Definisi Kartu Kredit Korporasi

Apa itu Kartu Kredit Perusahaan?

Kartu kredit korporat adalah kartu kredit yang diterbitkan untuk karyawan perusahaan mapan yang memungkinkan mereka menagih pengeluaran bisnis resmi—seperti menginap di hotel dan tiket pesawat—tanpa harus menggunakan kartu atau uang tunai mereka sendiri. Kartu ini, yang juga dikenal sebagai kartu kredit komersial, dapat memudahkan karyawan (dan majikan) untuk mengelola pengeluaran, dan banyak yang menawarkan fasilitas seperti frequent flyer miles dan akses ke bandara lounge.

Cara Kerja Kartu Kredit Perusahaan

Kartu kredit korporat dirancang untuk memenuhi kebutuhan perusahaan yang sudah mapan—biasanya mereka yang memiliki setidaknya $4 juta dalam pendapatan tahunan, 15-plus pengguna kartu, dan proyeksi biaya masing-masing $250.000 atau lebih tahun. Sementara kebanyakan bisnis, termasuk kepemilikan tunggal dan DBA, bisa mendapatkan kartu kredit usaha kecil, kartu perusahaan (sesuai namanya) dicadangkan untuk perusahaan. Itu artinya perusahaan harus terstruktur dan terdaftar sebagai perusahaan S atau C untuk memenuhi syarat.

Penerbit kartu kredit utama, seperti American Express, Capital One, Citibank, Chase, dan Wells Fargo, menawarkan kartu kredit perusahaan. Kartu dikeluarkan berdasarkan kesehatan keuangan perusahaan—bukan keuangan pribadi pemilik. Penerbit kartu mungkin, misalnya, mengharuskan perusahaan memiliki keuangan yang kuat, ditambah likuiditas dan arus kas yang baik.

Penerbit kartu kredit perusahaan biasanya ingin melihat laporan keuangan terbaru perusahaan yang telah diaudit, detail tentang struktur dan organisasi perusahaan, informasi pajak (termasuk ID pajak federal), dan informasi kontak untuk pejabat perusahaan yang berwenang melakukan bisnis atas nama perusahaan—seperti pemilik, presiden, atau bendahara.

Majikan dapat memberikan kartu perusahaan kepada karyawan tertentu sehingga mereka dapat membayar biaya bisnis yang disetujui, seperti: hotel, makan, sewa mobil, dan penerbangan, dan juga mengakses uang tunai di ATM—semuanya tanpa menggunakan dana sendiri atau perusahaan maju. Nama perusahaan akan tertera pada kartu tersebut, bersama dengan nama karyawan sebagai pemegang kartu yang ditunjuk. Tanda tangan karyawan tertera di bagian belakang kartu, sama seperti pada kartu kredit pribadi.

Jenis-Jenis Kartu Kredit Korporasi

Tergantung pada jenis kartu kredit perusahaan, karyawan atau majikan akan bertanggung jawab untuk membayar tagihan kartu kredit. Dengan kartu kewajiban individu, karyawan bertanggung jawab untuk membayar penerbit kartu kredit secara langsung untuk setiap biaya, ditambah mengajukan laporan pengeluaran dan mendapatkan penggantian dari majikan. Penerbit kartu kredit memeriksa kredit karyawan sebelum memberi mereka kartu, tapi itu "tarik lembut" yang tidak akan memengaruhi skor kredit mereka.

Jika itu adalah kartu kewajiban perusahaan, pemberi kerja membayar tagihan untuk semua biaya yang disetujui (walaupun karyawan mungkin siap membayar penerbit secara langsung untuk setiap pengeluaran tidak sah atau pribadi). Karena perusahaan bertanggung jawab untuk membayar tagihan, penerbit kartu kredit biasanya tidak akan memeriksa kredit karyawan, tetapi orang itu kemungkinan akan bertanggung jawab untuk mengajukan laporan pengeluaran rutin sehingga perusahaan dapat merekonsiliasi pernyataan kartu masing-masing bulan.

Sebelum seorang karyawan menggunakan kartu kredit perusahaan, mereka harus mencari tahu siapa yang bertanggung jawab untuk membayar tagihan setiap bulan. Jika mereka bertanggung jawab, mereka harus membuat sistem untuk memastikan pembayaran tepat waktu dan bahwa mereka memiliki dana untuk menutupi saldo.

Manfaat Kartu Kredit Korporasi

Keuntungan utama dari kartu kredit perusahaan adalah membuatnya lebih mudah untuk mengelola pengeluaran—baik bagi karyawan maupun pemberi kerja. Dari perspektif bisnis, kartu perusahaan memungkinkan pemberi kerja untuk membatasi berapa banyak yang dapat dibelanjakan oleh pemegang kartu per transaksi, per kategori pengeluaran, atau keseluruhan. Perusahaan juga dapat mengontrol di mana kartu dapat digunakan, membatasi pembelian untuk pedagang tertentu, jenis pedagang, dan lokasi.

Dari sudut pandang karyawan, kartu kewajiban perusahaan dapat berarti bantuan finansial, karena menghilangkan kebutuhan untuk membayar di muka untuk biaya terkait bisnis dan kemudian menunggu penggantian. Manfaat lain adalah bahwa beberapa kartu kredit perusahaan menawarkan pelaporan pengeluaran elektronik yang secara otomatis mengisi perusahaan laporan pengeluaran dengan informasi pembelian—fitur yang memudahkan (yaitu, tidak merepotkan) untuk dikirimkan secara tepat waktu dan akurat laporan.

