Definizione di richiesta di proposta (RFP)

Che cos'è una richiesta di proposta (RFP)?

Una richiesta di proposta (RFP) è un documento commerciale che annuncia un progetto, lo descrive e sollecita le offerte di appaltatori qualificati per completarlo. La maggior parte delle organizzazioni preferisce avviare i propri progetti utilizzando le RFP e molti governi le utilizzano sempre.

Quando si utilizza una richiesta di offerta, l'entità che richiede le offerte è responsabile della valutazione della fattibilità delle offerte presentate, della salute finanziaria delle società offerenti e di ciascuna offerentela capacità di intraprendere il progetto.

Comprensione di una richiesta di proposta (RFP)

Le RFP vengono utilizzate per progetti complessi, che spesso richiedono un numero di subappaltatori. Descrivono l'organizzazione che rilascia la richiesta di offerta, l'ambito del progetto intrapreso e i criteri per la valutazione delle candidature. Delineano anche il processo di offerta e le condizioni contrattuali.

Le richieste includono una dichiarazione di lavoro che descrive i compiti che devono essere eseguiti dall'aggiudicatario e la tempistica per la fine del lavoro.

Le RFP consigliano inoltre gli offerenti su come preparare le proposte, con indicazioni specifiche su come formattare e presentare le offerte. Generalmente includono istruzioni su quali informazioni l'offerente deve includere e il formato desiderato.

La maggior parte delle richieste di offerta sono emesse da agenzie governative e altre organizzazioni del settore pubblico. Sono generalmente tenuti ad aprire la concorrenza tra le aziende private e rimuovere i pregiudizi dal processo. Le agenzie vogliono assicurarsi di ottenere l'offerta più bassa e competitiva.

Tuttavia, qualsiasi organizzazione privata o pubblica può presentare una richiesta di proposta per ottenere più offerte e una varietà di prospettive sul progetto.

Ad esempio, un'azienda che desidera modificare il proprio processo di segnalazione da un sistema cartaceo a un sistema informatico può presentare una richiesta di proposta per hardware, software e un programma di formazione per gli utenti per stabilire e integrare il nuovo sistema nell'azienda. Una procedura di gara competitiva può fornire loro una visione più ampia delle alternative disponibili.

Requisiti per una richiesta di proposta (RFP)

Alle agenzie governative o ad altri enti potrebbe essere richiesto di emettere richieste di proposte per fornire una concorrenza completa e aperta e ridurre i costi di una soluzione. Accettare una proposta più rispondente alle specifiche potrebbe non sempre significare l'offerta più bassa.

Creare abilmente una richiesta di proposta può garantire il successo o il fallimento della soluzione risultante. Se i requisiti specificati sono troppo vaghi, l'offerente potrebbe non progettare e implementare una soluzione adeguata per il problema. Se i requisiti sono troppo dettagliati e restrittivi, l'innovazione degli offerenti potrebbe essere limitata.

Il processo di RFP inizia con la stesura di una richiesta di proposta. Gli offerenti esaminano la richiesta e inviano suggerimenti per il miglioramento. Dopo aver implementato risposta, viene emessa la richiesta finale di proposta. Gli offerenti presentano quindi le loro proposte.

Il cliente restringe la selezione a un piccolo gruppo di offerenti e avvia trattative su prezzi e dettagli tecnici. Il cliente può chiedere ai restanti offerenti di presentare un'offerta migliore e definitiva prima di aggiudicare un contratto. Il contratto viene quindi presentato alla società che fornisce la migliore soluzione al problema.

Vantaggi di una richiesta di proposta (RFP)

Una richiesta di offerta è, in parte, una pubblicità. Annuncia che un progetto sta procedendo e apre la porta a candidati qualificati che possono portare a termine il lavoro.

Nel governo, la RFP è stata adottata come un modo per garantire che il clientelismo venga rimosso come fattore di remunerazione dei contratti. Inoltre, apre il processo alla concorrenza, che ci si può aspettare per mantenere bassi i costi del progetto.

L'alternativa a una richiesta di offerta è un processo meno formale che richiede a un project manager di ricercare e identificare potenziali fornitori per un progetto. A seconda di quanto sia esaustiva la ricerca, le potenziali risposte possono essere limitate. È meno probabile che vengano scoperti nuovi fornitori e risposte innovative.

RFP vs. RFQ vs. RFI

Una richiesta di proposta (RFP), una richiesta di preventivo (RFQ) e una richiesta di informazioni (RFI) sono tre tipi distinti di documenti che le aziende e altre entità utilizzano per contattare la comunità imprenditoriale per fornitori o appaltatori che potrebbero essere in grado di lavorare insieme a.

• Una richiesta di proposta, come notato sopra, annuncia un progetto specifico che è pianificato e sollecita gli appaltatori in grado di portare a termine il lavoro.
• UN richiesta di preventivo (RFQ) è una sollecitazione inviata a un numero di fornitori che cercano offerte per un contratto per la fornitura di prodotti o servizi specifici. La richiesta deve specificare la qualità e la quantità necessarie e le tempistiche desiderate dall'azienda o dall'organizzazione.
• Una richiesta di informazioni (RFI) è una sollecitazione ai fornitori per informazioni scritte sui prodotti e servizi che possono fornire. Potrebbe essere utilizzato per raccogliere informazioni per un database di fornitori per riferimento futuro.

