प्रस्ताव के लिए अनुरोध (आरएफपी) परिभाषा

प्रस्ताव के लिए अनुरोध (RFP) क्या है?

प्रस्ताव के लिए अनुरोध (आरएफपी) एक व्यावसायिक दस्तावेज है जो एक परियोजना की घोषणा करता है, इसका वर्णन करता है, और इसे पूरा करने के लिए योग्य ठेकेदारों से बोलियां मांगता है। अधिकांश संगठन RFP का उपयोग करके अपनी परियोजनाओं को लॉन्च करना पसंद करते हैं, और कई सरकारें हमेशा उनका उपयोग करती हैं।

RFP का उपयोग करते समय, बोलियों का अनुरोध करने वाली संस्था प्रस्तुत बोलियों की व्यवहार्यता, बोली लगाने वाली कंपनियों की वित्तीय स्थिति और प्रत्येक बोली लगाने वालेपरियोजना शुरू करने की क्षमता।

प्रस्ताव के लिए अनुरोध को समझना (RFP)

RFP का उपयोग जटिल परियोजनाओं के लिए किया जाता है, जिसमें अक्सर कई उप-ठेकेदारों की आवश्यकता होती है। वे आरएफपी जारी करने वाले संगठन, शुरू की जा रही परियोजना के दायरे और प्रविष्टियों के मूल्यांकन के मानदंडों का वर्णन करते हैं। वे बोली प्रक्रिया और अनुबंध की शर्तों को भी रेखांकित करते हैं।

अनुरोधों में विजेता बोलीदाता द्वारा किए जाने वाले कार्यों और कार्य को पूरा करने की समय-सीमा का वर्णन करने वाले कार्य का विवरण शामिल है।

आरएफपी बोलीदाताओं को यह भी सलाह देते हैं कि कैसे प्रस्ताव तैयार करें, इस पर विशिष्ट मार्गदर्शन के साथ कि बोलियों को कैसे प्रारूपित और प्रस्तुत किया जाना चाहिए। वे आम तौर पर निर्देश शामिल करते हैं कि बोली लगाने वाले को कौन सी जानकारी शामिल करनी चाहिए और वांछित प्रारूप।

अधिकांश RFP द्वारा जारी किए जाते हैं सरकारी संस्थाएं और सार्वजनिक क्षेत्र के अन्य संगठन। उन्हें आम तौर पर निजी कंपनियों के बीच प्रतिस्पर्धा खोलने और प्रक्रिया से पूर्वाग्रह को दूर करने की आवश्यकता होती है। एजेंसियां ​​यह सुनिश्चित करना चाहती हैं कि उन्हें सबसे कम और सबसे अधिक प्रतिस्पर्धी बोली मिले।

हालांकि, कोई भी निजी या सार्वजनिक संगठन परियोजना पर कई बोलियां और विभिन्न दृष्टिकोण प्राप्त करने के लिए एक आरएफपी लगा सकता है।

उदाहरण के लिए, एक व्यवसाय जो अपनी रिपोर्टिंग प्रक्रिया को कागज-आधारित प्रणाली से कंप्यूटर-आधारित प्रणाली में बदलना चाहता है, प्रस्ताव के लिए अनुरोध कर सकता है हार्डवेयर, सॉफ़्टवेयर, और व्यवसाय में नई प्रणाली को स्थापित और एकीकृत करने के लिए एक उपयोगकर्ता प्रशिक्षण कार्यक्रम। एक प्रतिस्पर्धी बोली प्रक्रिया उन्हें उपलब्ध विकल्पों में अधिक अंतर्दृष्टि प्रदान कर सकती है।

प्रस्ताव के लिए अनुरोध के लिए आवश्यकताएँ (RFP)

सरकारी एजेंसियों या अन्य संस्थाओं को पूर्ण और खुली प्रतिस्पर्धा प्रदान करने और समाधान की लागत को कम करने के प्रस्तावों के लिए अनुरोध जारी करने की आवश्यकता हो सकती है। एक प्रस्ताव को स्वीकार करना जो विनिर्देशों के लिए सबसे अधिक प्रतिक्रियाशील है, इसका मतलब हमेशा सबसे कम कीमत वाली बोली नहीं हो सकता है।