Keuntungan besar lainnya adalah, tergantung pada majikan, pemegang kartu mungkin dapat menyimpan hadiah apa pun mereka peroleh saat menggunakan kartu kredit perusahaan. Mereka mungkin, misalnya, dapat memperoleh dan menukarkan hadiah untuk program frequent flyer atau program frequent guest hotel. Tentu saja, pemberi kerja dapat memutuskan untuk menyimpan imbalan tersebut untuk mengimbangi biaya tahunan perusahaan atau untuk menawarkan insentif kepada karyawan yang berkinerja terbaik. Namun, banyak perusahaan besar mengizinkan karyawan untuk menuai manfaat dari program penghargaan karena hal itu dapat meningkatkan moral karyawan.

Selain program hadiah, banyak kartu kredit perusahaan menawarkan manfaat yang akan dihargai oleh pelancong yang sering bepergian, seperti akses ke ruang tunggu bandara (nilai tambah yang besar jika seorang pelancong memiliki waktu singgah yang lama), layanan perjalanan dan bantuan darurat, penggantian kartu darurat dan pencairan tunai, dan kerusakan tabrakan sewa mobil keringanan Baca cetakan kecil pada perjanjian kartu kredit untuk memastikan Anda memahami bagaimana manfaat ini bekerja. Untuk mengaktifkan cakupan otomatis saat menyewa mobil, misalnya, Anda mungkin harus menyelesaikan seluruh transaksi dengan kartu kredit yang dilindungi dan menolak pengabaian kerusakan tabrakan dari perusahaan persewaan. Jika ragu, hubungi nomor di bagian belakang kartu.

Kebijakan Perusahaan untuk Kartu Kredit Perusahaan

Karyawan harus mengetahui kebijakan perusahaan mereka mengenai kartu perusahaan sejak awal untuk menghindari kesalahan yang dapat menyebabkan mimpi buruk akuntansi—atau lebih buruk lagi. Pemegang Kartu harus membiasakan diri dengan pengeluaran umum dan persyaratan pelaporan perusahaan mereka dan mencari tahu apakah mereka memiliki batas pengeluaran yang berlaku untuk kategori tertentu. Penting juga untuk mempelajari tentang aturan khusus departemen atau posisi apa pun. Eksekutif perusahaan, misalnya, kemungkinan akan memiliki profil pengeluaran yang berbeda dari, katakanlah, manajemen menengah.

Setelah pemegang kartu mempelajari kebijakan perusahaan mereka, mereka harus mematuhinya. Jika mereka menggunakan kartu mereka untuk membeli sesuatu yang bukan pengeluaran bisnis yang disetujui, itu dapat membuat mereka terlihat buruk di mata majikan mereka—bahkan jika itu adalah kesalahan yang jujur. Terlebih lagi, banyak perusahaan besar memiliki staf manajer kartu perjalanan dan hiburan yang dapat mengaudit pengeluaran karyawan kapan saja. Penting bagi pemegang kartu untuk menggunakan akal sehat untuk memutuskan apakah tagihan yang akan mereka buat adalah 100% terkait dengan pekerjaan. Jika tidak, mereka harus meletakkannya di kartu pribadi mereka dan menyelesaikannya nanti jika mereka merasa berhak atas penggantian penuh atau sebagian.

Sebelum kartu kredit perusahaan diaktifkan, pemberi kerja dapat menawarkan (atau meminta) sesi pelatihan kartu kredit perusahaan secara langsung atau online yang dirancang untuk membantu karyawan mempelajari kebijakan tersebut. Selain itu, pemberi kerja dapat memposting dan memperbarui kebijakan di situs Intranetnya. Itu selalu merupakan ide yang baik untuk tetap mendapat informasi, mengikuti aturan, dan menghindari melakukan apa pun yang dapat mengakibatkan dokumen tambahan atau ditafsirkan sebagai penipuan. Pemegang Kartu yang memiliki pertanyaan tentang kebijakan perusahaan mereka harus menghubungi orang (atau departemen) yang mengelola program.

Pertimbangan Khusus

Selain memahami dan mengikuti kebijakan perusahaan mengenai batasan pengeluaran, jenis pengeluaran yang diperbolehkan, dan bagaimana laporan pengeluaran ditangani, penting juga agar karyawan menyadari bahwa jika mereka — dan bukan majikan mereka — bertanggung jawab untuk membayar tagihan kartu kredit, nilai kredit mereka bisa turun jika mereka ketinggalan pembayaran. AmEx, misalnya, melaporkan akun ke biro kredit jika akun menjadi lewat jatuh tempo 180 hari. Sebaiknya siapkan peringatan email sebagai pengingat kapan pembayaran tersebut jatuh tempo.

Sama seperti kartu kredit lainnya, karyawan harus memperlakukan kartu kredit perusahaan mereka dengan hati-hati dan menyimpannya di tempat yang aman untuk mencegah pencurian atau kehilangan. Jika kartu hilang atau dicuri, harus segera dilaporkan agar kartu tersebut dapat dibatalkan dan diganti.