Zahtjev za prijedlog (RFP) Definicija

Što je zahtjev za prijedlog (RFP)?

Zahtjev za prijedlog (RFP) poslovni je dokument koji najavljuje projekt, opisuje ga i traži ponude od kvalificiranih izvođača da ga dovrše. Većina organizacija radije pokreće svoje projekte pomoću RFP -ova, a mnoge vlade ih uvijek koriste.

Prilikom korištenja RFP -a, subjekt koji podnosi ponude odgovoran je za procjenu izvedivosti dostavljenih ponuda, financijsko stanje tvrtki ponuditelja i svakog ponuditeljasposobnost poduzimanja projekta.

Razumijevanje zahtjeva za prijedlog (RFP)

RFP-ovi se koriste za složene projekte, koji često zahtijevaju brojne podizvođače. Oni opisuju organizaciju koja izdaje ponudu, opseg projekta koji se provodi i kriterije za ocjenjivanje prijava. Također opisuju postupak nadmetanja i uvjete ugovora.

Zahtjevi uključuju izjavu o radu koja opisuje zadatke koje će pobjednik ponuditelj obaviti i vremenski rok za završetak posla.

Ponude ponuda također savjetuju ponuditelje o tome kako pripremiti prijedloge, sa posebnim smjernicama o tome kako ponude trebaju biti oblikovane i prezentirane. Općenito uključuju upute o tome koje podatke ponuditelj mora uključiti i željenom formatu.

Većinu RFP -ova izdaje vladine agencije i druge organizacije u javnom sektoru. Općenito se od njih traži da otvore konkurenciju među privatnim tvrtkama i uklone pristranost iz procesa. Agencije žele osigurati da dobiju najnižu i najkonkurentniju ponudu.

Međutim, svaka privatna ili javna organizacija može objaviti ponudu za dobivanje više ponuda i različite perspektive projekta.

Na primjer, poduzeće koje želi promijeniti svoj proces izvještavanja iz papirnog u računalni sustav može podnijeti zahtjev za podnošenje prijedloga za hardver, softver i program obuke korisnika za uspostavu i integraciju novog sustava u poslovanje. Postupak nadmetanja može im dati bolji uvid u dostupne alternative.

Zahtjevi za zahtjev za prijedlog (RFP)

Od državnih agencija ili drugih subjekata može se zahtijevati da izdaju zahtjeve za prijedloge radi osiguranja potpunog i otvorenog natječaja i smanjenja troškova rješenja. Prihvaćanje prijedloga koji najviše odgovara specifikacijama ne mora uvijek značiti ponudu s najnižom cijenom.

Vješto kreiranje zahtjeva za prijedlog može osigurati uspjeh ili neuspjeh rezultirajućeg rješenja. Ako su navedeni zahtjevi previše nejasni, ponuditelj ne može osmisliti i provesti odgovarajuće rješenje za problem. Ako su zahtjevi previše detaljni i restriktivni, inovacije ponuditelja mogu biti ograničene.

Proces RFP -a započinje izradom zahtjeva za podnošenje prijedloga. Ponuditelji pregledavaju natječaj i podnose prijedloge za poboljšanje. Nakon provedbe Povratne informacije, izdaje se konačni zahtjev za podnošenje prijedloga. Ponuditelji tada podnose svoje prijedloge.

Kupac sužava izbor na malu skupinu ponuditelja i ulazi u pregovore o cijenama i tehničkim pojedinostima. Kupac može zatražiti od preostalih ponuđača da dostave najbolju i konačnu ponudu prije dodjele ugovora. Ugovor se zatim prezentira tvrtki pružajući najbolje rješenje za problem.

Prednosti zahtjeva za prijedlog (RFP)

RFP je djelomično oglas. Najavljuje da je projekt u tijeku i otvara vrata kvalificiranim kandidatima koji mogu obaviti posao.

U vladi je RFP usvojen kao način da se osigura uklanjanje kronizma kao čimbenika nagrađivanja ugovora. Također otvara proces konkurenciji, za koju se može očekivati ​​da će smanjiti troškove projekta.

Alternativa RFP -u je manje formalan proces koji zahtijeva od voditelja projekta da istraži i identificira potencijalne dobavljače za projekt. Ovisno o tome koliko je iscrpno pretraživanje, potencijalni odgovori mogu biti ograničeni. Manje je vjerojatno da će se otkriti novi dobavljači i inovativni odgovori.

RFP vs. RFQ vs. RFI

Zahtjev za prijedlog (RFP), zahtjev za ponudu (RFQ) i zahtjev za informacijama (RFI) tri su različite vrste dokumenata koji tvrtke i drugi subjekti koriste kako bi se obratili poslovnoj zajednici za dobavljače ili izvođače koje bi mogli zaposliti s.

• Zahtjev za podnošenje prijedloga, kako je gore navedeno, najavljuje određeni projekt koji se planira i traži izvođače koji su sposobni obaviti posao.
• A zahtjev za ponudu (RFQ) je zahtjev upućen brojnim dobavljačima koji traže ponude za ugovor o isporuci određenih proizvoda ili usluga. Zahtjev mora sadržavati potrebnu kvalitetu i količinu te vrijeme koje želi tvrtka ili organizacija.
• Zahtjev za informacijama (RFI) je traženje dobavljača za pismene informacije o proizvodima i uslugama koje oni mogu pružiti. Može se koristiti za prikupljanje podataka za bazu dobavljača za buduću upotrebu.

