会計情報システム入門– AIS

NS 会計情報システム （AIS）は、企業が財務データを収集、保存、管理、処理、取得、および報告するために使用する構造です。 会計士、コンサルタント、ビジネスアナリスト、マネージャー、最高財務責任者（CFO）、監査人、規制当局、および税務で使用されます 代理店。

特別な訓練を受けた会計士がAISと緊密に連携して、企業の金融取引で最高レベルの精度を確保し、 記録を保持するだけでなく、合法的にアクセスする必要のある人が財務データを簡単に利用できるようにすると同時に、データをそのまま維持し、 安全。

会計情報システム（AIS）を理解する

会計情報システムは、企業のすべての会計および事業活動を追跡する方法です。 会計情報システムは、一般に、人、手順と指示、データ、ソフトウェア、情報技術インフラストラクチャ、および内部統制の6つの主要コンポーネントで構成されています。 以下は、各コンポーネントの詳細な内訳です​​。

1. AISの人々

AISのメンバーはシステムユーザーです。 AISは、企業内のさまざまな部門が連携するのに役立ちます。 組織のAISを使用する必要がある可能性のある専門家は次のとおりです。

• 会計士
• コンサルタント
• ビジネスアナリスト
• マネージャー
• 最高財務責任者
• 監査人

たとえば、経営陣は、スタッフが適切な量の在庫を注文できる販売目標を設定できます。 在庫注文は、新しい支払い対象を経理部門に通知します。 ビジネスで販売を行う場合、販売プロセスに関与する人と部門には次のものが含まれます。

1. 営業担当者は顧客の注文をAISに入力します。
2. 会計請求または送信 請求書 顧客に。
3. 倉庫が注文を組み立てます。
4. 出荷部門は注文を顧客に送信します。
5. 経理部は新しい通知を受け取ります 売掛金、これは通常30、60、または90日以内に支払われる顧客からのIOUです。
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6. カスタマーサービス部門は、注文と顧客の出荷を追跡します。
7. 管理者はAISを使用して販売レポートを作成し、在庫、出荷、製造のコストを含むコスト分析を実行します。

適切に設計されたAISを使用すると、組織内の全員が同じシステムにアクセスして同じ情報を取得できます。 AISは、必要に応じて、組織外の人々に情報を報告するプロセスも簡素化します。

たとえば、コンサルタントはAISの情報を使用して、コストデータ、販売データ、および収益を調べて、会社の価格設定構造の有効性を分析する場合があります。 また、 監査人 データを使用して、企業の内部統制、財務状況、および次のような規制へのコンプライアンスを評価できます。 上場企業会計改革および投資家保護法 （SOX）。

AISは、それを使用する人々のニーズを満たすように設計する必要があります。 また、システムは使いやすく、効率を損なうことなく改善する必要があります。

2. 手順と手順

AISの手順と指示は、データの収集、保存、取得、および処理に使用する方法です。 これらの方法は手動と自動の両方です。 データは、内部ソース（従業員など）と外部ソース（顧客のオンライン注文など）の両方から取得できます。 手順と手順はAISソフトウェアにコード化されます。 ただし、手順と指示は、文書化とトレーニングを通じて従業員に「コード化」する必要もあります。 効果を上げるには、手順と指示に一貫して従う必要があります。

3. AISデータ

AISには、データベースに一般的に使用されるコンピューター言語である構造化照会言語（SQL）などの情報を格納するためのデータベース構造が必要です。 SQLを使用すると、AISにあるデータを操作して、レポートの目的で取得できます。 AISには、さまざまなタイプのシステムユーザーとデータ入力用のさまざまな入力画面も必要です。 さまざまなユーザーやさまざまなタイプのニーズを満たすためのさまざまな出力形式もあります 情報。

AISに含まれるデータは、組織のビジネス慣行に関連するすべての財務情報です。 会社の財務に影響を与えるビジネスデータはすべてAISに入力する必要があります。

AISに含まれるデータの種類は、ビジネスの性質によって異なりますが、次のもので構成されている場合があります。

• 受注
• 顧客の請求書
• 売上分析レポート
• 購買依頼
• ベンダーの請求書
• レジスタを確認してください
• 総勘定元帳
• 在庫データ
• 給与情報
• 計時
• 税務情報

このデータは、売掛金の経年劣化を含む、会計報告書や財務報告書の作成に使用できます。 減価償却 また 償却スケジュール、 NS 試算表、および損益計算書。 このすべてのデータをAIS内の1つの場所に置くことで、企業の記録管理、レポート作成、分析、監査、および意思決定活動が容易になります。 データが有用であるためには、データは完全で、正確で、関連性がなければなりません。

一方、AISに含まれないデータの例には、メモ、通信、プレゼンテーション、およびマニュアルが含まれます。 これらの文書は会社の財務と接線関係にある可能性がありますが、標準の脚注を除いて、実際には会社の財務記録管理の一部ではありません。

4. AISソフトウェア

AISのソフトウェアコンポーネントは、会社の財務データを保存、取得、処理、および分析するために使用されるコンピュータープログラムです。 コンピュータが登場する前は、AISは手動の紙ベースのシステムでしたが、現在、ほとんどの企業がAISの基盤としてコンピュータソフトウェアを使用しています。 中小企業はIntuitのQuickbooksまたはSageのSage50アカウンティングを使用する場合がありますが、他にもあります。 中小企業が使用する可能性があります SAPのビジネスワン。中規模および大規模の企業は、MicrosoftのDynamics GP、SageGroupのMAS90、またはMAS 200、OracleのPeopleSoft、またはEpicor FinancialManagementを使用する場合があります。   

