Che cos'è un modulo W-9 e come viene utilizzato? Una guida

Le aziende utilizzano Modulo IRS W-9, Richiesta di codice fiscale e certificazione, per ottenere informazioni dai fornitori che assumono come appaltatori indipendenti (chiamati anche liberi professionisti).Quando un'azienda paga un contraente $ 600 o più durante un anno fiscale, deve segnalare questi pagamenti all'Internal Revenue Service (IRS), utilizzando una dichiarazione di informazioni chiamata Modulo 1099-MISC.Le aziende utilizzano il nome, l'indirizzo e il numero di previdenza sociale o codice fiscale gli appaltatori forniscono sul modulo W-9 per completare tale restituzione delle informazioni. Né il mittente né il destinatario devono inviare una copia all'IRS.

Le aziende che assumono appaltatori indipendenti non trattengono l'imposta sul reddito o pagano le tasse Medicare o Social Security per i loro appaltatori indipendenti, come fanno per i loro dipendenti. Invece, gli appaltatori sono responsabili di questi obblighi. Tuttavia, l'IRS vuole ancora sapere quanto hanno ricevuto questi appaltatori per assicurarsi che paghino le tasse che devono, e

utilizza il modulo 1099-MISC per raccogliere queste informazioni.Le aziende non inviano il modulo W-9 all'IRS.

Informazioni necessarie sul modulo W-9

Il modulo W-9 richiede il nome dell'appaltatore indipendente, la ragione sociale (se diversa), l'entità aziendale (ditta individuale, collaborazione, C società, S società, trust/patrimonio, società a responsabilità limitata o "altro") e il codice fiscale dell'impresa (o codice fiscale, per i proprietari individuali che non utilizzano un codice fiscale separato).

Il modulo W-9 chiede inoltre alla persona che lo compila di certificare di non essere soggetto a ritenuta alla fonte. La maggior parte dei contribuenti non lo sono, ma se lo sono, la società che assume l'appaltatore indipendente dovrà trattenere imposta sul reddito dalla retribuzione di tale appaltatore a un'aliquota forfettaria del 24% (per gli anni d'imposta 2018-2025) e inviarla all'IRS.

Poiché il modulo W-9 richiede l'elenco di un ID fiscale o di un numero di previdenza sociale, sia la persona che lo compila sia l'azienda ricevere il modulo compilato deve custodirlo con cura durante la trasmissione e dopo la ricezione per proteggerlo dall'identità furto.

Quando non dovresti compilare un W-9

Un appaltatore indipendente che riceve un W-9 inaspettato dovrebbe esitare prima di compilarlo e verificare se il richiedente ha un motivo legittimo per richiedere questo modulo. Gli istituti finanziari a volte utilizzano il modulo W-9 per richiedere informazioni a un cliente quando devono segnalare dividendi o interessi.Fai attenzione qui: l'istituto finanziario dovrebbe probabilmente già avere il tuo codice fiscale da quando hai aperto il conto.

Un'altra situazione in cui dovresti esitare prima di compilare il modulo W-9 è se l'azienda ti chiede di farlo farlo è il tuo datore di lavoro e dovresti essere classificato come un dipendente, non un appaltatore indipendente. La differenza è sostanziale.

Dipendente o lavoratore autonomo?

Se sei un dipendente, il tuo datore di lavoro tratterrà le imposte sul reddito, tratterrà e pagherà le tasse di sicurezza sociale e Medicare e pagherà l'imposta di disoccupazione sui tuoi salari. Se sei un appaltatore indipendente, non lo farà. Ciò significa che sarai responsabile della quota del datore di lavoro delle tasse di Social Security e Medicare e che non avrai diritto all'indennità di disoccupazione in caso di licenziamento.

Un datore di lavoro senza scrupoli o in difficoltà finanziarie potrebbe provare a classificare un dipendente come un appaltatore indipendente per risparmiare denaro. Se sei classificato come un appaltatore indipendente, i "risparmi" fiscali del tuo datore di lavoro usciranno dalle tue tasche come imposta sul lavoro autonomo. Diventerai anche responsabile del calcolo e del pagamento delle imposte stimate quattro volte all'anno e compilando l'Allegato C quando presenti la dichiarazione dei redditi annuale.

Non è sempre chiaro se un lavoratore sia un lavoratore dipendente o autonomo, ma in generale, tanto più controllo che l'azienda ha su ciò che i lavoratori fanno e su come lo fanno, più è probabile che lo siano dipendenti. Se il tuo senso di Spidey inizia a formicolare quando qualcuno che ti ha assunto ti chiama un appaltatore indipendente, è un buon segno e dovresti indagare ulteriormente sulla situazione. Inizia esaminando il Discussione dell'IRS sulla differenza tra i due. Se sei un dipendente, dovresti compilare il modulo W-4, non modulo W-9.

