Időgazdálkodási tippek pénzügyi szakembereknek

A pénzügyek világa rendkívül versenyképes munkahellyé fejlődött. Bár minden nap csak 24 óra van, ahogy a mondás tartja, az idő pénz. Ezért a hatékony időgazdálkodás versenyelőnyt jelent minden pénzügyi szakember számára, aki termelékenyebbé akar válni, és növeli a minőségi időt a munkától távol.

Számos zavaró tényező van azonban, amelyek a szükségesnél tovább tarthatják a munkában. Olvassa tovább, hogy megismerkedjen ezekkel a gyakori időpazarlásokkal, és megtudjon számos időgazdálkodási tippet, amelyek révén több munkát végezhet kevesebb idő alatt.

A Fekete lyuk

Különféle időveszteségek csökkenthetik a termelékenységet. Például a pénzügyi szakemberek állandóan kísértést éreznek a többfeladatos munkavégzésre. Tegyük fel, hogy egy

tanácsadó, és szerda reggel 8:30 és 10:00 között az alábbiakat kell elérnie:

• Táblázaton dolgozol,
• De hagyja abba, miután két új e -mail megszakította,
• Ezután küldjön el hat e -mailt egymás után,
• Ezt követi egy főiskolai barát esküvői képeinek megtekintése az Instagramon,
• Ezután fogadja el a vállalati közösségi kirándulási meghívást Slack üzenetben,
• Mielőtt két váratlan hívást indítana a leendő ügyfelektől, és
• Végül kénytelenek hirtelen letenni a telefont, miközben a menedzser megáll, hogy emlékeztesse Önt, hogy öt percet késik a személyzeti értekezletről.

Ez tipikus reggelnek tűnik számodra? Ha igen, és különösen, ha olyan vagány vállalati környezetben dolgozik, mint a magántőke cég ill befektetési bank, valószínűleg a legalacsonyabb teljesítményű rétegben van a társaihoz képest.

Öt -tíz év múlva senki sem fog emlékezni, törődni vagy előléptetni minden elfoglalt munkája miatt. A világot érdekelte volna, ha Thomas Jefferson sok papírkeverést befejez, de soha nem segít a függetlenségi nyilatkozat megírásában? Ugyanez igaz az Ön munkájára is - szervezete a szükséges munkát és remekműveket értékeli, nem pedig az elfoglalt munkát.

Előre tervezni

Minden vasárnap délután fejezze be a következő hét „tennivalók” listáját, lehetőleg olyan alkalmazás vagy webszolgáltatás használatával, amely szinkronizálja az összes eszközt. Emelje ki azokat a tételeket, amelyek elengedhetetlenek a munkahelyi és a személyes élet sikeréhez. Azok, amelyek nincsenek kiemelve, valószínűleg átruházhatók, késleltethetők vagy teljesen elkerülhetők.

A pénzügyekben a kritikus eredmények közé tartoznak azok a jelentések vagy kutatások, amelyeknek pontosaknak kell lenniük, és amelyeket határidő előtt kell benyújtani. Szervezete jobban szolgál, ha a jelentések minőségének javítására összpontosít, szemben a tisztességes tevékenységgel dolgozzon rajtuk, így időt szabadíthat fel a nem kulcsfontosságú tételekre (például alacsony prioritású e-mailek megválaszolására vagy hosszú távú részvételre) találkozó).

Hasonlóképpen, tíz perccel a munka elhagyása előtt minden nap fejezze be a következő napi cselekvési tételek felsorolását, és számozza fontossági sorrendben. Ismételten, folyamatosan kérdezze meg magától mindazt, amit tesz nem valóban meg kell tenni - azokat a dolgokat, amelyek nem felelnek meg egy bizonyos termelékenységi küszöbnek.

