Definizione del giornale di pagamento in contanti

Che cos'è un diario di pagamento in contanti?

Un giornale di registrazione dell'esborso di cassa è un registro tenuto dai contabili interni di un'azienda che elenca tutte le spese finanziarie che un'azienda effettua prima che tali pagamenti vengano registrati nel libro mastro generale. Su base mensile, questi giornali vengono riconciliati con i conti di contabilità generale, che vengono quindi utilizzati per creare bilancio d'esercizio per periodi contabili regolari.

Comprensione di un diario degli esborsi in contanti

Generalmente mantenuti dal software di contabilità, questi giornali contengono informazioni essenziali come l'importo dell'esborso, il numero dell'assegno, il tipo di transazione, il beneficiario, il pagatore e il promemoria. Ma alcune aziende registrano altri dettagli importanti, come gli sconti sugli articoli acquistati all'ingrosso. Vari tipi di spese possono essere elencati in colonne diverse o possono ricevere codici distinti.

I gestori delle riviste devono essere attenti ai dettagli e devono registrare meticolosamente ogni transazione per evitare che il denaro venga mal indirizzato o sottratto. Inoltre, i diari di pagamento in contanti possono aiutare gli imprenditori con gestione della cassa fornendo immagini chiare di spese di inventario, salari, costi di affitto e altre spese esterne. Questi dati possono essere cruciali per prendere decisioni aziendali valide in futuro.

Un diario dell'esborso di contanti mostrerà a un imprenditore se più denaro sta lasciando l'azienda di quanto ne stia entrando e viceversa, consentendo loro di apportare modifiche al business per garantire che ci sia sempre un positivo flusso monetario.

Un esborso in contanti registrerà qualsiasi trasferimento di denaro, non solo quello di denaro fisico. Ciò include assegni e trasferimenti di fondi elettronici o qualsiasi altro equivalente in contanti.

Struttura del giornale dell'esborso di cassa

Il giornale di registrazione dell'esborso di cassa contiene una serie di colonne per registrare i deflussi di cassa dell'azienda. Le colonne includono la data di ciascun pagamento in contanti, i dettagli dell'altro conto contabile interessato, il numero dell'assegno emesso dall'azienda, l'importo totale del contante pagato, il conto di controllo del credito, che mostra l'importo detratto dal conto del creditore, le tasse pagate e colonne speciali che identificano il tipo di transazione, come pubblicità, salario, eccetera.

Ciascuna di queste colonne viene quindi sommata alla fine del periodo di inserimento nel journal per ottenere una somma totale. Queste informazioni vengono quindi trasferite alla contabilità generale.

Esempio di un diario di pagamento in contanti

Supponiamo che in un mese la società ABC acquisti una macchina dal produttore BZY per $ 5.000 e noleggi un camion da Rental Trucks per $ 500. La società dovrebbe accreditare i propri saldi di cassa e addebitare i conti corrispondenti. Il diario di cassa assomiglierebbe a questo.

Data	Tipo di acquisto	Beneficiario	Credito in contanti	Altro debito
6/5/21	Acquisto della macchina	Produttore BZY	$5,000	$5,000
6/12/21	Noleggio camion	Noleggio camion	$500	$500
Totale	$5,500	$5,500

Questo è un esempio molto semplicistico, ma mostrerebbe come vengono registrate le transazioni. Sia l'importo in contanti deve essere registrato sul conto di credito in contanti che lo stesso importo deve essere addebitato su un conto corrispondente. A seconda del tipo, quell'account potrebbe essere un inventario conto o qualsiasi altro conto di bilancio tradizionale. In questo caso, è stato inserito in un account di categoria "altro".

Per ogni tipo di azienda, un diario dell'esborso di cassa avrà un aspetto molto diverso. Il giornale di registrazione dell'esborso di cassa di un rivenditore includerebbe l'inventario, i crediti, i debiti, gli stipendi e gli stipendi. Un produttore può avere tutto questo, ma tiene anche conto di materie prime acquisto e costi di produzione. Una società di software può avere solo stipendi e costi hardware (computer).

Indipendentemente dal tipo di azienda, un imprenditore ha bisogno di utilizzare un diario degli esborsi in contanti ogni volta che viene erogato denaro per tenere traccia di dove viene speso il denaro. È uno strumento fondamentale per il successo di qualsiasi attività commerciale, oltre a garantire che tutte le informazioni fornite al Agenzia delle Entrate (IRS) è corretto al momento dell'imposta.