वर्चुअल डेटा रूम (वीडीआर) परिभाषा
वर्चुअल डेटा रूम क्या है?
वर्चुअल डेटा रूम (वीडीआर), जिसे डील रूम के रूप में भी जाना जाता है, दस्तावेज़ भंडारण और वितरण के लिए एक सुरक्षित ऑनलाइन भंडार है। यह आम तौर पर कंपनी के दस्तावेज़ीकरण की समीक्षा, साझा और खुलासा करने के लिए विलय या अधिग्रहण से पहले की उचित परिश्रम प्रक्रिया के दौरान उपयोग किया जाता है।
चाबी छीन लेना
- वर्चुअल डेटा रूम, या वीडीआर, उन दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने के एक सुरक्षित तरीके के रूप में मौजूद हैं, जिनकी एक साथ कई लोगों को एक्सेस की आवश्यकता होती है।
- वीडीआर आमतौर पर व्यवसायों द्वारा उपयोग किया जाता है जब वे विलय कर रहे होते हैं, एक परियोजना पर काम कर रहे होते हैं, या अन्य संयुक्त उद्यम के लिए साझा डेटा तक पहुंच की आवश्यकता होती है।
- वीडीआर को भौतिक दस्तावेजों की तुलना में अधिक सुरक्षित माना जाता है क्योंकि पारगमन के दौरान नुकसान या दुर्घटनावश नष्ट होने का कोई जोखिम नहीं है।
- आम तौर पर, वीडीआर में कॉपी करना, प्रिंट करना और अग्रेषित करना जैसी क्रियाएं अक्षम होती हैं।
वर्चुअल डेटा रूम को समझना
वर्चुअल डेटा रूम ने भौतिक डेटा रूम को तेजी से बदल दिया है जो परंपरागत रूप से दस्तावेजों का खुलासा करने और साझा करने के लिए उपयोग किया जाता है। साथ
भूमंडलीकरण व्यापार और लागत को कम करने के लिए बढ़ी हुई जांच, वर्चुअल डेटा रूम भौतिक डेटा रूम के लिए एक आकर्षक विकल्प हैं। वर्चुअल डेटा रूम व्यापक रूप से सुलभ, तुरंत उपलब्ध और अधिक सुरक्षित हैं।जैसे-जैसे सुरक्षा संबंधी चिंताएं बढ़ती हैं और उल्लंघनों की घटनाएं बढ़ती हैं, वीडीआर प्रदाता अधिक परिष्कृत और विश्वसनीय डेटाबेस विकसित कर रहे हैं। आरंभिक सार्वजनिक प्रसाद (आईपीओ), ऑडिटिंग संचालन, और साझेदारी या अन्य व्यवसाय जिन्हें संयुक्त रूप से काम करना चाहिए और जानकारी साझा करनी चाहिए, वे वर्चुअल डेटा रूम का उपयोग करेंगे।
वर्चुअल डेटा रूम का उपयोग
विलय और अधिग्रहण (एम एंड ए) प्रक्रियाएं वीडीआर का सबसे आम उपयोग हैं। ये भंडार सौदे को अंतिम रूप देने के दौरान आवश्यक उचित परिश्रम के लिए जगह प्रदान करते हैं। इन व्यावसायिक लेन-देन में बड़ी मात्रा में दस्तावेज़ शामिल होते हैं, जिनमें से कई गोपनीय होते हैं और इनमें संवेदनशील जानकारी होती है। VDR का उपयोग करना सभी इच्छुक पार्टियों के लिए दस्तावेजों की समीक्षा और विनिमय करने का एक सुरक्षित और विश्वसनीय तरीका है क्योंकि वे बातचीत में संलग्न हैं।
एक इमारत के निर्माण और सेवाओं की पेशकश के दौरान उत्पादों का उत्पादन और निर्माण करने के लिए व्यवसाय अक्सर एक दूसरे के साथ काम करते हैं। इन व्यावसायिक संबंधों को बनाने और बनाए रखने के लिए अनुबंधों और डेटा के लगातार प्रसारण की आवश्यकता होती है। वर्चुअल डेटा रूम इन अनुबंधों के भंडारण के लिए प्रदान करते हैं और व्यावसायिक साझेदारी को जारी रखने के लिए आवश्यक दस्तावेज़ आसानी से उपलब्ध कराते हैं। एक उदाहरण के रूप में, एक इंजीनियर द्वारा एक संरचना के ब्लूप्रिंट में किए गए परिवर्तन परियोजना में शामिल सभी ठेकेदारों के लिए तुरंत उपलब्ध होते हैं।
लेखा परीक्षा कंपनी के व्यवहार, अनुपालन और खाते सभी व्यवसायों में एक आम बात है। यह प्रक्रिया अक्सर एक समस्या होती है क्योंकि श्रमिकों को बाहरी नियामकों और समायोजकों के साथ बातचीत करनी चाहिए। साथ ही, आज कई कंपनियों के कार्यालय दूरस्थ स्थानों और दुनिया भर में विभिन्न समय क्षेत्रों में हैं।
वर्चुअल डेटा रूम का उपयोग वकीलों, एकाउंटेंट, आंतरिक और बाहरी नियामकों और अन्य इच्छुक पार्टियों को एक केंद्रीकृत पहुंच बिंदु की अनुमति देता है। केंद्रीय प्रणाली प्रदान करने से त्रुटियां और समय कम होता है। साथ ही, यह संचार पारदर्शिता प्रदान करता है। ऑडिट के प्रकार के आधार पर, पहुंच का स्तर और प्राधिकरण भिन्न होता है।
प्रारंभिक सार्वजनिक पेशकश (आईपीओ) की पेशकश करना एक कठिन काम है जिसके लिए अकल्पनीय मात्रा में कागजी कार्रवाई की आवश्यकता होती है। ऑडिट की तरह, पारदर्शिता आवश्यक है। कंपनियों को बड़ी मात्रा में दस्तावेजों का निर्माण, विनिमय, रखरखाव और प्रबंधन करना चाहिए। लेन-देन की प्रकृति के कारण, अधिकांश उपयोगकर्ताओं के पास प्रतिबंधित पहुंच होगी, जैसे "केवल देखें।" कॉपी, फॉरवर्ड या प्रिंट करने की क्षमता प्रतिबंधित हो सकती है।
वीडीआर का विकल्प
हालांकि वर्चुअल डेटा रूम कई लाभ प्रदान करते हैं, वे हर उद्योग के लिए उपयुक्त नहीं हैं। उदाहरण के लिए, कुछ सरकारें अत्यधिक गोपनीय सूचनाओं के आदान-प्रदान के लिए भौतिक डेटा रूम का उपयोग जारी रखने का चुनाव कर सकती हैं। संभावित साइबर हमलों से नुकसान और डेटा उल्लंघनों वर्चुअल डेटा रूम द्वारा दिए जाने वाले लाभों से अधिक है। ऐसी घटनाओं के परिणाम विनाशकारी हो सकते हैं यदि धमकी देने वाले पक्ष वर्गीकृत जानकारी तक पहुँच प्राप्त करते हैं। उन मामलों में, VDR के उपयोग पर विचार नहीं किया जाएगा।