品質、信頼性、セキュリティは効果的な要素の重要な要素です AISソフトウェア. マネージャーは、会社の意思決定を行うために出力された情報に依存しており、健全な意思決定を行うには高品質の情報が必要です。

AISソフトウェアプログラムは、さまざまなタイプのビジネスの固有のニーズを満たすようにカスタマイズできます。 既存のプログラムが企業のニーズを満たしていない場合は、ソフトウェアを社内で開発することもできます。 エンドユーザーからの実質的な入力、またはサードパーティ企業が特別に開発することができます 組織。 システムを専門会社に外注することもできます。

上場企業の場合、企業が選択するソフトウェアプログラムやカスタマイズオプションに関係なく、サーベンスオクスリー法によりAISの構造がある程度規定されます。 これは、SOX規制が確立しているためです 内部統制 公開会社が従わなければならない監査手順。

5. ITインフラストラクチャ

情報技術インフラストラクチャは、会計情報システムの運用に使用されるハードウェアの単なる仮称です。 とにかくビジネスに必要なこれらのハードウェアアイテムのほとんどは、次のものを含めることができます。

• コンピューター
• モバイルデバイス
• サーバー
• プリンター
• サージプロテクタ
• ルーター
• 記憶媒体
• バックアップ電源

コストに加えて、ハードウェアを選択する際に考慮すべき要素には、速度、ストレージ機能、およびハードウェアを拡張およびアップグレードできるかどうかが含まれます。

おそらく最も重要なことは、AIS用に選択されたハードウェアが目的のソフトウェアと互換性がある必要があることです。 理想的には、互換性があるだけでなく、最適です。不格好なシステムは、高速なシステムよりもはるかに役に立ちません。 企業がハードウェアとソフトウェアの互換性要件を簡単に満たす方法の1つは、ビジネスに必要なハードウェアとソフトウェアの両方を含むターンキーシステムを購入することです。 ターンキーシステムを購入するということは、理論的には、企業がAISに最適なハードウェアとソフトウェアの組み合わせを手に入れることを意味します。

優れたAISには、ハードウェアのコンポーネントの保守、サービス、交換、およびアップグレードの計画も含める必要があります。 システム、および壊れた古いハードウェアの廃棄計画。これにより、機密データは完全に 破壊されました。

6. 内部統制

AISの内部統制は、機密データを保護するために含まれているセキュリティ対策です。 これらは、パスワードのように単純な場合もあれば、生体認証のように複雑な場合もあります。 生体認証セキュリティプロトコルには、指紋、音声、顔認識など、時間の経過とともに変化しない人間の特性の保存が含まれる場合があります。

AISには、許可されていないコンピューターアクセスから保護し、許可されたユーザー（社内の一部のユーザーを含む）へのアクセスを制限するための内部統制が必要です。 また、システムの特定の部分にのみアクセスを許可されている個人による不正なファイルアクセスを防止する必要があります。

AISには、会社だけでなく、その従業員や顧客に属する機密情報が含まれています。 このデータには次のものが含まれます。

• 社会保障番号
• 給与および人事情報
• クレジットカード番号
• 顧客情報
• 会社の財務データ
• サプライヤーとベンダーの財務情報

AIS内のすべてのデータを暗号化し、システムへのアクセスをログに記録して監視する必要があります。 システムアクティビティも追跡可能である必要があります。

AISには、コンピューターウイルス、ハッカー、およびその他の内部および外部の脅威からAISを保護する内部統制も必要です。 ネットワークセキュリティー. また、データ損失を引き起こす可能性のある自然災害や電力サージから保護する必要があります。

会計情報システムの実例

適切に設計されたAISを使用すると、ビジネスを日常的にスムーズに実行できますが、適切に設計されていないAISを使用すると、業務が妨げられる可能性があります。 AISの3番目の用途は、ビジネスに問題が発生したときに、そのAISのデータを使用して、何が悪かったのかを明らかにすることができるということです。 の場合 ワールドコム と リーマンブラザーズ 2つの例を提供します。

ワールドコム

2002年、WorldComの内部監査人であるEugeneMorseとCynthiaCooperは、同社のAISを使用して、40億ドル近くの不正な経費配分やその他の会計エントリを発見しました。彼らの調査により、CFOのスコットサリバンが解雇されました。 法律—企業の内部財務を規制するサーベンスオクスリー法のセクション404 管理と手順。 

リーマンブラザーズ

リーマンの崩壊の原因を調査するとき、そのAISおよび他のデータシステムのレビューは、文書の収集とレビュー、および目撃者のインタビューとともに、重要な要素でした。 会社の失敗の原因の調査には、リーマンの運営、取引、 評価、財務、会計、およびその他のデータシステム」、2,200ページ、9巻の審査官のレポートによると。

リーマンのシステムは、AISがどのようにすべきかの例を提供します いいえ 構造化されます。 審査官アントンR。 Valukasのレポートは、次のように述べています。 倒産 ファイリング、リーマンは2,600以上のソフトウェアシステムとアプリケーションのパッチワークを維持しました... リーマンのシステムの多くは、難解で、時代遅れで、標準的ではありませんでした。」

審査官は、最も関連性が高いと思われる96のシステムに注力することを決定しました。 この試験では、システムの使用方法を学ぶためだけに、トレーニング、研究、試行錯誤が必要でした。

Valukasの報告書はまた、「リーマンのシステムは高度に相互依存していたが、それらの関係を解読することは困難であり、十分に文書化されていなかった。 必要な情報を得るためにこれらのシステムを解きほぐすのに並外れた努力が必要でした。」

結論

AISの6つのコンポーネントはすべて連携して機能します 主要な従業員 財務データを収集、保存、管理、処理、取得、および報告します。 効率的で正確な十分に開発され維持された会計情報システムを持つことは、成功するビジネスの不可欠な要素です。