Többfeladatos

A pénzügyekben elért siker abból fakad, hogy mindig képes teljesíteni a kritikus és azonnali eredményeket. Melyek azok a kulcsfontosságú információk és adatpontok, amelyekre a pénzügyi vezetői támaszkodnak? Mit tud nyújtani annak érdekében, hogy szervezete és/vagy ügyfelei nyerjenek? Magában foglalja -e az időben történő benyújtását könyvvizsgálat jelentés, pontos számítások nettó jelenérték egy javasolt projekten, vagy annak biztosítása, hogy az Excel képletei megfelelő összesített összegeket eredményezzenek?

A nap végén senkit nem érdekel az összes e -mail, amelyet kicserélt, a társadalmi klubok találkozói, amelyeken részt vett, vagy a kabinetben lévő mappák időrendi tárolása. A többfeladatos munkavégzés folyamatosan megakadályozza az egyéneket abban, hogy a legjobbat nyújtsák azon néhány kritikus eredményen, amelyet munkaadóik valóban elvárnak tőlük.

Először végezze el a fontos, nehéz, sürgős és legértékesebb cselekvési tételeket. A pénzügyek sikere magában foglalhatja a feladatok megközelítésének módszereinek egyszerűségét. Ez brutálisan egyszerűnek tűnhet a jól olvasott és avatatlan friss diplomás számára, de tegyen egy dolgot egyszerre, és ne hagyja abba, amíg be nem fejezte. Ha feladatai egy hosszú távú projekthez kapcsolódnak, vágja fel rövidebb távú mérföldkövekre, és fejezze be idő előtt. Ha mindent az elejétől a végéig végez, kiküszöböli a költséges hatékonyságtalanságokat, mert elkerülheti, hogy folyamatosan újra kell kezdenie, és újra kell kalibrálnia a különböző, nem kapcsolódó tételeket.

Ha hetente három órát fordít haszontalan feladatokra, ez évente nagyjából 150 órát jelent. A munkatársa néhány asztalt tőled, aki hatékonyabb és évente 150 órával többet tölt be, valószínűleg néhány előléptetést és fizetésemelést élvez, amit mások nem kaptak meg.

Beérkező levelek kezelése

A postaládája jelentős időpazarlás. Ha e -mailjeinek többsége irreleváns a közvetlen feladataihoz, akkor szórványosan tölti fel napját szeméttel kapcsolatos információkkal.

Ennek elkerülése érdekében:

• Állítson be előre meghatározott időpontokat az e -mailek ellenőrzéséhez, és ellenőrizze a postaládáját naponta legfeljebb három -négy alkalommal.
• Hozzon létre nyitvatartási mappát az e-mailekhez, amelyekhez el kell jutnia, de ezek nem sürgősek. Ez a mappa különösen hasznos abban, hogy visszatérjen a fontos kérésekhez, amelyek várhatnak néhány munkanapot, mielőtt választ kapnak Öntől.
• Csak a legkritikusabb e -maileket küldje el munkanapján. Bár fontos, hogy naprakész maradjon a csoporton belül, idejének jelentős részét tapasztalatlan vagy kevésbé fegyelmezett kollégák vesztegethetik, akik irreleváns üzenetekkel árasztják el a postaládáját. Csökkentheti az ilyen típusú e-maileket, ha nem válaszol azokra, amelyek nem a munkával kapcsolatosak.
• A munka elhagyása előtt ürítse ki a postaládáját. Ezt úgy érheti el, hogy projekthez kapcsolódó mappákat hoz létre, amelyekben parkolhat az adott problémákkal kapcsolatos e-mailekre. Ha üresen tartja a postaládáját, időt takaríthat meg, mivel kizárja a figyelmét a nem alapvető üzenetekből. Ha a következő órákban vagy másnap feltétlenül figyelmet igényelnek olyan elemek, helyezze azokat egy sürgős mappába.

