Che cos'è la fatturazione del ciclo?
Che cos'è la fatturazione del ciclo?
La fatturazione del ciclo è la pratica di fatturazione clienti diversi in base a una pianificazione anziché fatturare tutti gli account contemporaneamente in un'unica data. Le dichiarazioni vengono preparate e inviate a intervalli variabili, distribuendo il carico di lavoro dell'azienda e rendendo più facile tenere traccia di chi è stato fatturato.
Punti chiave
- La fatturazione ciclica è uno stile di gestione dell'account che consente alle aziende di fatturare ai clienti in giorni diversi del mese, anziché tutti nello stesso giorno.
- La pratica consente all'azienda di preparare e distribuire estratti conto in giorni diversi, rispetto a un eccesso di fatture che devono essere inviate contemporaneamente.
- Il ciclo di fatturazione consente alle aziende di creare un programma personalizzato che consente di tenere traccia più facilmente di quali clienti sono stati fatturati, hanno pagato o non hanno pagato.
- Le strategie includono la fatturazione per gli importi maggiori dovuti prima, quindi il successivo più grande e così via; fatturazione in ordine alfabetico; o fatturazione basata sul giorno del mese in cui è stato aperto l'account del cliente o il cliente ha scelto di essere addebitato.
- La durata dei cicli di fatturazione può variare da cliente a cliente, in base al flusso di cassa di cui l'azienda ha bisogno e all'affidabilità creditizia di un cliente.
Come funziona la fatturazione del ciclo
La fatturazione del ciclo è una strategia di fatturazione che prevede la fatturazione di una percentuale designata di clienti ogni giorno, invece di fatturarli tutti insieme, magari alla fine del mese.
Le aziende che applicano questa tecnica possono farlo in diversi modi. I metodi includono l'invio delle fatture per gli importi più grandi in sospeso il primo di ogni mese, seguiti dall'importo di fatturazione più piccolo il secondo di ogni mese o più tardi. I clienti possono anche essere fatturati in base all'ordine alfabetico, al giorno del mese in cui è stato aperto il conto o alla data in cui il cliente ha scelto di essere addebitato al momento della creazione del conto.
La data di inizio del ciclo può dipendere dal tipo di servizio offerto e dalle esigenze del cliente. Ad esempio, un fornitore di TV via cavo potrebbe scegliere di impostare un cliente ciclo di fatturazione per allinearsi con quando quel cliente ha iniziato il servizio.
La fatturazione del ciclo varia dalla pratica comune di emettere tutte le fatture alla stessa data. La fatturazione a data unica viene in genere utilizzata dalle aziende che hanno una data di scadenza comune per i servizi o l'affitto. Ad esempio, un complesso di appartamenti può inviare una fattura per l'affitto il primo di ogni mese, indipendentemente da quando gli inquilini hanno firmato la loro persona locazioni.
Con la fatturazione a ciclo, un'azienda può fatturare più giorni o tutti i giorni del mese o per un periodo più lungo.
Vantaggi e svantaggi della fatturazione del ciclo
La fatturazione del ciclo consente al fornitore di appiattire il volume del lavoro di fatturazione da completare su qualsiasi dato giorno, sviluppare un programma personalizzato e tenere traccia più facilmente di quali clienti sono stati e non sono ancora stati fatturato. L'adozione di questo particolare modello può comportare una diminuzione spese di vendita, generali e amministrative (SG&A) poiché il monitoraggio del numero di fatture in uscita diventa semplificato e meno soggetto a errori.
D'altro canto, la tecnica di fatturazione del ciclo può avere un impatto negativo su flussi di cassa poiché alcune fatture potrebbero essere ritardate di diversi giorni rispetto a quando sarebbero normalmente emesse. Inoltre, un venditore più piccolo che fatica a tenere traccia delle fatture e del denaro dovuto può trovarsi sopraffatto dal dover tenere il passo con diverse dichiarazioni corrispondenti a giorni diversi.
considerazioni speciali
Le aziende che utilizzano la fatturazione a ciclo possono stabilire diverse lunghezze dei cicli di fatturazione. Venditori potrebbe accorciare o allungare il periodo di tempo tra le fatture per gestire i flussi di cassa o per adeguarsi a un cambiamento nel solvibilità di un cliente.
Ad esempio, a grossista a una catena di supermercati potrebbe essere necessario accelerare la ricezione dei flussi di cassa perché la società da cui noleggia i camion per le consegne ha ristretto il ciclo di fatturazione. Un altro esempio è una situazione in cui un grossista di prodotti elettronici di consumo ha un cliente della catena di vendita al dettaglio che paga in ritardo. Poiché questo account è più rischioso, il grossista potrebbe decidere di ridurre il ciclo di fatturazione da quattro settimane a tre settimane.
Un ciclo di fatturazione può anche estendersi oltre un mese, ad esempio con un grande cliente aziendale che richiede un ciclo di fatturazione di 45 giorni per determinati servizi. Se la solvibilità di questo cliente è solida, il venditore può accettare il ciclo più lungo.