कुशलता से प्रस्ताव के लिए अनुरोध तैयार करने से परिणामी समाधान की सफलता या विफलता सुनिश्चित हो सकती है। यदि निर्दिष्ट आवश्यकताएं बहुत अस्पष्ट हैं, तो बोलीदाता समस्या के लिए पर्याप्त समाधान तैयार और कार्यान्वित नहीं कर सकता है। यदि आवश्यकताएं बहुत विस्तृत और प्रतिबंधात्मक हैं, तो बोलीदाताओं का नवाचार सीमित हो सकता है।

RFP प्रक्रिया प्रस्ताव के लिए अनुरोध का मसौदा तैयार करने के साथ शुरू होती है। बोलीदाता याचना की समीक्षा करते हैं और सुधार के लिए सुझाव प्रस्तुत करते हैं। लागू करने के बाद प्रतिक्रिया, प्रस्ताव के लिए अंतिम अनुरोध जारी किया जाता है। बोलीदाता तब अपने प्रस्ताव प्रस्तुत करते हैं।

ग्राहक चयन को बोलीदाताओं के एक छोटे समूह तक सीमित कर देता है और मूल्य निर्धारण और तकनीकी विवरणों पर बातचीत करता है। ग्राहक शेष बोलीदाताओं को अनुबंध देने से पहले सर्वश्रेष्ठ और अंतिम प्रस्ताव प्रस्तुत करने के लिए कह सकता है। फिर अनुबंध को कंपनी को प्रस्तुत किया जाता है जो इस मुद्दे का सबसे अच्छा समाधान प्रदान करता है।

प्रस्ताव के लिए अनुरोध के लाभ (आरएफपी)

एक आरएफपी, भाग में, एक विज्ञापन है। यह घोषणा करता है कि एक परियोजना आगे बढ़ रही है, और योग्य उम्मीदवारों के लिए द्वार खोलता है जो काम कर सकते हैं।

सरकार में, आरएफपी को यह सुनिश्चित करने के तरीके के रूप में अपनाया गया है कि अनुबंधों को पुरस्कृत करने में एक कारक के रूप में क्रोनिज्म को हटा दिया जाता है। यह प्रतिस्पर्धा के लिए प्रक्रिया को भी खोलता है, जिससे परियोजना लागत कम रखने की उम्मीद की जा सकती है।

एक आरएफपी का विकल्प एक कम औपचारिक प्रक्रिया है जिसके लिए एक परियोजना प्रबंधक को एक परियोजना के लिए संभावित विक्रेताओं की खोज और पहचान करने की आवश्यकता होती है। खोज कितनी व्यापक है, इस पर निर्भर करते हुए, संभावित प्रतिक्रियाओं को सीमित किया जा सकता है। नए विक्रेताओं और नवीन उत्तरों के उजागर होने की संभावना कम हो सकती है।

आरएफपी बनाम। आरएफक्यू बनाम। आरएफआई

प्रस्ताव के लिए अनुरोध (आरएफपी), उद्धरण के लिए अनुरोध (आरएफक्यू), और सूचना के लिए अनुरोध (आरएफआई) तीन अलग-अलग प्रकार के दस्तावेज हैं जो व्यवसाय और अन्य संस्थाएं आपूर्तिकर्ताओं या ठेकेदारों के लिए व्यावसायिक समुदाय तक पहुंचने के लिए उपयोग करती हैं जो वे काम करने में सक्षम हो सकते हैं साथ।

• प्रस्ताव के लिए अनुरोध, जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, एक विशिष्ट परियोजना की घोषणा करता है जिसकी योजना बनाई गई है और ठेकेदारों को काम पूरा करने में सक्षम बनाता है।
• ए बोली के लिए अनुरोध (आरएफक्यू) विशिष्ट उत्पादों या सेवाओं की आपूर्ति के लिए अनुबंध के लिए बोली मांगने वाले कई आपूर्तिकर्ताओं को भेजा गया एक आग्रह है। अनुरोध में आवश्यक गुणवत्ता और मात्रा और कंपनी या संगठन द्वारा वांछित समय निर्दिष्ट होना चाहिए।
• सूचना के लिए अनुरोध (RFI) आपूर्तिकर्ताओं से उन उत्पादों और सेवाओं के बारे में लिखित जानकारी के लिए अनुरोध है जो वे प्रदान कर सकते हैं। इसका उपयोग भविष्य के संदर्भ के लिए आपूर्तिकर्ताओं के डेटाबेस के लिए जानकारी एकत्र करने के लिए किया जा सकता है।

