Pengantar Sistem Informasi Akuntansi – AIS

Sebuah sistem informasi akuntansi (AIS) adalah struktur yang digunakan bisnis untuk mengumpulkan, menyimpan, mengelola, memproses, mengambil, dan melaporkan data keuangannya sehingga dapat digunakan oleh akuntan, konsultan, analis bisnis, manajer, chief financial officer (CFO), auditor, regulator, dan pajak lembaga.

Akuntan terlatih khusus bekerja secara mendalam dengan AIS untuk memastikan tingkat akurasi tertinggi dalam transaksi keuangan perusahaan dan pencatatan, serta membuat data keuangan mudah tersedia bagi mereka yang secara sah membutuhkan akses ke sana—semuanya sambil menjaga data tetap utuh dan aman.

Memahami Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

Sistem informasi akuntansi adalah cara untuk melacak semua akuntansi dan aktivitas bisnis untuk sebuah perusahaan. Sistem informasi akuntansi umumnya terdiri dari enam komponen utama: orang, prosedur dan instruksi, data, perangkat lunak, infrastruktur teknologi informasi, dan pengendalian internal. Berikut ini adalah rincian dari masing-masing komponen secara rinci.

1. Orang-orang AIS

Orang-orang di AIS adalah pengguna sistem. Sebuah AIS membantu departemen yang berbeda dalam sebuah perusahaan bekerja sama. Profesional yang mungkin perlu menggunakan SIA organisasi meliputi:

• Akuntan
• Konsultan
• Analis bisnis
• Manajer
• Kepala petugas keuangan
• Auditor

Sebagai contoh, manajemen dapat menetapkan tujuan penjualan dimana staf kemudian dapat memesan jumlah persediaan yang sesuai. Pesanan persediaan memberi tahu departemen akuntansi tentang hutang baru. Ketika penjualan dilakukan dalam bisnis, orang-orang dan departemen yang terlibat dalam proses penjualan dapat mencakup hal-hal berikut:

1. Tenaga penjualan memasukkan pesanan pelanggan ke dalam AIS.
2. Membukukan tagihan atau mengirim faktur kepada pelanggan.
3. Gudang mengumpulkan pesanan.
4. Departemen pengiriman mengirimkan pesanan ke pelanggan.
5. Departemen akuntansi mendapat pemberitahuan tentang yang baru piutang, yang merupakan IOU dari pelanggan yang biasanya dibayar dalam waktu 30, 60, atau 90 hari.
6. Departemen layanan pelanggan melacak pesanan dan pengiriman pelanggan.
7. Manajemen menggunakan AIS untuk membuat laporan penjualan dan melakukan analisis biaya, yang dapat mencakup persediaan, pengiriman, dan biaya produksi.

Dengan SIA yang dirancang dengan baik, setiap orang dalam suatu organisasi dapat mengakses sistem yang sama dan mengambil informasi yang sama. AIS juga menyederhanakan proses pelaporan informasi kepada orang-orang di luar organisasi, bila diperlukan.

Misalnya, konsultan mungkin menggunakan informasi dalam SIA untuk menganalisis efektivitas struktur harga perusahaan dengan melihat data biaya, data penjualan, dan pendapatan. Juga, auditor dapat menggunakan data tersebut untuk menilai pengendalian internal perusahaan, kondisi keuangan, dan kepatuhan terhadap peraturan seperti: Sarbanes-Oxley Act (SOX).

AIS harus dirancang untuk memenuhi kebutuhan orang-orang yang akan menggunakannya. Sistem juga harus mudah digunakan dan harus ditingkatkan, tidak menghalangi efisiensi.

2. Prosedur dan Instruksi

Prosedur dan instruksi SIA adalah metode yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, mengambil, dan memproses data. Metode ini manual dan otomatis. Data dapat berasal dari sumber internal (misalnya, karyawan) dan sumber eksternal (misalnya, pesanan online pelanggan). Prosedur dan instruksi akan dikodekan ke dalam perangkat lunak AIS. Namun, prosedur dan instruksi juga harus "dikodekan" ke dalam karyawan melalui dokumentasi dan pelatihan. Prosedur dan instruksi harus diikuti secara konsisten agar efektif.

3. Data SIA

Sebuah AIS harus memiliki struktur database untuk menyimpan informasi, seperti bahasa query terstruktur (SQL), yang merupakan bahasa komputer yang biasa digunakan untuk database. SQL memungkinkan data yang ada di AIS untuk dimanipulasi dan diambil untuk tujuan pelaporan. AIS juga akan memerlukan berbagai layar input untuk berbagai jenis pengguna sistem dan entri data, serta format output yang berbeda untuk memenuhi kebutuhan pengguna yang berbeda dan berbagai jenis informasi.

