Cara Membuat 401(k) untuk Karyawan Anda

Baik Anda menjalankan perusahaan raksasa, perusahaan menengah, atau pertunjukan satu orang, Anda dapat membuat rencana 401(k).. Artikel ini mencakup berbagai jenis rencana dan dasar-dasar yang perlu Anda ketahui untuk memulainya.

Jenis Rencana 401(k).

Ada beberapa jenis paket 401(k) yang dapat dipilih pemberi kerja. Mana yang tepat untuk Anda akan sangat bergantung pada berapa banyak karyawan yang Anda miliki.

Tradisional 401(k)

Anda mungkin akan menemukan jenis rencana ini di sebagian besar pemberi kerja besar, meskipun bisnis ukuran apa pun dapat membuatnya. Karyawan berkontribusi pada rencana tersebut melalui pemotongan gaji sukarela.

Majikan sering mencocokkan beberapa persentase dari kontribusi karyawan mereka, meskipun tidak ada persyaratan hukum yang harus mereka lakukan. Beberapa majikan juga menawarkan yang ditunjuk Roth 401(k) pilihan sebagai bagian dari rencana mereka, dan karyawan dapat membagi kontribusi mereka antara dua jenis jika mereka mau.

SEDERHANA 401(k)

SEDERHANA berasal dari huruf kapital yang terdapat pada “Rencana Pencocokan Insentif Tabungan untuk Karyawan”. Paket ini ditujukan untuk bisnis dengan 100 karyawan atau kurang.

Paket 401(k) SEDERHANA memiliki batas kontribusi karyawan yang lebih rendah daripada rencana 401(k) tradisional. Pada tahun 2023, misalnya, batasnya adalah $15.500 untuk siapa pun yang berusia di bawah 50 tahun dan $19.000 untuk mereka yang berusia 50 tahun ke atas, dibandingkan dengan masing-masing $22.500 dan $30.000, untuk paket tradisional.

Anda diminta sebagai pemberi kerja untuk membuat salah satu kontribusi yang cocok sebesar 1% sampai 3% dari setiap gaji karyawan bagi mereka yang berkontribusi pada program atau a kontribusi non-elektif sebesar 2% untuk semua karyawan yang memenuhi syarat, terlepas dari apakah mereka berkontribusi.

Pelabuhan Aman 401(k)

Pelabuhan aman 401(k) memungkinkan pemberi kerja untuk menghindari tes nondiskriminasi bahwa sebagian besar rencana 401(k) harus lulus untuk mematuhi hukum. Tes nondiskriminasi dimaksudkan untuk memastikan bahwa rencana pensiun tidak disukai karyawan dengan kompensasi tinggi. Seperti paket SEDERHANA 401(k), safe harbor 401(k) sering digunakan oleh usaha kecil karena lebih mudah dikelola.

Juga seperti rencana SEDERHANA 401(k), pelabuhan aman 401(k) mengharuskan pemberi kerja memberikan kontribusi tahunan. Kontribusi tersebut dapat mengambil salah satu dari tiga bentuk:

• Kontribusi Nonelektif—Dalam hal ini, pemberi kerja memberikan kontribusi non-elektif yang setara dengan 3% dari kompensasi atas nama setiap karyawan yang tidak diberi kompensasi tinggi. Karyawan tidak diharuskan untuk berkontribusi.
• Pertandingan Dasar—Dengan ini, pemberi kerja mencocokkan 100% dari setiap kontribusi pilihan karyawan yang tidak berkompensasi tinggi dan hingga 3% dari kompensasi mereka, ditambah 50% dari 2% berikutnya sebagai kompensasi.
• Pertandingan yang Ditingkatkan—Di sini, pemberi kerja memiliki opsi untuk menghitung kecocokan mereka hingga 6% dari kompensasi karyawan, bukan hanya 5%.

Satu Peserta 401(k)

Terakhir, bahkan jika satu-satunya karyawan Anda adalah Anda (atau Anda dan pasangan Anda), Anda dapat memulai rencana 401(k) untuk bisnis Anda. Satu peserta 401(k) juga dikenal dengan berbagai moniker lainnya, termasuk tunggal 401(k), uni-k, wiraswasta 401(k), dan individu 401(k).

Karena Anda adalah pemberi kerja dan karyawan dalam bisnis tersebut, Anda dapat berkontribusi pada rencana di kedua peran tersebut. Sebagai karyawan, Anda tunduk pada batasan yang sama dengan paket 401(k) tradisional.

