Che cos'è la contabilità in partita doppia e come si inserisce nella contabilità generale?

Doppia entrata la contabilità è il concetto che ogni transazione contabile ha un impatto sulle finanze di un'azienda in due modi. Il libro mastro generale è il record dei due lati di ciascuna transazione.

• La contabilità in partita doppia dice che ogni transazione contabile ha due lati.
• Il libro mastro generale è un record dei due lati della transazione: un debito e un credito.

Se un'azienda vende un prodotto, le sue entrate aumentano e la sua liquidità aumenta di pari importo. Quando una società prende in prestito fondi da un creditore, il saldo di cassa aumenta, ma il saldo del debito della società aumenta dello stesso importo.

Il sistema della partita doppia crea un bilancio composto da risorse, passività e equità. Il foglio è equilibrato perché le attività di una società saranno sempre uguali alle sue passività più il patrimonio netto. Le risorse includono tutti gli elementi di proprietà di un'azienda, come inventario, contanti, macchinari, edifici e persino elementi immateriali come i brevetti. Le passività rappresentano tutto ciò che l'azienda deve a qualcun altro, come i debiti a breve termine di proprietà di fornitori o le note a lungo termine dovute a una banca. L'equità rappresenta la partecipazione dei proprietari nella società. L'equità può includere eventuali contributi che i proprietari hanno fatto alla società, più i profitti della società o meno le perdite della società.

Ogni voce ha un lato “dare” e un lato “avere”, registrati nella contabilità generale. I conti cespiti aumentano quando vengono addebitati e diminuiscono quando vengono accreditati. Al contrario, le passività e il patrimonio netto aumentano all'accredito e diminuiscono all'addebito. Se un'attività aumenta con un debito, il lato attivo della voce influenzerà un'altra attività diminuendola, oppure incidere su un conto di passività o patrimonio, aumentandolo, in modo da mantenere in equilibrio l'equazione attività = passività + patrimonio.

Ad esempio, se Lucie apre un nuovo negozio di alimentari, può avviare l'attività contribuendo con alcuni dei suoi risparmi di $ 100.000 all'azienda. La prima voce nella contabilità generale sarebbe un addebito su Cash, aumentando le attività della società e un credito su Equity, aumentando la partecipazione di Lucie nella società. Se Lucie acquista delle scaffalature per $ 5.000 sulla carta di credito dell'azienda, la prossima voce nel libro mastro sarebbe un addebito a Attrezzature per $ 5.000, aumentando le attività della società e un credito su carta di credito dovuta per $ 5.000, aumentando le passività del società.

Per ogni singolo conto può essere tenuto un sub-ledger, che rappresenterà solo la metà della voce. Il libro mastro generale, tuttavia, ha il record per entrambe le metà della voce. Quando Lucie acquista la scaffalatura, il sub-libro dell'attrezzatura mostra solo metà della voce, che è l'addebito di 5.000 dollari sull'attrezzatura. Il sub-libro della carta di credito dovuto includerebbe un record dell'altra metà della voce, un credito di $ 5.000. Il libro mastro generale avrebbe due righe aggiunte, mostrando sia il debito che il credito per $ 5.000 ciascuno.

Secondo il Wall Street Journal, l'uso precoce del sistema della doppia entrata è stato documentato da Luca Pacioli nel XV secolo. Ragionieri nel 1400 usavano carta e penna per la loro registrazione, tenendo scrupolosamente traccia di ogni doppia entrata.

I contabili oggi in genere non utilizzano un libro di contabilità generale fisico; tuttavia, il moderno software di contabilità utilizza lo stesso concetto di base di registrare due voci nella contabilità generale per ogni transazione.