회계 정보 시스템 소개 – AIS

NS 회계정보시스템 (AIS)는 기업이 재무 데이터를 수집, 저장, 관리, 처리, 검색 및 보고하는 데 사용하는 구조입니다. 회계사, 컨설턴트, 비즈니스 분석가, 관리자, CFO(최고 재무 책임자), 감사관, 규제 기관 및 세무에서 사용 기관.

전문 교육을 받은 회계사는 AIS와 긴밀하게 협력하여 회사의 금융 거래 및 데이터를 온전하게 유지하면서 합법적으로 액세스해야 하는 사람들이 재무 데이터를 쉽게 사용할 수 있도록 할 뿐만 아니라 안전한.

회계 정보 시스템(AIS) 이해

회계 정보 시스템은 회사의 모든 회계 및 비즈니스 활동을 추적하는 방법입니다. 회계 정보 시스템은 일반적으로 사람, 절차 및 지침, 데이터, 소프트웨어, 정보 기술 인프라 및 내부 통제의 6가지 주요 구성 요소로 구성됩니다. 다음은 각 구성 요소에 대한 자세한 설명입니다.

1. AIS 사람들

AIS의 사람들은 시스템 사용자입니다. AIS는 회사 내의 여러 부서가 함께 작업하는 데 도움이 됩니다. 조직의 AIS를 사용해야 하는 전문가는 다음과 같습니다.

• 회계사
• 컨설턴트
• 비즈니스 분석가
• 관리자
• 최고 재무 책임자
• 감사인

예를 들어, 경영진은 직원이 적절한 양의 재고를 주문할 수 있는 판매 목표를 설정할 수 있습니다. 재고 오더는 회계 부서에 새로운 미지급금을 알립니다. 비즈니스에서 판매가 이루어질 때 판매 프로세스에 관련된 사람과 부서에는 다음이 포함될 수 있습니다.

1. 영업 사원은 AIS에 고객 주문을 입력합니다.
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2. 회계 청구서 또는 송금 송장 고객에게.
3. 창고에서 주문을 조립합니다.
4. 배송 부서에서 주문을 고객에게 보냅니다.
5. 회계 부서는 새로운 통지를 받습니다. 미수금, 이는 일반적으로 30, 60 또는 90일 이내에 지불되는 고객의 IOU입니다.
6. 고객 서비스 부서는 주문 및 고객 배송을 추적합니다.
7. 경영진은 AIS를 사용하여 판매 보고서를 작성하고 재고, 운송 및 제조 비용을 포함할 수 있는 비용 분석을 수행합니다.

잘 설계된 AIS를 사용하면 조직 내의 모든 사람이 동일한 시스템에 액세스하고 동일한 정보를 검색할 수 있습니다. 또한 AIS는 필요한 경우 조직 외부의 사람들에게 정보를 보고하는 프로세스를 단순화합니다.

예를 들어 컨설턴트는 AIS의 정보를 사용하여 비용 데이터, 판매 데이터 및 수익을 살펴봄으로써 회사 가격 구조의 효율성을 분석할 수 있습니다. 또한, 감사 데이터를 사용하여 회사의 내부 통제, 재무 상태 및 다음과 같은 규정 준수를 평가할 수 있습니다. Sarbanes-Oxley 법 (SOX).

AIS는 사용할 사람들의 요구 사항을 충족하도록 설계되어야 합니다. 시스템은 또한 사용하기 쉬워야 하며 효율성을 저해하지 않고 개선되어야 합니다.

2. 절차 및 지침

AIS의 절차와 지침은 데이터를 수집, 저장, 검색 및 처리하는 데 사용하는 방법입니다. 이러한 방법은 수동 및 자동입니다. 데이터는 내부 소스(예: 직원)와 외부 소스(예: 고객의 온라인 주문) 모두에서 가져올 수 있습니다. 절차와 지침은 AIS 소프트웨어에 코딩됩니다. 그러나 절차와 지침은 문서화 및 교육을 통해 직원에게 "코딩"되어야 합니다. 효과적인 절차와 지침을 일관되게 따라야 합니다.