Primjer zahtjeva za prijedlog (RFP)

Recimo, na primjer, Federalna uprava za željeznice izdaje zahtjev za prijedloge za financiranje, projektiranje, izgradnju, rad i održavanje željezničkog sustava velikih brzina.

Zainteresirane strane podnose prijedloge koji ispunjavaju uvjete navedene u dokumentu. Na temelju prijedloga pristiglih u roku, Odjel za promet osniva povjerenstva za daljnji pregled i izradu prijedloga.

DOT odabire prijedlog koji najviše obuhvaća njegove ciljeve i angažira tvrtku za obavljanje posla.

Pogled na detaljan RFP

Ovaj uzorak RFP iz neprofitne organizacije pokazuje razinu potrebnih detalja, u ovom slučaju za predloženi remont web stranice organizacije. Prijedlog opisuje projekt, daje pregled organizacije i definira ciljeve za svoju web stranicu. Također detaljno opisuje proizvode i usluge koje će se pružati te detaljno definira sadržaj, dizajn i funkcionalnost predložene web stranice.

Uzorak daje TechSoup, web mjesto koje pruža biblioteku informacija o uputama i uzorke ponuda za neprofitne organizacije.

Često postavljana pitanja o zahtjevima za prijedloge (RFP)

Evo odgovora na neka često postavljana pitanja o RFP -ovima.

Što znači RFP?

Zahtjev za podnošenje prijedloga (RFP) je otvoreni zahtjev za podnošenje ponuda za dovršetak novog projekta koji je predložila tvrtka ili druga organizacija koja ga izdaje. Namijenjeno je otvaranju natječaja i poticanju različitih alternativnih prijedloga koje bi planeri projekta mogli razmotriti.

Koji su zahtjevi za RFP?

RFP mora opisati i definirati projekt dovoljno detaljno da privuče održive odgovore.

Potencijalni ponuditelj trebao bi moći razumjeti prirodu poslovanja i ciljeve koje želi postići projektom. Projekt mora biti definiran dovoljno detaljno da bi ponuditelj mogao jasno razumjeti njegov opseg i sve proizvode i usluge koji se moraju pružiti kako bi se mogao izvršiti. Format očekivanih prijedloga također mora biti detaljan. Jedinstveni odgovori potrebni su za usporedbu i usporedbu ponuda.

RFP -ovi slijede prilično krut format, iako se taj format može razlikovati među agencijama i tvrtkama koje ih pripremaju. Ovaj uzorak iz Centra za planiranje izvrsnosti u Baton Rougeu, Louisiana, prikazuje elemente u tipičnom RFP -u, koji uključuju uvod i pozadinu, opis isporučenih proizvoda i informacije o izboru kriterijima.

Koja je razlika između RFP -a i RFQ -a?

Recimo da trgovina hardverom proširuje odjel za vrtlarske potrepštine i da mora pronaći dobavljače potrebne za popunjavanje svojih polica. Mogao bi poslati zahtjev za ponudu (RFQ) brojnim potencijalnim dobavljačima vrtlarskih proizvoda. Odgovori će mu omogućiti uspostavljanje odnosa s jednim ili više dobavljača količine i kvalitete robe koja mu je potrebna, po utvrđenoj cijeni.

Kad tvrtka ili druga organizacija pošalje RFQ, ona točno zna što joj treba i traži najboljeg dobavljača ili dobavljače.

RFP je otvoreniji proces. Poduzeće ili organizacija traži kvalificirane izvođače za izvođenje novog projekta. Projekt i njegovi ciljevi definirani su detaljno, ali u odgovorima ima prostora za kreativnost. Na primjer, RFP za dječji park mogao bi omogućiti izvođaču radova da predloži točan raspored, opremu i pogodnosti koje park može sadržavati.

Kada biste koristili RFP?

Velika i mala poduzeća obično imaju dovoljno sredstava za održavanje tekućeg poslovanja. Ako žele preuzeti novi projekt, nemaju niti resurse niti stručnost pri ruci da to dodaju radnom opterećenju.

U takvim slučajevima, RFP daje poslu učinkovit način da zaposli stručnost koja mu je potrebna za izvedbu projekta.

Što se događa nakon RFP -a?

RFP slijedi Ps. Prijedlozi se podnose na pregled. Ovisno o veličini i opsegu projekta, ovaj pregled može biti proces na više razina koji uključuje brojne odbore. Državne agencije, osobito, nisu poznate po tome da se kreću okretno.

Koliko god trajalo, postupak pregleda koristi se za sužavanje prijedloga na nekoliko finalista koji bi mogli biti zamoljeni da dostave dodatne informacije s ciljem konačnog odabira i datuma početka za projekt.

Donja linija

RFP definira projekt, za tvrtku koja ga izdaje, kao i za tvrtke koje na njega odgovaraju. Dobro napisan RFP prenosi namjeru koja stoji iza prijedloga i osigurava da krajnji rezultat ispuni očekivanja.

Također osigurava otvoren proces. U idealnom slučaju, javit će se više ponuditelja. To daje organizaciji priliku da prouči različite pristupe i cijene i odabere onaj koji najbolje zadovoljava njene potrebe.