Néhány egyéb időtakarékos tipp

Kövesse nyomon, mennyi időt veszteget

Hozzon létre egy egyszerű táblázatot, amely lehetővé teszi a triviális ügyekre elpazarolt becsült idő megadását. Tedd ezt napi rendszerességgel. Miközben kifejleszti és fenntartja ezt a szokását, megtanítja magát arra, hogy felismerje a lényegtelen dolgokat, amint találkozik velük.

Csak egyszer dolgozza fel a papír alapú dokumentumokat

Miután feldolgozták, benyújthatja őket, benyújthatja vagy megszabadulhat tőlük.

Közvetlen üzenet a kollégáinak

Az irodában vagy az osztályok között való sétálás hetente néhány órába kerül - és tudjuk, hogy ez éves szinten milyen költséges. Kivéve, ha ez fontos vagy bonyolult ügy, közvetlen üzenetek használata vállalati üzenetküldésen keresztül rendszer vagy jóváhagyott webszolgáltatás gyakran hatékonyabb módja annak, hogy gyorsan válaszokat kapjon a különféle kérdésekre kérdéseket.

Tudja, hol van minden bármikor

Ez magában foglalja az elektronikus és a papíralapú információkat is. Ha értékeli az idejét, ne pazarolja a dolgok keresésére.

Ossza szét feladatait négy kategóriába:

1. Sürgős és fontos: mint például a pénzügyi és számviteli jelentések szigorú és közeledő határidőkkel.
2. Nem sürgős és fontos: mint például a pénzügyi csoporton belüli hálózatépítés, képzési órák stb.
3. Sürgős és nem fontos: mint például szórványos üzenetek a beérkező levelekből és a "regisztrálási határidők" a klubtalálkozókra.
4. Nem sürgős és nem fontos: mint például az automata tíz perces beszélgetései, a fantasy foci ellenőrzése stb.

(Nyilvánvaló, hogy a lehető legtöbb napot az első kategóriára kell fordítania.)

Delegál, delegál, delegál

Ez az, ami elválasztja Önt a csomagtól, amikor feljebb lép a szervezetben. Végezze el azokat a feladatokat csakÖn végre tudja hajtani. Időgazdálkodási készségeinek csiszolása során hamarosan közvetlen jelentéseket rendel hozzá. Jelöljön ki olyan feladatokat, amelyekkel nem kell a lehető legnagyobb mértékben foglalkoznia. Csak olyan dolgokat szabad csinálni, amelyek feltétlenül odafigyelést vagy szakértelmet igényelnek.

Ne kezelje személyiségét

A pénzügyi szakembereknek rendelkezniük kell időgazdálkodási készségekkel, de a belső kollégákkal és a külső közösséggel is kell kapcsolatot teremteniük és jóakaratúnak lenniük. Ha kizárólag az időre összpontosít, akkor koptatónak tűnhet, ami sok embert elriaszt, ha a közelben vannak, beleértve a társadalmi és üzleti fejlesztési környezetet is. Ha nem vigyáz, körbejárja azt a gondolatot, hogy maga az időgazdálkodási guru, de teljesen tudatában lesz a homlokán lévő "szociális idióta" bélyegnek.

A kommunikációs, vezetői és üzletfejlesztési készségek ugyanolyan fontosak, mint az időgazdálkodási készségek. Ahogy a pénzügyi szakemberek feljebb lépnek pályájukon, az időgazdálkodási képességek önmagukban már nem elegendőek ahhoz, hogy segítsék őket a következő szint elérésében (azaz a vezetői szinten).

Alsó vonal

Ha értékeled az életed, akkor értékeled az idődet is. A munkahelyi élet része az életének nagyobb képének-a hozzájárulás és a szolgáltatás szintjének másoknak nyújtani tudásától függ, hogy képes -e a legtöbbet kihozni a véges időből Ön. Ne feledje: Ez a fontos dolog, amit a munkáltatója elvár, hogy teljesítse ezt a számot. A munkáltatód nem fog sokat törődni minden mással, és neked sem kell.