Data yang terkandung dalam SIA adalah semua informasi keuangan yang berkaitan dengan praktik bisnis organisasi. Setiap data bisnis yang berdampak pada keuangan perusahaan harus dimasukkan ke dalam SIA.

Jenis data yang disertakan dalam SIA bergantung pada sifat bisnis, tetapi dapat terdiri dari berikut ini:

• Pesanan penjualan
• Laporan tagihan pelanggan
• Laporan analisis penjualan
• permintaan pembelian
• Faktur vendor
• Periksa register
• Jurnal umum
• Data inventaris
• Informasi penggajian
• Ketepatan waktu
• Informasi pajak

Data tersebut dapat digunakan untuk menyiapkan laporan akuntansi dan laporan keuangan, termasuk umur piutang, depresiasi atau jadwal amortisasi, Sebuah neraca saldo, dan laporan laba rugi. Memiliki semua data ini di satu tempat—di AIS—memfasilitasi pencatatan, pelaporan, analisis, audit, dan aktivitas pengambilan keputusan bisnis. Agar data bermanfaat, data tersebut harus lengkap, akurat, dan relevan.

Di sisi lain, contoh data yang tidak akan masuk ke SIA termasuk memo, korespondensi, presentasi, dan manual. Dokumen-dokumen ini mungkin memiliki hubungan tangensial dengan keuangan perusahaan, tetapi, tidak termasuk catatan kaki standar, dokumen-dokumen tersebut sebenarnya bukan bagian dari pencatatan keuangan perusahaan.

4. Perangkat Lunak AIS

Komponen perangkat lunak SIA adalah program komputer yang digunakan untuk menyimpan, mengambil, memproses, dan menganalisis data keuangan perusahaan. Sebelum ada komputer, AIS adalah sistem manual berbasis kertas, tetapi saat ini, sebagian besar perusahaan menggunakan perangkat lunak komputer sebagai dasar AIS. Usaha kecil mungkin menggunakan Intuit's Quickbooks atau Sage's Sage 50 Accounting, tetapi ada yang lain. Usaha kecil hingga menengah mungkin menggunakan GETAHBisnis Satu.Bisnis menengah dan besar mungkin menggunakan Microsoft Dynamics GP, MAS 90 dari Sage Group, atau MAS 200, PeopleSoft Oracle, atau Epicor Financial Management.   

Kualitas, keandalan, dan keamanan adalah komponen kunci dari efektif perangkat lunak AIS. Manajer mengandalkan informasi yang dihasilkannya untuk membuat keputusan bagi perusahaan, dan mereka membutuhkan informasi berkualitas tinggi untuk membuat keputusan yang tepat.

Program perangkat lunak AIS dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan unik dari berbagai jenis bisnis. Jika program yang ada tidak memenuhi kebutuhan perusahaan, perangkat lunak juga dapat dikembangkan sendiri dengan: masukan substansial dari pengguna akhir atau dapat dikembangkan oleh perusahaan pihak ketiga khusus untuk organisasi. Sistem ini bahkan dapat dialihdayakan ke perusahaan khusus.

Untuk perusahaan publik, apa pun program perangkat lunak dan opsi penyesuaian yang dipilih bisnis, peraturan Sarbanes-Oxley akan menentukan struktur AIS sampai batas tertentu. Ini karena peraturan SOX menetapkan pengendalian internal dan prosedur audit yang harus dipatuhi oleh perusahaan publik.

5. Infrastruktur TI

Infrastruktur teknologi informasi hanyalah nama mewah untuk perangkat keras yang digunakan untuk mengoperasikan sistem informasi akuntansi. Sebagian besar item perangkat keras ini harus dimiliki oleh bisnis dan dapat mencakup yang berikut:

• Komputer
• Perangkat seluler
• Server
• Printer
• Pelindung gelombang
• Router
• Media penyimpanan
• Catu daya cadangan

Selain biaya, faktor yang perlu dipertimbangkan dalam memilih perangkat keras termasuk kecepatan, kemampuan penyimpanan, dan apakah dapat diperluas dan ditingkatkan.

Mungkin yang paling penting, perangkat keras yang dipilih untuk AIS harus kompatibel dengan perangkat lunak yang dimaksud. Idealnya, ini tidak hanya kompatibel, tetapi juga optimal—sistem yang kikuk akan jauh lebih tidak membantu daripada sistem yang cepat. Salah satu cara bisnis dapat dengan mudah memenuhi persyaratan kompatibilitas perangkat keras dan perangkat lunak adalah dengan membeli sistem turnkey yang mencakup perangkat keras dan perangkat lunak yang dibutuhkan bisnis. Membeli sistem turnkey berarti, secara teoritis, bisnis akan mendapatkan kombinasi optimal dari perangkat keras dan perangkat lunak untuk AIS-nya.