Ecco un esempio di quando un datore di lavoro potrebbe legittimamente cambiare il tuo stato da dipendente a collaboratore indipendente. Sei un programmatore di computer e devi entrare in ufficio dalle 9:00 alle 18:00, dal lunedì al venerdì. L'azienda fornisce la tua scrivania e il tuo computer.

A partire dal prossimo mese, ti verrà richiesto di fornire il tuo computer. Sarai in grado di lavorare da casa o da qualsiasi posizione remota desideri e potrai completare il lavoro in qualsiasi orario vuoi, purché i tuoi incarichi siano completati nei tempi previsti e rispondi alle telefonate e alle e-mail relative al lavoro su volta.

W-9 FAQ

Come faccio a sapere se sono soggetto a trattenuta di riserva?

L'IRS ti ha inviato una lettera dicendoti che sei soggetto all'obbligo? trattenuta di riserva? Questo potrebbe essere successo se non hai riportato tutti i tuoi interessi e dividendi in una precedente dichiarazione dei redditi. Se non hai ricevuto questa lettera e se fornisci il tuo numero di identificazione fiscale al richiedente del modulo W-9, non sei soggetto a ritenuta d'acconto. Se sei soggetto a trattenuta di riserva, barra l'articolo due nella seconda parte del modulo W-9 prima di inviarlo.

Qual è il modo più sicuro per inviare il modulo W-9?

Se puoi consegnare il documento di persona, è l'ideale. Altrimenti, un'opzione consiste nell'utilizzare un servizio online gratuito per crittografare il modulo W-9 compilato e inviarlo tramite e-mail in modo sicuro al richiedente. Potresti anche utilizzare un servizio di condivisione file crittografato.

Un'altra opzione è inviarlo tramite un servizio come FedEx, UPS o il servizio postale, sebbene non vi sia alcuna garanzia che il modulo non venga perso, rubato o manomesso durante il trasporto.

Inoltre, non c'è alcuna garanzia che il destinatario memorizzi il modulo in modo sicuro anche se lo invii in modo sicuro, quindi potresti voler chiedere in anticipo.

La mia attività è un'entità esente?

Se sei un unico proprietario, probabilmente non lo è. Se si tratta di una società, potrebbe esserlo, se si qualifica per l'esenzione fiscale dall'IRS.

Ho sia un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN) che un numero di previdenza sociale. Quale numero devo inserire nel modulo?

Se sei un unico proprietario, puoi inserire uno dei due. Se la tua attività è una LLC classificata come società o partnership, utilizza l'EIN dell'entità. Se la tua azienda è una LLC unipersonale che è un entità ignorata, inserisci il tuo SSN o EIN (non l'EIN dell'entità).

Posso rifiutarmi di compilare il modulo W-9?

Sicuro. Se rifiuti in risposta a una richiesta legittima, il tuo cliente tratterrà le tasse dalla tua paga con un'aliquota del 24%.Il reparto contabilità potrebbe anche trovarti un problema e dire al tuo contatto di rifiutarsi di fare ulteriori affari con te. Le aziende hanno l'obbligo pesante da parte dell'IRS di ottenere un modulo W-9 compilato da chiunque paghino $ 600 o più durante l'anno. Il mancato rispetto può comportare sanzioni.

Se ritieni che la persona che richiede il modulo non abbia alcun interesse a richiederlo, tuttavia, il rifiuto è probabilmente una buona idea. Se sei preoccupato, chiedi a un professionista delle tasse cosa dovresti fare.

Oltre a un cliente, chi potrebbe chiedermi di compilare il modulo W-9?

Potrebbero chiedere una banca, una società di brokeraggio, un istituto di credito che ha cancellato un debito dovuto o l'emittente di un premio che hai vinto.Se sei un ospite di "Ellen" durante la sua promozione "12 giorni di omaggi" e i produttori di talk show ti chiedono di compilare un W-9 prima di partire, è lecito ritenere che la richiesta sia legittima. Se ricevi un'e-mail che ti dice che hai vinto un premio per un concorso a cui non ricordi di aver partecipato, potresti non voler dare a quella persona un W-9.

Attenzione alle truffe di phishing W-9. Se ricevi una richiesta via e-mail per un modulo W-9 e non sei sicuro che sia legittimo, contatta il presunto mittente per telefono (e non utilizzare alcun numero di telefono nell'e-mail sospetta) per chiedere se la richiesta è valido. Gli aggressori sono sofisticati e possono far sembrare che un messaggio provenga dalla tua banca o persino dal tuo cliente. E se ricevi un'e-mail dall'IRS, è sicuramente un tentativo di phishing e dovresti inoltrare l'e-mail a [email protected]. L'IRS non avvia il contatto con i contribuenti via e-mail.

La linea di fondo

I moduli W-9 sono per gli appaltatori indipendenti, chiamati anche liberi professionisti. È importante compilare il modulo correttamente, ma solo se sei sicuro che sia il modulo giusto da inviare e la richiesta sia legittima.