Vrhunski alati za planiranje resursa poduzeća ERP
Planiranje resursa poduzeća (ERP) je procesno orijentirana metodologija koja integrira sustave koji se koriste u različitim odjelima tvrtke, omogućujući jednostavan i ujednačen protok informacija pod definiranim kontrolama, potpomognuto upotrebom softverskih aplikacija i definirano najbolje prakse.
Ovaj članak opisuje alate koji se koriste u ERP -u i njihove karakteristike za različite funkcije koje zadovoljavaju. Da bismo bolje razumjeli alate, počnimo s funkcionalnim zahtjevima.
Što je potrebno od ERP sustava?
Svaki ERP sustav u osnovi mora ispunjavati sljedeće funkcionalne zahtjeve.
- To mora biti jedinstveni sustav s aplikacijama i sučeljima jednostavnim za korištenje, koji besprijekorno radi u više odjela s potrebnim kontroliranim pristupom
- Zajednička baza podataka (ili više, ali zajedničkih baza podataka) dostupna putem različitih aplikacija
- Pomoćni programi za pretraživanje i izvješćivanje za generiranje izvješća na temelju različitih parametara (poput "svih neisporučenih narudžbi od jučer u kategoriji" igračke "")
- Skalabilnost, prilagodba i jednostavna integracija ad hoc modula, prema potrebi
Kako bi se zadovoljile potrebe gore navedenih funkcionalnih zahtjeva, sljedeći alati i aplikacije obvezno su integrirani u ERP sustav.
Alati za upravljanje informacijama
Pohrana podataka i upravljanje informacijama s uspostavljenim tijek rada preko različitih odjela i funkcija okosnice su svakog ERP sustava. Za pohranu podataka dostupno je više rješenja i alata, koji uključuju relacijske baze podataka iz tvrtke poput Oracle, Sybase, DB2 i besplatne ponude otvorenog koda poput Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derbi itd. Drugi alati za upravljanje informacijama mogu uključivati sustave za upravljanje sadržajem (CMS) i aplikacije spremišta.
Ovisno o industriji i potrebnim funkcijama, potrebno je odabrati odgovarajuću. Proizvođač može smatrati da je transakcijska baza podataka poput Oracle ili MySQL relevantnija kao transakcijska podaci se kreću kroz različite statuse (od proizvodnje do zaliha do narudžbe snimanja do prodaje do isporuke) status). S druge strane, tvrtka za pisanje internetskih sadržaja mogla bi pronaći sustav spremišta CMS -a s kontrolom verzija koji bolje odgovara njihovim potrebama.
Baza podataka ili spremište može biti jedna centralizirana ili višestruka s automatskim protokom podataka iz jedne baze podataka u drugu. Definirani tijek rada osigurava besprijekorno kretanje podataka. Baze podataka mogu se smjestiti lokalno ili daljinski, pa čak i u oblaku.
Aplikacije i sučelja s odgovarajućom kontrolom dopuštenja
Pohrana i upravljanje podacima zahtijevaju pristup samo za čitanje ili pristup za uređivanje za obradu podataka. Nakon što se artikli proizvedu, moraju se označiti kao spremni inventar. Odjel za upravljanje zalihama zatim ga ažurira kao spremnog za prodaju. Nakon kupnje, stavku treba ažurirati na status prodane i tako dalje.
Da bi se to postiglo, aplikacije i sučelja jednostavna za korištenje sastavni su dio svakog ERP sustava koji također ima definirane kontrole i dopuštenja. Na primjer, nakon što je stavka označena samo kao prodana, samo logistika operateri odjela trebali bi ga moći dodatno ažurirati, dok bi oni iz proizvodnog odjela ili odjela trebali imati pristup samo za pregled.
Slično, za ERP alat za pisanje sadržaja, nakon što pisac preda sadržaj uredniku na pregled, samo bi ga urednik trebao moći izmijeniti, kako bi se izbjeglo svako dupliranje i sukobi sadržaja.
Kako bi se omogućilo ugrađivanje takvih kontrola, aplikacija i sučelja temeljenih na dopuštenjima, bilo koje ERP rješenje koje se može temeljiti na pregledniku, stolnim instalacijama ili tabletnim/mobilnim aplikacijama. Proizvodni tim na stacionarnom mjestu preferirat će stolno sučelje, dok će prodajni tim koji je stalno u pokretu imati koristi od sučelja ili mobilne aplikacije zasnovane na pregledniku.
Alat za upravljanje tijekom rada
ERP sustav sastoji se od više modula i spremišta podataka u kojima ažuriranja i radnje podataka slijede logički definiran slijed na temelju poslovnih potreba. To predstavlja tijek rada. Tijek rada može se smatrati kao um koji kontrolira različite tjelesne funkcije (protok krvi, zraka, hrane i drugih zaliha, kretanje dijelova tijela itd.). Jasno definiran tijek rada s odgovarajućim pristupom na različitim razinama nužan je dio svakog ERP rješenja.
