Definisi Permintaan Proposal (RFP)

Apa itu Permintaan Proposal (RFP)?

Permintaan proposal (RFP) adalah dokumen bisnis yang mengumumkan proyek, menjelaskannya, dan meminta tawaran dari kontraktor yang memenuhi syarat untuk menyelesaikannya. Sebagian besar organisasi lebih suka meluncurkan proyek mereka menggunakan RFP, dan banyak pemerintah selalu menggunakannya.

Saat menggunakan RFP, entitas yang meminta penawaran bertanggung jawab untuk mengevaluasi kelayakan penawaran yang diajukan, kesehatan keuangan perusahaan penawaran, dan masing-masing penawarkemampuan untuk melaksanakan proyek tersebut.

Memahami Permintaan Proposal (RFP)

RFP digunakan untuk proyek yang kompleks, seringkali membutuhkan sejumlah sub-kontraktor. Mereka menggambarkan organisasi yang mengeluarkan RFP, ruang lingkup proyek yang dilakukan, dan kriteria untuk mengevaluasi entri. Mereka juga menguraikan proses penawaran dan persyaratan kontrak.

Permintaan termasuk pernyataan pekerjaan yang menjelaskan tugas yang harus dilakukan oleh pemenang tender dan garis waktu untuk menyelesaikan pekerjaan.

RFP juga menyarankan penawar tentang cara menyiapkan proposal, dengan panduan khusus tentang bagaimana tawaran harus diformat dan disajikan. Mereka umumnya menyertakan instruksi tentang informasi apa yang harus disertakan oleh penawar dan format yang diinginkan.

Sebagian besar RFP dikeluarkan oleh agensi pemerintahan dan organisasi lain di sektor publik. Mereka umumnya dituntut untuk membuka persaingan di antara perusahaan-perusahaan swasta dan menghilangkan bias dari proses tersebut. Agensi ingin memastikan bahwa mereka mendapatkan tawaran terendah dan paling kompetitif.

Namun, organisasi swasta atau publik mana pun dapat mengeluarkan RFP untuk mendapatkan banyak tawaran dan berbagai perspektif tentang proyek tersebut.

Misalnya, bisnis yang ingin mengubah proses pelaporannya dari sistem berbasis kertas ke sistem berbasis komputer dapat mengajukan permintaan proposal untuk perangkat keras, perangkat lunak, dan program pelatihan pengguna untuk membangun dan mengintegrasikan sistem baru ke dalam bisnis. Proses penawaran yang kompetitif dapat memberi mereka wawasan yang lebih luas tentang alternatif yang tersedia.

Persyaratan untuk Permintaan Proposal (RFP)

Instansi pemerintah atau entitas lain mungkin diminta untuk mengeluarkan permintaan proposal untuk memberikan persaingan penuh dan terbuka dan untuk menurunkan biaya solusi. Menerima proposal yang paling responsif terhadap spesifikasi mungkin tidak selalu berarti tawaran dengan harga terendah.

Membuat permintaan proposal dengan terampil dapat memastikan keberhasilan atau kegagalan solusi yang dihasilkan. Jika persyaratan yang ditentukan terlalu kabur, penawar mungkin tidak merancang dan menerapkan solusi yang memadai untuk masalah tersebut. Jika persyaratan terlalu rinci dan membatasi, inovasi penawar mungkin terbatas.

Proses RFP dimulai dengan membuat draft request for proposal. Penawar meninjau ajakan dan mengajukan saran untuk perbaikan. Setelah menerapkan masukan, permintaan akhir untuk proposal diterbitkan. Penawar kemudian mengajukan proposal mereka.

Pelanggan mempersempit pilihan menjadi sekelompok kecil penawar dan memasuki negosiasi harga dan detail teknis. Pelanggan dapat meminta penawar yang tersisa untuk mengajukan penawaran terbaik dan terakhir sebelum memberikan kontrak. Kontrak tersebut kemudian dipresentasikan kepada perusahaan yang memberikan solusi terbaik untuk masalah tersebut.

