Što je sitni novac?

Što je sitni novac?

Fond sitnog novca je mala količina gotovine tvrtke, koja se često drži pri ruci (npr. U zaključanoj ladici ili kutiji), za plaćanje manjih ili sporedni troškovi, poput uredskog materijala ili naknada zaposlenicima.

Fond sitnog novca će se periodično usklađivati, a transakcije se također bilježe u financijskim izvještajima. U većim korporacijama svaki odjel može imati vlastiti fond sitne gotovine.

Razumijevanje sitnog novca

Sitan novac pruža pogodnosti za male transakcije za koje je izdavanje čeka ili korporativne kreditne kartice nerazumno ili neprihvatljivo. Mala količina gotovine koju tvrtka smatra sitnom razlikovat će se, a mnoge tvrtke drže između 100 i 500 dolara kao fond sitne gotovine. Primjeri transakcija za koje se koristi fond sitnog novca uključuju:

• Uredski pribor
• Kartice za kupce
• Cvijeće
• Plaćanje ručka za malu skupinu zaposlenika
• Nadoknada zaposleniku malih troškova povezanih s radom

Fond sitnog novca čuvari imenovani su za nadzor fonda. Skrbničke dužnosti općenito uključuju provođenje pravila i propisa o sitnoj gotovini, traženje nadopune i raspodjelu sredstava.

Uvjeti za sitni novac

Korištenje fonda sitnog novca može zaobići određene unutarnje kontrole. Međutim, dostupnost sitnog novca ne znači da mu svaka osoba može pristupiti u bilo koju svrhu. Mnoge tvrtke koriste stroge interne kontrole za upravljanje fondom. Često je nekoliko osoba ovlašteno odobriti isplate i to mogu učiniti samo za troškove povezane s zakonitim aktivnostima ili operacijama tvrtke.

Mala blagajnica može biti dodijeljena da izda ček za financiranje blagajne sitne gotovine i izvrši odgovarajuće knjigovodstvene stavke. Skrbnik sitnog novca zadužen je za raspodjelu gotovine i prikupljanje primitaka za sve kupnje ili bilo kakvo korištenje sredstava. Kako ukupni iznos sitnog novca opada, primici bi se trebali povećavati i zbrajati s ukupnim povučenim iznosom.

Imajući blagajnicu za sitnu gotovinu i čuvara sitne gotovine, dvostruki proces pomaže u održavanju sredstava sigurnim i osiguravanju pristupa samo ovlaštenima.

Snimanje sitnog novca

Kad se koristi fond za sitni novac, transakcije za sitni novac se i dalje evidentiraju financijska izvješća. Ne unose se računovodstveni dnevnici kada se kupnje vrše sitnom gotovinom, samo kada se skrbniku treba više gotovine - a u zamjenu za primitke prima nova sredstva - što su unosi u dnevnik snimljeno. The časopis ulaz za davanje čuvaru više gotovine je zaduženje fonda sitne gotovine i kredit u gotovini.

Ako dođe do nedostatka ili prekomjernog unosa, unos u dnevnik se zapisuje na previše/kratak račun. Ako je fond sitnog novca gotov, upisuje se kredit koji predstavlja dobitak. Ako je fond sitnog novca novčan, upisuje se zaduženje koje predstavlja gubitak. Prekomjerni ili kratki račun koristi se za prisilno uravnoteženje fonda nakon usklađivanja.

Pomirenje sitnog novca

Fond sitnog novca povremeno se usklađuje kako bi se provjerilo je li stanje u fondu ispravno. Obično, kako stanje sitne gotovine padne na unaprijed postavljenu razinu, skrbnik podnosi zahtjev za dodatnu gotovinu od blagajne. U ovom trenutku izračunava se ukupan iznos svih primitaka kako bi se osiguralo da odgovaraju isplaćenim sredstvima iz ladice za sitni novac. Ako su potrebna nova sredstva, blagajnica ispisuje novi ček za financiranje blagajne s sitnom gotovinom i uzima, u zamjenu, primitke od kupnji koje su potrošile gotovinu.

