseur et réduit le solde de votre compte dans vos systèmes internes en conséquence, votre banque peut afficher un solde plus élevé jusqu'à ce que le chèque arrive sur votre compte. De même, si vous vous attendiez à un paiement électronique dans un mois, mais qu'il n'a été effectué qu'un jour avant ou après la fin du mois, cela pourrait entraîner un écart.

Les vrais signes de fraude incluent les chèques non autorisés et les dépôts manquants.

Quel est le meilleur moment pour rapprocher un relevé bancaire?

Il est recommandé de rapprocher vos relevés bancaires au moins une fois par mois. Certaines entreprises avec un volume élevé ou celles qui travaillent dans des secteurs où le risque de fraude est élevé peuvent rapprocher leurs relevés bancaires plus souvent (parfois même quotidiennement).

Qu'est-ce qui apparaît sur un relevé de rapprochement bancaire?

Certaines entreprises créent un état de rapprochement bancaire pour documenter qu'elles rapprochent régulièrement les comptes. Ce document résume l'activité bancaire et commerciale, en conciliant le compte bancaire d'une entité avec ses registres financiers. Les états de rapprochement bancaire confirment que les paiements ont été traités et que les encaissements ont été déposés sur un compte bancaire.