Sebagai pemberi kerja Anda sendiri, Anda juga dapat memberikan kontribusi tambahan yang tidak dipilih. Maksimum di sini bergantung pada bagaimana bisnis Anda disiapkan untuk keperluan pajak (kepemilikan tunggal atau S korporasi, Misalnya). Pada tahun 2023, Anda dapat berkontribusi hingga $66.000 ke paket, ditambah lagi $7.500 jika Anda berusia 50 tahun atau lebih.

Jika pasangan Anda dibayar untuk bekerja di bisnis tersebut, mereka dapat berkontribusi hingga jumlah maksimum yang sama. Mereka juga memenuhi syarat untuk kontribusi pemberi kerja tambahan.

Cara Membuat Rencana 401(k).

Setelah Anda memutuskan jenis paket 401(k) yang paling sesuai untuk bisnis Anda, memulainya bisa relatif sederhana—terutama jika Anda memasukkan administrator rencana yang berpengalaman, seperti saling perusahaan dana, untuk membantu Anda.

Itu Layanan Pendapatan Internal (IRS) membaginya menjadi empat langkah:

1. Mengadopsi rencana tertulis
2. Mengatur dana perwalian untuk aset program
3. Mengembangkan sistem pencatatan
4. Memberikan informasi rencana kepada peserta

Berikut ini sekilas tentang setiap persyaratan.

Rencana Tertulis

Rencana tertulis menjelaskan cara kerja rencana Anda, tunjangan yang berhak diterima karyawan Anda, dan bagaimana serta kapan mereka berhak atas tunjangan tersebut. Anda bertanggung jawab untuk mematuhi aturan yang ditetapkan dalam rencana, meskipun Anda dapat mengubahnya di masa mendatang.

Ingatlah bahwa meskipun Anda menyerahkan sebagian besar pekerjaan untuk mengelola rencana Anda ke organisasi lain, Anda masih dianggap sebagai a gadai. Ini berarti Anda harus bertindak demi kepentingan finansial terbaik karyawan Anda dan dapat dimintai pertanggungjawaban secara pribadi jika Anda tidak melakukannya.

Dana Perwalian

Salah satu perlindungan dengan rencana 401(k) adalah uang disimpan dalam perwalian terpisah. Sebagai majikan, Anda bisa memilih wali amanat, yang mungkin menjadi satu atau lebih karyawan jika Anda memiliki staf dengan keahlian yang relevan, atau organisasi luar yang Anda rekrut. Wali amanat juga fidusia, bertanggung jawab untuk membuat keputusan yang terbaik bagi kepentingan peserta rencana.

Sistem Pencatatan

Menjalankan rencana 401(k) membutuhkan banyak pembukuan. Anda harus melacak kontribusi karyawan dan pemberi kerja, keuntungan dan kerugian di akun individu, dan setiap distribusi atau pinjaman yang diambil peserta. Dalam banyak kasus, bahkan pemberi kerja besar mendelegasikan tugas-tugas administratif ini kepada administrator rencana profesional.

Informasi Rencana

Rencana tertulis Anda akan menjadi dasar untuk dokumen yang dikenal sebagai Deskripsi Rencana Ringkasan (SPD). Anda harus memberikan salinan SPD kepada karyawan setelah mereka memenuhi syarat untuk berpartisipasi dan memperbaruinya saat Anda membuat perubahan signifikan pada rencana. Meskipun ini bukan persyaratan formal, IRS mencatat bahwa "selain itu, Anda mungkin ingin memberi [semua] karyawan Anda informasi yang menekankan keuntungan bergabung dengan rencana 401(k) Anda."

Setelah rencana Anda aktif dan berjalan, Anda juga perlu memberikan informasi lain kepada peserta, seperti a ringkasan laporan tahunan (SAR) pada keuangan rencana setiap tahun dan laporan akun individual baik triwulanan atau tahunan, tergantung pada jenis rencana Anda.

Selain memberikan informasi kepada peserta paket, pemberi kerja atau administrator paket mereka harus mengajukan laporan keuangan kepada pemerintah setiap tahun, menggunakan Formulir 5500, Formulir 5500-SF, atau Formulir 5500-EZ. Formulir mana yang akan Anda gunakan bergantung pada jenis paket 401(k) yang Anda miliki.

Garis bawah

Jika Anda seorang pemberi kerja yang mempertimbangkan untuk membuat rencana 401(k) untuk karyawan Anda, langkah pertama Anda adalah memutuskan jenis rencana yang akan ditawarkan. Setelah itu, Anda harus membuat rencana tertulis yang menjelaskan cara kerja 401(k) Anda dan memastikan bahwa Anda mematuhinya di masa mendatang. Kecuali jika Anda sudah terbiasa dengan semua aturan yang mengatur paket 401(k), Anda mungkin ingin mengundang administrator paket yang berpengalaman untuk membantu Anda.