Manfaat dari Request for Proposal (RFP)

RFP, sebagian, adalah iklan. Ini mengumumkan bahwa sebuah proyek sedang berjalan, dan membuka pintu bagi kandidat yang memenuhi syarat yang dapat menyelesaikan pekerjaan.

Di pemerintahan, RFP telah diadopsi sebagai cara untuk memastikan bahwa kronisme dihilangkan sebagai faktor dalam penghargaan kontrak. Ini juga membuka proses persaingan, yang diharapkan dapat menekan biaya proyek.

Alternatif untuk RFP adalah proses yang kurang formal yang membutuhkan manajer proyek untuk meneliti dan mengidentifikasi vendor potensial untuk suatu proyek. Bergantung pada seberapa lengkap pencarian, respons potensial dapat dibatasi. Vendor baru dan jawaban inovatif kemungkinan kecil akan terungkap.

RFP vs. RFQ vs. RFI

Permintaan proposal (RFP), permintaan penawaran (RFQ), dan permintaan informasi (RFI) adalah tiga jenis dokumen berbeda yang bisnis dan entitas lain yang digunakan untuk menjangkau komunitas bisnis untuk pemasok atau kontraktor yang mungkin dapat mereka kerjakan dengan.

• Permintaan proposal, seperti disebutkan di atas, mengumumkan proyek tertentu yang direncanakan dan meminta kontraktor yang mampu menyelesaikan pekerjaan.
• SEBUAH permintaan untuk kutipan (RFQ) adalah ajakan yang dikirim ke sejumlah pemasok yang mencari tawaran untuk kontrak untuk memasok produk atau layanan tertentu. Permintaan harus merinci kualitas dan kuantitas yang dibutuhkan, dan waktu yang diinginkan oleh perusahaan atau organisasi.
• Permintaan informasi (RFI) adalah permintaan kepada pemasok untuk informasi tertulis tentang produk dan layanan yang dapat mereka berikan. Ini mungkin digunakan untuk mengumpulkan informasi untuk database pemasok untuk referensi di masa mendatang.

Contoh Request for Proposal (RFP)

Katakanlah, misalnya, Administrasi Kereta Api Federal mengeluarkan permintaan proposal untuk membiayai, merancang, membangun, mengoperasikan, dan memelihara sistem kereta api berkecepatan tinggi.

Pihak yang berkepentingan mengajukan proposal yang memenuhi persyaratan yang diuraikan dalam dokumen. Berdasarkan proposal yang diterima dengan batas waktu, Departemen Perhubungan membentuk komisi untuk review lebih lanjut dan pengembangan proposal.

DOT memilih proposal yang paling mencakup tujuannya dan mempekerjakan perusahaan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut.

Melihat RFP Terperinci

Ini sampel RFP dari organisasi nirlaba menunjukkan tingkat detail yang diperlukan, dalam hal ini untuk usulan perbaikan situs web organisasi. Proposal menjelaskan proyek, memberikan gambaran umum tentang organisasi, dan menentukan tujuannya untuk situs webnya. Ini juga merinci produk dan layanan yang akan disediakan dan mendefinisikan secara rinci konten, desain, dan fungsionalitas situs web yang diusulkan.

Sampel disediakan oleh TechSoup, sebuah situs yang menyediakan perpustakaan informasi petunjuk dan sampel RFP untuk lembaga nonprofit.

FAQ Permintaan Proposal (RFP)

Berikut adalah jawaban atas beberapa pertanyaan umum tentang RFP.

Apa Artinya RFP?

Permintaan proposal (RFP) adalah permintaan terbuka untuk tawaran untuk menyelesaikan proyek baru yang diusulkan oleh perusahaan atau organisasi lain yang menerbitkannya. Hal ini dimaksudkan untuk membuka persaingan dan mendorong berbagai alternatif usulan yang dapat dipertimbangkan oleh para perencana proyek.