प्रस्ताव के लिए अनुरोध का उदाहरण (RFP)

उदाहरण के लिए, उदाहरण के लिए, फेडरल रेलरोड एडमिनिस्ट्रेशन हाई-स्पीड रेल सिस्टम के वित्त, डिजाइन, निर्माण, संचालन और रखरखाव के प्रस्तावों के लिए अनुरोध जारी करता है।

इच्छुक पक्ष दस्तावेज़ में उल्लिखित आवश्यकताओं को पूरा करने वाले प्रस्ताव प्रस्तुत करते हैं। समय सीमा तक प्राप्त प्रस्तावों के आधार पर, परिवहन विभाग प्रस्तावों की आगे की समीक्षा और विकास के लिए आयोगों की स्थापना करता है।

डीओटी अपने लक्ष्यों को शामिल करते हुए प्रस्ताव को चुनता है और कंपनी को काम पर रखने के लिए काम पर रखता है।

विस्तृत आरएफपी पर एक नजर

इस नमूना आरएफपी एक गैर-लाभकारी संगठन से इस मामले में संगठन की वेबसाइट के प्रस्तावित ओवरहाल के लिए आवश्यक विवरण का स्तर दिखाता है। प्रस्ताव परियोजना का वर्णन करता है, संगठन का एक सिंहावलोकन प्रदान करता है, और इसकी वेबसाइट के लिए इसके लक्ष्यों को परिभाषित करता है। यह उन उत्पादों और सेवाओं का भी विवरण देता है जिन्हें प्रदान किया जाना है और प्रस्तावित वेबसाइट की सामग्री, डिजाइन और कार्यक्षमता को कुछ विस्तार से परिभाषित करता है।

नमूना TechSoup द्वारा प्रदान किया जाता है, जो एक ऐसी साइट है जो गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए कैसे-कैसे जानकारी और नमूना RFP की लाइब्रेरी प्रदान करती है।

प्रस्ताव के लिए अनुरोध (आरएफपी) अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

आरएफपी के बारे में आमतौर पर पूछे जाने वाले कुछ सवालों के जवाब यहां दिए गए हैं।

आरएफपी का क्या मतलब है?

प्रस्ताव के लिए अनुरोध (आरएफपी) कंपनी या अन्य संगठन द्वारा प्रस्तावित एक नई परियोजना को पूरा करने के लिए बोलियों के लिए एक खुला अनुरोध है जो इसे जारी करता है। इसका उद्देश्य प्रतिस्पर्धा को खोलना और विभिन्न प्रकार के वैकल्पिक प्रस्तावों को प्रोत्साहित करना है जिन पर परियोजना के योजनाकारों द्वारा विचार किया जा सकता है।

आरएफपी आवश्यकताएँ क्या हैं?

एक आरएफपी को व्यवहार्य प्रतिक्रियाओं को आकर्षित करने के लिए पर्याप्त विस्तार से परियोजना का वर्णन और परिभाषित करना चाहिए।

संभावित बोलीदाता को व्यवसाय की प्रकृति और परियोजना के साथ प्राप्त किए जाने वाले लक्ष्यों को समझने में सक्षम होना चाहिए। परियोजना को पर्याप्त विस्तार से परिभाषित किया जाना चाहिए ताकि बोलीदाता इसके दायरे और उन सभी उत्पादों और सेवाओं को स्पष्ट रूप से समझ सके जो इसे पूरा करने के लिए प्रदान की जानी चाहिए। अपेक्षित प्रस्तावों का प्रारूप भी विस्तृत होना चाहिए। ऑफ़र की तुलना और इसके विपरीत करने के लिए समान प्रतिक्रियाओं की आवश्यकता होती है।

आरएफपी काफी कठोर प्रारूप का पालन करते हैं, हालांकि वह प्रारूप एजेंसियों और कंपनियों के बीच भिन्न हो सकता है जो उन्हें तैयार करते हैं। यह नमूना बैटन रूज, लुइसियाना में सेंटर फॉर प्लानिंग एक्सीलेंस से, एक विशिष्ट आरएफपी में तत्वों को दिखाता है, जो एक परिचय और पृष्ठभूमि, डिलिवरेबल्स का विवरण और चयन के बारे में जानकारी शामिल करें मानदंड।

RFP और RFQ में क्या अंतर है?