Postupak usklađivanja osigurava da preostali iznos fonda bude jednak razlici između izvornog stanja umanjenog za naknade navedene u primicima i fakturama. Ako je preostali saldo manji od onoga što bi trebao biti, postoji nedostatak. Ako je preostali saldo veći od onoga što bi trebao biti, postoji prekomjerna količina. Iako mogu postojati male razlike, kada je neuravnotežen, izvor neslaganja treba identificirati i ispraviti.

Petty Cash vs. Gotovina na ruku

"Sitni novac" i "gotovina pri ruci" zvuče jako slično i preklapaju se. Od njih dvojice, "Gotovina na ruku"općenitiji je izraz.

Sitan novac odnosi se posebno na novac - doslovno, kovanice i novčanice - koje tvrtka drži pri ruci za male izdatke, obično zato što je korištenje gotovine lakše nego korištenje čeka ili kreditne kartice.

Novac pri ruci je bilo koji dostupna gotovina koju imaju poduzeća ili likvidna sredstva. Može biti u obliku stvarnog novca, poput iznosa koje još niste položili u banci ili manjih novčanica i kovanica koje držite u blagajni kako biste izvršili promjenu za klijente. U tom smislu, razlika od sitnog novca odnosi se na to gdje držite novac i kako ga koristite - s sitnom gotovinom više za unutarnje poslovne potrebe/troškove zaposlenika i gotovinu u blagajni koja se odnosi na sredstva primljena od ili na koja im se vraćaju kupcima.

No, gotovina u blagajni ima veće značenje, kao računovodstveni pojam. U financijskom svijetu također se odnosi na visoko likvidnu imovinu tvrtke-sredstva na tekućim ili drugim bankovnim računima, fondove na tržištu novca, kratkoročne dužničke instrumente ili druge novčane ekvivalente. Iako nije doslovno gotovina, novac se može lako i brzo pristupiti, pa je zato "pri ruci".

Ukratko: Sav sitni novac je oblik gotovine u blagajni, ali gotovina u blagajni nije sitniš.

Prednosti i nedostaci sitnog novca

Sitan novac ima svoje pluseve. Gotovina, u mnogim slučajevima, ostaje najbrži, najjednostavniji i najlakši način plaćanja stvari. Dobro funkcionira pri podmirivanju malih improviziranih troškova - poput napojnice za dijete koje dostavlja pizze na sastanak za ručak, ili prijevoza taksijem do kuće za zaposlenike koji rade do kasno. To štedi gnjavažu nadoknađivanja troškova ljudima ili očekivanja da će iz svog džepa platiti stvari povezane s poslom.

Sitan novac također može poslužiti za česte, ali svakodnevne troškove, poput mlijeka za uredski hladnjak, markica ili potrepština za čišćenje.

Iako to ne bi trebala biti uobičajena praksa, sitni novac u maloj količini može se upotrijebiti za promjenu za kupce, ako blagajna kasni.

S druge strane, pogodnost sitnog novca također može učiniti problem i rizik. Gotovinu je teško osigurati i nemoguće je pratiti; vrlo je lako da računi nestanu bez traga - čak i ako ste uspostavili pažljiv sustav primitaka ili bonova.

To nas dovodi do još jednog nedostatka sitnih novčanih sredstava: njihovo održavanje, vođenje evidencije i njihovo redovito usklađivanje, sve uključuje dodatni posao za nekoga. To može biti manja smetnja u velikim tvrtkama s voditeljem ureda ili računovodstvenim odjelom; za male tvrtke to bi moglo stvoriti teret.

Komercijalne transakcije sve su bezgotovinske - čak i u malim trgovcima na malo i restoranima, gdje su se kupnje tradicionalno uvelike oslanjale na kovanice. Sitni novac postao je zastario koncept, kažu neki kritičari. Između kreditnih kartica, debitnih kartica, platnih usluga poput Venma ili Paypala, elektroničkih novčanika i drugih beskontaktnih načina kupnje stvari, mnoštvo alternativa postoji jednostavno kao gotovina - s dodatnim prednostima koje se mogu pratiti, biti sigurne i manje podložne krađa.

Sigurnosni aspekt često je važan malim tvrtkama koje se dugo boje da je držanje gotovine poziv na kriminal.

Česta pitanja o sitnom novcu

Što je sitni novac i čemu služi?