Uobičajeno korišteni alati implementirani u okviru ERP -a uključuju Agiloft Tijek rada, WorkflowGen, Inceptico DMS, Intelex Poslovno upravljanje, SimpleECM itd.
Nadzorna ploča izvješćivanja
Razina upravljanja, razina odjela, razina tima ili generiranje izvješća na razini pojedinca drugi je važan zahtjev za ERP sustav. Obično je dostupan u obliku nadzorne ploče (s prikazom podataka u stvarnom vremenu koji prikazuje informacije kao primljene narudžbe, ali još ne isporučene, neuspjele uplate u prošlom tjednu itd.) ili prilagodljiva izvješća generirana u uobičajenim aplikacijama za uređivanje riječi ili podataka, poput proračunske tablice.
Većina alata za izvješćivanje i nadzornih ploča radi u stvarnom vremenu (ili s minimalnim vremenskim odmakom). Poput aplikacija koje odjeli koriste za ažuriranje podataka, ovi alati za izvješćivanje/pregledi nadzorne ploče dostupni su kao instalacije temeljene na pregledniku ili stolnom računalu. Oni također uključuju značajke izvješćivanja na kraju dana koje nude izvješća e-poštom s grafikonima/grafikonima/tablicama kao Microsoft Excel ili Word privitke.
Alati za komunikaciju
Unutar bilo kojeg sustava koji radi u više odjela, komunikacija je obavezna. ERP sustavi to olakšavaju nudeći alate za automatsko generiranje pošte temeljeno na radnjama, razmjenu trenutnih poruka, chat ili opće značajke emitiranja na individualnoj i grupnoj razini.
Recimo, kad je narudžba označena kao "Spremna za otpremu", trebao bi se aktivirati automatski pošiljatelj odjel logistike za pokretanje procesa otpreme (ili ako je kuhinja pizzerije razvila a problem); opća poruka o emitiranju može se poslati svim ostalim odjelima kako bi prestali primati daljnje narudžbe.
Daljnje funkcije razmjene trenutačnih poruka (poput onih iz programa Lync, Chatter ili Yammer) ugrađene su kako bi se omogućila laka i trenutna komunikacija.
Osim gore navedenih alata koji su sastavni dio svakog ERP sustava, postoje i dodatni koji se mogu integrirati prema potrebi.
Analitički alati
Mnogo analitičkih alata može se integrirati u ERP sustav za poslovnu inteligenciju, prediktivnu analizu, rudarenje podataka i srodne analize. Ovi analitički alati koriste se za dobivanje vrijednih uvida u kreiranje strateških poslovnih odluka na temelju dostupnih podataka (poput praćenja ponašanje potrošača oko blagdanske kupovine, usporedni rezultati za proizvode na polici u crvenoj boji koji imaju veću prodaju od onih u plavoj boji polica itd.)
Alati za raspodjelu resursa i raspoređivanje zadataka
ERP sustavi također mogu integrirati alate za raspodjelu sredstava po odjelima i zadacima (npr intenzivan rad industrije). Ovi alati rade na jednostavnom principu definiranog vremena koje je potrebno zadatku/projektu u odnosu na raspored dostupnosti resursa. Po završetku zadatka, resursu se automatski dodjeljuje novi zadatak koji odgovara njegovim vještinama ili se stavlja u spremište za sljedeći zadatak.
Alati imaju funkcionalnost za ručnu intervenciju na razini nadzornika u slučaju kašnjenja zadatka. Prednosti uključuju jasne vidljivost o trenutnom i budućem radnom opterećenju, optimalnom korištenju resursa, istraživanju mogućnosti automatizacije itd.
Ostale dodatne značajke
ERP sustavi mogu integrirati module za upravljanje ljudskim resursima, upravljanje projektima, sustave za praćenje vremena i upravljanje dokumentima, u skladu s potrebama poslovanja. Dostupan je veliki broj alata specifičnih za svaku industriju i vrstu funkcije, a dobavljači ERP -a pružaju svoju pomoć zainteresiranim klijentima pri odabiru najboljeg oblika. Internet je uvijek dostupan za samopomoć oko dobivanja potrebnih informacija.
Donja linija
ERP je složen okvir za implementaciju i obično mu je potreban namjenski prodavač za provedbu. Dva velika uska grla identificirani s implementacijama ERP -a visoki su troškovi i nepoštivanje najboljih praksi. Iako se troškovi mogu u određenoj mjeri ublažiti pažljivim vrednovanjem različitih dobavljača i procjenom besplatnog otvorenog koda alata, drugi izazov neuspjeha zbog nepoštivanja najboljih praksi može se ublažiti usredotočenom obukom na zaposlenici. Pravilna procjena u početnim fazama, partnerstvo s dobavljačima s odgovarajućom stručnošću i jasni zahtjevi od samog početka pomoći će učinkovitoj i uspješnoj implementaciji ERP alata. (Za povezano čitanje pogledajte "Studije slučaja uspješnog planiranja resursa poduzeća")