Contoh Nota Debet dalam Transaksi Business-to-Business

Catatan debit adalah bentuk bukti bahwa satu bisnis telah membuat entri debet yang sah dalam menangani bisnis lain. Ini mungkin terjadi ketika pembeli mengembalikan bahan ke pemasok dan perlu memvalidasi jumlah yang diganti. Dalam hal ini, pembeli mengeluarkan nota debet yang mencerminkan transaksi akuntansi.

Sebuah bisnis mungkin mengeluarkan nota debit sebagai tanggapan atas nota kredit yang diterima. Kesalahan (seringkali beban bunga dan biaya) dalam penjualan, pembelian, atau faktur pinjaman mungkin mendorong perusahaan untuk mengeluarkan nota debit untuk membantu memperbaiki kesalahan.

Takeaways Kunci

Nota debet adalah transaksi tertulis yang menyatakan satu bisnis telah mengambil tindakan keuangan sebagai akibat dari berurusan dengan bisnis lain; catatan tersebut sesuai dengan catatan debit dalam log akuntansi.
Transaksi bisnis-ke-bisnis menggunakan nota debit dan kredit; semua catatan diberi tanggal, termasuk nomor seri, deskripsi transaksi, rincian pengembalian, dan tanda tangan orang-orang yang terlibat.

instagram viewer

Faktur di bawah tagihan yang kemudian dicari oleh pemasok untuk diperbaiki akan menjadi contoh khas dari nota debit; sebuah toko yang mengembalikan produk ke pemasoknya dan mencari untuk mendapatkan penggantian akan menjadi contoh lain.

Nota Debet dalam Transaksi

Nota debit dan nota kredit hampir selalu terlibat dalam bisnis ke bisnis (B2B) transaksi. Mereka sesuai dengan entri debit dan kredit dalam log akuntansi, yang selanjutnya berfungsi sebagai bukti transaksi bisnis sebelumnya. Mereka juga dapat disebut sebagai memo debit.

Catatan debet biasanya semua mencakup informasi umum yang sama: tanggal wesel, nomor seri, deskripsi singkat tentang transaksi bisnis sebelumnya, rincian barang yang dikembalikan (termasuk pajak Penjualan dan referensi ke faktur), dan tanda tangan otoritas perusahaan yang sesuai.

Catatan debet, memo debet, kuitansi debet, dan faktur semuanya serupa sifatnya dan semuanya merupakan dokumen sah yang menunjukkan transaksi keuangan antar bisnis.

Anda kemungkinan besar akan mendengar tentang nota debit setelah faktur yang kurang ditagih. Misalkan pemasok mengirimkan bahan senilai $10.000 ke klien, tetapi hanya mengirimkan faktur sebesar $9.500. Setelah menyadari kesalahannya, pemasok dapat menyerahkan nota debit kepada kliennya untuk selisih $500 untuk menyelesaikan masalah dan membuat penyesuaian yang tepat untuk catatan akuntansi.

Tanda Terima Debit

Ada beberapa ambiguitas antara istilah "catatan debet" dan "tanda terima debet". Terkadang tanda terima debet digunakan secara bergantian dengan nota debet; di lain waktu, tanda terima debet dimaksudkan hanya untuk menjelaskan catatan tertulis yang membuktikan bahwa pelanggan berutang uang kepada perusahaan. Jarang kita jumpai istilah kwitansi debet yang digunakan untuk transaksi B2B.

Faktur

Nota debet atau kwitansi debet sangat mirip dengan faktur. Perbedaan utama adalah bahwa faktur selalu menunjukkan penjualan, di mana nota debet dan kwitansi debet mencerminkan penyesuaian atau pengembalian atas transaksi yang telah terjadi.

Transaksi B2B biasanya didasarkan pada perpanjangan kredit, di mana vendor mengirimkan pengiriman ke perusahaan sebelum dibayar, kemudian menagih perusahaan untuk jumlah yang terutang setelah pengiriman. Debit dan kredit adalah metode akuntansi yang digunakan untuk melacak transaksi ini.

Catatan debit juga dapat menggantikan faktur tradisional ketika barang atau jasa disediakan yang berada di luar lingkup bisnis normal. Ini membantu membedakan transaksi untuk kedua departemen akuntansi, dan juga mencegah perusahaan penerbit membuat jenis faktur baru.

Pengembalian Bahan

Pikirkan catatan debit sebagai klaim terhadap kesalahan bisnis. Dalam hal pengembalian barang dari pembeli ke a penjual atau pemasok, nota debet menunjukkan perubahan dalam log akuntansi dan permintaan pengembalian dana (kredit). Pemasok/vendor sering mengirimkan nota kredit sebagai bukti pembalikan.

Misalnya, pertimbangkan kasus di mana perusahaan XYZ mengembalikan material ke pemasoknya, perusahaan ABC. Untuk membuktikan jumlah yang seharusnya diganti, XYZ membuat wesel debet. Pembelian awal adalah $5.000, jadi nota debit harus mencerminkan biaya bahan ditambah lokal pajak Penjualan tarif. Pajak dan harga pokok barang harus selalu menjadi item baris terpisah dalam catatan.

Setelah diterima, ABC harus membuat nota kredit kecil sebagai bukti pengertian, kemudian melanjutkan untuk mengganti (atau menawarkan kredit ke) XYZ (selama nota debit berisi informasi yang benar).

Piutang Bunga/Komisi

Misalkan satu bisnis berutang bunga kepada kreditur atau Komisi kepada pihak ketiga atas jasa yang diberikan. Dalam kasus seperti itu, nota debet biasanya dikeluarkan untuk menanggapi nota kredit yang diterima, tetapi debitur selalu dapat menerbitkannya tanpa diminta.

Catatan debet piutang komisi biasa terjadi antara perusahaan induk dan anak perusahaan. Catatan debit piutang bunga dapat digunakan untuk menyesuaikan pembayaran sebelumnya atau sebagai bentuk pencatatan sederhana.

Garis bawah

Catatan debet digunakan dalam transaksi ketika penyesuaian entri debet diperlukan dalam kasus di mana uang terutang. Mereka terutama ditemukan di bawah tagihan di mana pemasok telah mengirim faktur ke pelanggan untuk a jumlah yang lebih rendah dari biaya sebenarnya, ketika bunga atau komisi terutang, atau klaim terhadap kesalahan bisnis. Nota debit akan menetapkan jumlah uang yang terutang dari satu pihak ke pihak lain.