AIS yang baik juga harus mencakup rencana pemeliharaan, servis, penggantian, dan peningkatan komponen perangkat keras sistem, serta rencana pembuangan perangkat keras yang rusak dan usang, sehingga data sensitif benar-benar hancur.

6. Kontrol Internal

Kontrol internal AIS adalah tindakan keamanan yang dikandungnya untuk melindungi data sensitif. Ini bisa sesederhana kata sandi atau serumit identifikasi biometrik. Protokol keamanan biometrik mungkin termasuk menyimpan karakteristik manusia yang tidak berubah seiring waktu, seperti sidik jari, suara, dan pengenalan wajah.

AIS harus memiliki kontrol internal untuk melindungi terhadap akses komputer yang tidak sah dan untuk membatasi akses ke pengguna yang berwenang, yang mencakup beberapa pengguna di dalam perusahaan. Itu juga harus mencegah akses file yang tidak sah oleh individu yang diizinkan untuk mengakses hanya bagian tertentu dari sistem.

AIS berisi informasi rahasia yang tidak hanya milik perusahaan tetapi juga milik karyawan dan pelanggannya. Data ini mungkin termasuk:

• Nomor Jaminan Sosial
• Gaji dan informasi personalia
• Nomor kartu kredit
• Informasi pengguna
• Data keuangan perusahaan
• Informasi keuangan pemasok dan vendor

Semua data dalam AIS harus dienkripsi, dan akses ke sistem harus dicatat dan diawasi. Aktivitas sistem juga harus dapat dilacak.

AIS juga memerlukan kontrol internal yang melindunginya dari virus komputer, peretas, dan ancaman internal dan eksternal lainnya untuk keamanan jaringan. Itu juga harus dilindungi dari bencana alam dan lonjakan listrik yang dapat menyebabkan hilangnya data.

Contoh Dunia Nyata Sistem Informasi Akuntansi

AIS yang dirancang dengan baik memungkinkan bisnis berjalan dengan lancar setiap hari sementara AIS yang dirancang dengan buruk dapat menghambat operasinya. Kegunaan ketiga dari AIS adalah, ketika sebuah bisnis berada dalam masalah, data dalam AIS-nya dapat digunakan untuk mengungkap cerita tentang apa yang salah. Kasus-kasus dari WorldCom dan Lehman Brothers memberikan dua contoh.

WorldCom

Pada tahun 2002, auditor internal WorldCom Eugene Morse dan Cynthia Cooper menggunakan AIS perusahaan untuk mengungkap hampir $ 4 miliar dalam alokasi biaya penipuan dan entri akuntansi lainnya.Penyelidikan mereka menyebabkan penghentian CFO Scott Sullivan, serta yang baru undang-undang—bagian 404 dari Sarbanes-Oxley Act, yang mengatur keuangan internal perusahaan kontrol dan prosedur. 

Lehman Brothers

Saat menyelidiki penyebab keruntuhan Lehman, tinjauan terhadap AIS dan sistem data lainnya merupakan komponen kunci, bersama dengan pengumpulan dan tinjauan dokumen, ditambah wawancara saksi. Pencarian penyebab kegagalan perusahaan "membutuhkan penyelidikan ekstensif dan tinjauan operasi, perdagangan, penilaian, keuangan, akuntansi, dan sistem data lainnya," menurut laporan pemeriksa setebal 2.200 halaman, sembilan volume.

Sistem Lehman memberikan contoh bagaimana AIS seharusnya bukan terstruktur. Pemeriksa Anton R. Laporan Valukas menyatakan, "Pada saat itu kebangkrutan pengarsipan, Lehman memelihara tambal sulam lebih dari 2.600 sistem perangkat lunak dan aplikasi... Banyak sistem Lehman yang misterius, ketinggalan jaman, atau tidak standar."

Pemeriksa memutuskan untuk memfokuskan usahanya pada 96 sistem yang tampaknya paling relevan. Pemeriksaan ini membutuhkan pelatihan, studi, dan coba-coba hanya untuk mempelajari cara menggunakan sistem.

Laporan Valukas juga mencatat, "Sistem Lehman sangat saling bergantung, tetapi hubungan mereka sulit untuk diuraikan dan tidak didokumentasikan dengan baik. Butuh upaya luar biasa untuk menguraikan sistem ini untuk mendapatkan informasi yang diperlukan."

Garis bawah

Enam komponen AIS semuanya bekerja sama untuk membantu karyawan kunci mengumpulkan, menyimpan, mengelola, memproses, mengambil, dan melaporkan data keuangan mereka. Memiliki sistem informasi akuntansi yang berkembang dengan baik dan terpelihara yang efisien dan akurat merupakan komponen yang tak terpisahkan dari bisnis yang sukses.