Sitni novac je novac koji poduzeće ili tvrtka drži pri ruci za mala plaćanja, kupnje i nadoknade. Bilo rutinske ili neočekivane, to su transakcije za koje je pisanje čeka ili korištenje kreditne kartice nepraktično ili nezgodno.

Zašto se naziva sitan novac?

Engleska riječ "petty" potječe od francuskog petit, što znači "mali" ili "mali". Isto tako, "sitno" znači manje ili beznačajno. Tako se sitni novac odnosi na malu svotu novca izdvojenu za sitnice ili male kupovine, za razliku od velikih troškova ili računa.

Jedna od najranijih upotreba izraza dolazi iz obrazovnog rada Benjamina Billingsleyja o domaćinstvu, Savjeti ženama i djevojkama u Londonu, koji datira iz 1678.

Što je primjer sitnog novca?

Sitni novac obično se čuva u ladici, ormariću ili velikoj omotnici. Uobičajene sitne gotovinske kupnje uključuju:

• Kava, slatkiši ili grickalice
• Cvijeće, rođendanske čestitke ili drugi mali darovi
• Cijena kabine ili automobila
• Mali uredski pribor - olovke, gumice, heftalice itd.
• Obroci s obrocima

Je li Petty Cash ekvivalent gotovine?

Ne. Mali novac je stvarni novac: novčanice i kovanice. Novčani ekvivalenti su visoko likvidni vrijednosni papiri i druga imovina koja se lako može pretvoriti u novac: fondovi na tržištu novca, komercijalni zapisi ili kratkoročni dugovi, poput trezorski zapisi.

Međutim, u financijskim izvještajima poduzeća sitni novac je naveden u odjeljku "Novac i novčani ekvivalenti" bilance. Dakle, njih dvoje se mogu spojiti u tom smislu.

Kako uravnotežujete sitan novac u računovodstvu?

Svaki put kada uđete u fond sitnog novca - odnosno izvadite novac - potrebno je ispuniti listić ili vaučer. To djeluje kao potvrda, bilježeći iznos povlačenja, datum, svrhu i druge pojedinosti. Ti su listići sve više elektronički, unose se u digitalnu proračunsku tablicu ili knjigu. No, može biti od pomoći i čuvanje papirnatih listića, zajedno s primicima od kupnje ili plaćanja (ako je moguće).

Nakon određenog intervala - obično u isto vrijeme svakog mjeseca ili tjedna - vrijeme je za usklađivanje ili uravnoteženje računa sitnog fonda. Prvo zabilježite trenutni iznos u fondu. Zatim oduzmite ovaj iznos od početnog stanja. Taj je iznos ukupni iznos koji ste podigli s računa u tom vremenskom razdoblju.

Zatim zbrojite iznos svih nepodmirenih listića (plus priloženi računi). Ova brojka bi trebala biti ista kao povučeni iznos koji ste izračunali s početnog i završnog stanja računa. Iznos gotovine koji imate u kutiji ili ladici trebao bi biti isti kao i trenutno stanje na računu.

Ako se ne podudaraju, morat ćete istražiti zašto: je li došlo do matematičke pogreške? nedostaje li račun ili je pogrešan?

Uravnoteženje računa sitnog novca obično se događa kada je potrebno nadopuniti fond. Skrbnik za sitni novac donosi sve listiće ili vaučere poslovnom knjigovođi, blagajnici ili računovođi. Primici od sitnog novca evidentiraju se u glavnoj knjizi društva kao krediti na računu za sitni novac, a vjerojatno i na teret nekoliko različitih računa rashoda. Kad se sitni fond dopuni, obično na temelju čeka izdanog od strane tvrtke, evidentira se kao zaduženje na računu za sitnu gotovinu i kredit na gotovinskom računu.

Donja linija

Sitni novac je mala količina gotovine koja se čuva u poduzeću ili prostorijama tvrtke radi plaćanja manjih troškova i potreba - obično ne više od nekoliko stotina dolara. Iako je lako razumljiv i jednostavan za upotrebu, sitni novac podliježe zloupotrebi, lako mu se izgubiti trag i osjetljiv je na krađu. Neki smatraju da je u suvremenom društvu fond sitnog novca zastario: postoji mnogo alternativa za male kupnje koje su sigurnije i jednako prikladne.