Računovodstveni informacijski sustav (AIS) Definicija
Što je računovodstveni informacijski sustav (AIS)?
Računovodstveni informacijski sustav (AIS) uključuje prikupljanje, pohranjivanje i obradu financijskih i računovodstvenih podataka koje koriste interni korisnici za izvještavanje informacija investitori, vjerovnici, i porezne vlasti. Općenito je to računalna metoda za praćenje računovodstvenih aktivnosti zajedno s resursima informacijske tehnologije. AIS kombinira tradicionalno računovodstvene prakse, kao što je upotreba Opće prihvaćena računovodstvena načela (GAAP), sa suvremenim resursima informacijske tehnologije.
Kako se koriste računovodstveni informacijski sustavi (AIS)
Računovodstveni informacijski sustav sadrži različite elemente važne u računovodstveni ciklus. Iako se informacije sadržane u sustavu razlikuju među industrijama i veličinama poslovanja, tipični AIS uključuje podatke koji se odnose na prihod, troškovi, podatke o klijentima, podatke o zaposlenicima i porezne podatke. Specifični podaci uključuju narudžbe i izvještaje o prodaji, zahtjeve za kupnju, račune, čekove, zalihe, plaće, glavnu knjigu, probni bilans i podatke o financijskim izvještajima.
Računovodstveni informacijski sustav mora imati strukturu baze podataka za pohranu informacija. Ova struktura baze podataka obično je programirana jezikom upita koji omogućuje manipulaciju tablicama i podacima. AIS ima brojna polja za unos podataka, kao i za uređivanje prethodno pohranjenih podataka. Osim toga, računovodstveni informacijski sustavi često su visoko zaštićene platforme sa poduzetim preventivnim mjerama protiv virusa, hakera i drugih vanjskih izvora koji pokušavaju prikupiti podatke. Kibernetička sigurnost postaje sve važniji jer sve više tvrtki svoje podatke pohranjuje elektroničkim putem.
Razni rezultati računovodstvenog informacijskog sustava predstavljaju primjer svestranosti njegovih mogućnosti manipulacije podacima. AIS proizvodi izvješća uključujući potraživanja izvješća o starenju temeljena na podacima o klijentima, amortizacija rasporede za osnovna sredstva i probne bilance za financijsko izvještavanje. Popisi kupaca, izračuni oporezivanja i razine zaliha također se mogu reproducirati. Međutim, dopisi, dopisi ili prezentacije nisu uključeni u AIS jer te stavke nisu izravno povezane s financijskim izvještavanjem ili knjigovodstvom tvrtke.
Prednosti računovodstvenih informacijskih sustava
Međuodjelno sučeljavanje
Računovodstveni informacijski sustav nastoji sučeliti više odjela. Unutar sustava odjel prodaje može učitati proračun prodaje. Ove podatke tim za upravljanje zalihama koristi za brojanje inventara i kupnju materijala. Nakon kupnje zaliha, sustav može obavijestiti računi dospjeli odjel novog računa. AIS također može razmjenjivati informacije o novoj narudžbi kako bi odjela za proizvodnju, otpremu i odjel za korisničku podršku bili svjesni prodaje.
Unutarnje kontrole
Sastavni dio računovodstvenih informacijskih sustava odnosi se na unutarnje kontrole. Politike i postupci mogu se postaviti unutar sustava kako bi se osiguralo da se osjetljivi podaci o kupcima, dobavljačima i poslovnim podacima čuvaju unutar tvrtke. Korištenjem odobrenja fizičkog pristupa, zahtjeva za prijavu, zapisnika pristupa, ovlaštenja i podjelom dužnosti, korisnici se mogu ograničiti samo na relevantne podatke potrebne za obavljanje svojih zadataka poslovnu funkciju.