Esempio di richiesta di proposta (RFP)

Diciamo, ad esempio, che la Federal Railroad Administration emetta una richiesta di proposte per finanziare, progettare, costruire, gestire e mantenere un sistema ferroviario ad alta velocità.

Gli interessati presentano proposte rispondenti ai requisiti indicati nel documento. Sulla base delle proposte ricevute entro la scadenza, il Dipartimento dei trasporti istituisce commissioni per l'ulteriore revisione e sviluppo delle proposte.

Il DOT sceglie la proposta che più si avvicina ai suoi obiettivi e incarica l'azienda di eseguire il lavoro.

Uno sguardo a una richiesta di offerta dettagliata

Questo campione RFP di un'organizzazione senza scopo di lucro mostra il livello di dettaglio necessario, in questo caso per una proposta di revisione del sito Web dell'organizzazione. La proposta descrive il progetto, fornisce una panoramica dell'organizzazione e definisce i suoi obiettivi per il suo sito web. Descrive inoltre in dettaglio i prodotti e i servizi che devono essere forniti e definisce in dettaglio il contenuto, il design e la funzionalità del sito Web proposto.

L'esempio è fornito da TechSoup, un sito che fornisce una libreria di informazioni pratiche e RFP di esempio per le organizzazioni non profit.

Domande frequenti sulla richiesta di proposta (RFP)

Ecco le risposte ad alcune domande frequenti sulle RFP.

Cosa significa RFP?

Una richiesta di proposta (RFP) è una richiesta aperta di offerte per completare un nuovo progetto proposto dall'azienda o da un'altra organizzazione che lo emette. Ha lo scopo di aprire la concorrenza e incoraggiare una varietà di proposte alternative che potrebbero essere prese in considerazione dai pianificatori del progetto.

Quali sono i requisiti RFP?

Una richiesta di offerta deve descrivere e definire il progetto in modo sufficientemente dettagliato per attirare risposte valide.

Il potenziale offerente dovrebbe essere in grado di comprendere la natura dell'attività e gli obiettivi che desidera raggiungere con il progetto. Il progetto deve essere definito in modo sufficientemente dettagliato da consentire all'offerente di comprenderne chiaramente la portata e tutti i prodotti e servizi che devono essere forniti per realizzarlo. Anche il formato delle proposte previste deve essere dettagliato. Sono necessarie risposte uniformi per confrontare e confrontare le offerte.

Le RFP seguono un formato abbastanza rigido, sebbene tale formato possa variare tra le agenzie e le aziende che le preparano. Questo campione dal Center for Planning Excellence di Baton Rouge, Louisiana, mostra gli elementi di una tipica RFP, che includere un'introduzione e un background, una descrizione dei risultati finali e informazioni sulla selezione criteri.

Qual è la differenza tra RFP e RFQ?

Supponiamo che un negozio di ferramenta stia espandendo il suo reparto di forniture per il giardinaggio e abbia bisogno di trovare i fornitori necessari per riempire i suoi scaffali. Potrebbe inviare una richiesta di offerta (RFQ) a un numero di potenziali fornitori di prodotti per il giardinaggio. Le risposte le consentiranno di instaurare un rapporto con uno o più fornitori della quantità e della qualità dei beni di cui necessita, ad un prezzo stabilito.

Quando un'azienda o un'altra organizzazione invia una richiesta di offerta, sa esattamente di cosa ha bisogno e sta cercando il miglior fornitore o fornitori.

Una richiesta di offerta è un processo più aperto. L'azienda o l'organizzazione sta cercando appaltatori qualificati per realizzare un nuovo progetto. Il progetto ei suoi obiettivi sono definiti nei minimi dettagli ma c'è spazio per la creatività nelle risposte. Ad esempio, una richiesta di offerta per un parco per bambini potrebbe consentire all'appaltatore di proporre il layout preciso, le attrezzature e i servizi che il parco potrebbe contenere.

Quando useresti una richiesta di offerta?

Le aziende grandi e piccole tendono ad avere risorse appena sufficienti per mantenere le operazioni correnti. Se vogliono intraprendere un nuovo progetto, non hanno né le risorse né le competenze a disposizione per aggiungerlo al carico di lavoro.

In tali casi, la richiesta di offerta offre all'azienda un modo efficiente per reclutare le competenze necessarie per portare a termine il progetto.

Cosa succede dopo la richiesta di offerta?

La RFP è seguita dal Sal. Le proposte sono sottoposte a revisione. A seconda delle dimensioni e della portata del progetto, questa revisione può essere un processo a più livelli che coinvolge un numero di comitati. Le agenzie governative, in particolare, non sono note per muoversi agilmente.

Per quanto tempo sia necessario, il processo di revisione viene utilizzato per restringere le proposte a pochi finalisti che potrebbero essere chiesto di fornire ulteriori informazioni in vista di una selezione finale e una data di inizio per il progetto.

La linea di fondo

La RFP definisce il progetto, sia per l'azienda che lo emette, sia per le aziende che vi rispondono. Una richiesta di proposta ben scritta trasmette l'intenzione alla base della proposta e garantisce che il risultato finale soddisfi le aspettative.

Garantisce inoltre un processo aperto. Idealmente, risponderanno più offerenti. Questo dà all'organizzazione l'opportunità di studiare una varietà di approcci e prezzi e scegliere quello che meglio soddisfa le sue esigenze.