मान लें कि एक हार्डवेयर स्टोर अपने बागवानी आपूर्ति विभाग का विस्तार कर रहा है और उसे अपनी अलमारियों को भरने के लिए आवश्यक आपूर्तिकर्ताओं को खोजने की जरूरत है। यह बागवानी उत्पादों के कई संभावित आपूर्तिकर्ताओं को उद्धरण (आरएफक्यू) के लिए अनुरोध भेज सकता है। प्रतिक्रियाएँ इसे स्थापित कीमत पर आवश्यक मात्रा और गुणवत्ता के एक या अधिक आपूर्तिकर्ताओं के साथ संबंध स्थापित करने में सक्षम बनाती हैं।

जब कोई कंपनी या अन्य संगठन RFQ भेजता है तो उसे ठीक-ठीक पता होता है कि उसे क्या चाहिए और वह सर्वोत्तम आपूर्तिकर्ता या आपूर्तिकर्ता की तलाश कर रहा है।

एक आरएफपी एक अधिक खुली प्रक्रिया है। व्यवसाय या संगठन एक नई परियोजना को अंजाम देने के लिए योग्य ठेकेदारों की तलाश कर रहा है। परियोजना और उसके लक्ष्यों को कुछ विस्तार से परिभाषित किया गया है लेकिन प्रतिक्रियाओं में रचनात्मकता के लिए जगह है। उदाहरण के लिए, बच्चों के पार्क के लिए एक आरएफपी ठेकेदार को पार्क में मौजूद सटीक लेआउट, उपकरण और सुविधाओं का प्रस्ताव देने की अनुमति दे सकता है।

आप RFP का उपयोग कब करेंगे?

बड़े और छोटे व्यवसायों के पास वर्तमान संचालन को बनाए रखने के लिए पर्याप्त संसाधन होते हैं। यदि वे एक नई परियोजना को लेना चाहते हैं तो उनके पास न तो संसाधन हैं और न ही इसे कार्यभार में जोड़ने के लिए विशेषज्ञता है।

ऐसे मामलों में, आरएफपी व्यवसाय को परियोजना को पूरा करने के लिए आवश्यक विशेषज्ञता की भर्ती के लिए एक कुशल तरीका देता है।

आरएफपी के बाद क्या होता है?

RFP के बाद Ps आता है। प्रस्तावों को समीक्षा के लिए प्रस्तुत किया जाता है। परियोजना के आकार और दायरे के आधार पर, यह समीक्षा एक बहु-स्तरीय प्रक्रिया हो सकती है जिसमें कई समितियां शामिल होती हैं। सरकारी एजेंसियां, विशेष रूप से, फुर्ती से चलने के लिए नहीं जानी जाती हैं।

हालांकि इसमें लंबा समय लगता है, समीक्षा प्रक्रिया का उपयोग प्रस्तावों को कुछ फाइनलिस्ट तक सीमित करने के लिए किया जाता है, जो हो सकता है अंतिम चयन की दृष्टि से अतिरिक्त जानकारी प्रस्तुत करने के लिए कहा जा सकता है और इसके लिए एक आरंभ तिथि परियोजना।

तल - रेखा

आरएफपी उस कंपनी के लिए परियोजना को परिभाषित करता है जो इसे जारी करती है और साथ ही उन कंपनियों के लिए जो इसका जवाब देती हैं। एक अच्छी तरह से लिखित आरएफपी प्रस्ताव के पीछे के इरादे को बताता है और यह सुनिश्चित करता है कि अंतिम परिणाम अपेक्षाओं को पूरा करेगा।

यह एक खुली प्रक्रिया भी सुनिश्चित करता है। आदर्श रूप से, कई बोलीदाता जवाब देंगे। यह संगठन को विभिन्न दृष्टिकोणों और कीमतों का अध्ययन करने और अपनी आवश्यकताओं को सर्वोत्तम रूप से पूरा करने वाले को चुनने का अवसर देता है।