Apa Persyaratan RFP?

RFP harus menjelaskan dan mendefinisikan proyek secara cukup rinci untuk menarik tanggapan yang layak.

Calon penawar harus dapat memahami sifat bisnis dan tujuan yang ingin dicapai dengan proyek tersebut. Proyek harus didefinisikan secara cukup rinci agar penawar dapat memahami dengan jelas ruang lingkupnya dan semua produk dan layanan yang harus disediakan untuk melaksanakannya. Format proposal yang diharapkan juga harus detail. Respons yang seragam diperlukan untuk membandingkan dan mengontraskan penawaran.

RFP mengikuti format yang cukup kaku, meskipun format itu mungkin berbeda di antara lembaga dan perusahaan yang menyiapkannya. sampel ini dari Center for Planning Excellence di Baton Rouge, Louisiana, menunjukkan elemen-elemen dalam RFP yang khas, yang termasuk pengenalan dan latar belakang, deskripsi hasil, dan informasi tentang seleksi kriteria.

Apa Perbedaan Antara RFP dan RFQ?

Katakanlah sebuah toko perangkat keras sedang memperluas departemen perlengkapan berkebun dan perlu menemukan pemasok yang diperlukan untuk mengisi raknya. Mungkin mengirimkan permintaan penawaran (RFQ) ke sejumlah pemasok potensial produk berkebun. Tanggapan akan memungkinkan untuk menjalin hubungan dengan satu atau lebih pemasok kuantitas dan kualitas barang yang dibutuhkannya, dengan harga yang ditetapkan.

Ketika sebuah perusahaan atau organisasi lain mengirimkan RFQ, ia tahu persis apa yang dibutuhkannya dan sedang mencari pemasok atau pemasok terbaik.

RFP adalah proses yang lebih terbuka. Bisnis atau organisasi sedang mencari kontraktor yang memenuhi syarat untuk melaksanakan proyek baru. Proyek dan tujuannya didefinisikan dalam beberapa detail tetapi ada ruang untuk kreativitas dalam tanggapannya. Misalnya, RFP untuk taman anak-anak memungkinkan kontraktor untuk mengusulkan tata letak, peralatan, dan fasilitas yang tepat yang mungkin ada di taman tersebut.

Kapan Anda Akan Menggunakan RFP?

Bisnis besar dan kecil cenderung memiliki sumber daya yang cukup untuk mempertahankan operasi saat ini. Jika mereka ingin mengambil proyek baru, mereka tidak memiliki sumber daya maupun keahlian untuk menambahkannya ke beban kerja.

Dalam kasus seperti itu, RFP memberi bisnis cara yang efisien untuk merekrut keahlian yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan proyek.

Apa yang Terjadi Setelah RFP?

RFP diikuti oleh Ps. Proposal diajukan untuk ditinjau. Tergantung pada ukuran dan ruang lingkup proyek, tinjauan ini mungkin merupakan proses multi-level yang melibatkan sejumlah komite. Instansi pemerintah, khususnya, tidak dikenal bergerak dengan gesit.

Betapapun lama waktu yang dibutuhkan, proses peninjauan digunakan untuk mempersempit proposal ke beberapa finalis yang mungkin diminta untuk mengirimkan informasi tambahan dengan maksud untuk seleksi akhir dan tanggal mulai untuk proyek.

Garis bawah

RFP mendefinisikan proyek, untuk perusahaan yang mengeluarkannya serta perusahaan yang menanggapinya. RFP yang ditulis dengan baik menyampaikan maksud di balik proposal dan memastikan bahwa hasil akhirnya akan memenuhi harapan.

Ini juga memastikan proses terbuka. Idealnya, beberapa penawar akan merespons. Ini memberi organisasi kesempatan untuk mempelajari berbagai pendekatan dan harga dan memilih salah satu yang paling memenuhi kebutuhannya.