3. AIS 데이터

AIS는 데이터베이스에 일반적으로 사용되는 컴퓨터 언어인 SQL(구조화된 쿼리 언어)과 같은 정보를 저장하기 위한 데이터베이스 구조를 가져야 합니다. SQL을 사용하면 보고 목적으로 AIS에 있는 데이터를 조작하고 검색할 수 있습니다. AIS는 또한 다양한 유형의 시스템 사용자 및 데이터 입력을 위한 다양한 입력 화면이 필요하며, 다양한 사용자와 다양한 유형의 요구를 충족시키기 위해 다양한 출력 형식뿐만 아니라 정보.

AIS에 포함된 데이터는 조직의 비즈니스 관행과 관련된 모든 재무 정보입니다. 회사의 재정에 영향을 미치는 모든 비즈니스 데이터는 AIS로 이동해야 합니다.

AIS에 포함되는 데이터의 유형은 비즈니스의 성격에 따라 다르지만 다음과 같이 구성될 수 있습니다.

• 판매 주문
• 고객 청구서
• 판매 분석 보고서
• 구매 요청
• 공급업체 송장
• 레지스터 확인
• 총계정 원장
• 인벤토리 데이터
• 급여 정보
• 시간 기록
• 세금 정보

데이터는 미수금 노후화, 감가 상각 또는 상각 일정, NS 시산표, 손익계산서. 이 모든 데이터를 AIS의 한 장소에 보관하면 기업의 기록 보관, 보고, 분석, 감사 및 의사 결정 활동이 용이해집니다. 데이터가 유용하려면 완전하고 정확하며 관련성이 있어야 합니다.

반면 AIS에 들어가지 않는 데이터의 예로는 메모, 서신, 프레젠테이션, 매뉴얼 등이 있습니다. 이러한 문서는 회사 재무와 접선 관계가 있을 수 있지만 표준 각주를 제외하고 실제로 회사 재무 기록 보관의 일부는 아닙니다.

4. AIS 소프트웨어

AIS의 소프트웨어 구성 요소는 회사의 재무 데이터를 저장, 검색, 처리 및 분석하는 데 사용되는 컴퓨터 프로그램입니다. 컴퓨터가 있기 전에 AIS는 수동, 종이 기반 시스템이었지만 오늘날 대부분의 회사는 컴퓨터 소프트웨어를 AIS의 기반으로 사용하고 있습니다. 소규모 기업은 Intuit의 Quickbooks 또는 Sage의 Sage 50 Accounting을 사용할 수 있지만 다른 것도 있습니다. 중소기업이 사용할 수 있는 수액의 비즈니스 원입니다.중간 규모 및 대기업은 Microsoft의 Dynamics GP, Sage Group의 MAS 90 또는 MAS 200, Oracle의 PeopleSoft 또는 Epicor Financial Management를 사용할 수 있습니다.   

품질, 신뢰성 및 보안은 효과적인 AIS 소프트웨어. 관리자는 회사를 위해 결정을 내리기 위해 회사가 출력하는 정보에 의존하고 올바른 결정을 내리기 위해서는 고품질 정보가 필요합니다.

AIS 소프트웨어 프로그램은 다양한 비즈니스 유형의 고유한 요구 사항을 충족하도록 사용자 지정할 수 있습니다. 기존 프로그램이 회사의 요구를 충족하지 못하는 경우 소프트웨어를 사내에서 개발할 수도 있습니다. 최종 사용자로부터 상당한 입력을 받거나 특별히 제3자 회사에서 개발할 수 있습니다. 조직. 시스템을 전문 회사에 아웃소싱할 수도 있습니다.

상장 기업의 경우 기업이 선택하는 소프트웨어 프로그램 및 사용자 지정 옵션에 관계없이 Sarbanes-Oxley 규정은 AIS의 구조를 어느 정도 결정합니다. 이는 SOX 규정이 설정하기 때문입니다. 내부 통제 공기업이 준수해야 하는 감사 절차.

5. IT 인프라

정보 기술 인프라는 회계 정보 시스템을 운영하는 데 사용되는 하드웨어의 멋진 이름일 뿐입니다. 이러한 하드웨어 항목의 대부분은 비즈니스에 어쨌든 있어야 하며 다음을 포함할 수 있습니다.

• 컴퓨터
• 모바일 장치
• 서버
• 프린터
• 서지 보호기
• 라우터
• 저장 매체
• 백업 전원 공급 장치

비용 외에도 하드웨어를 선택할 때 고려해야 할 요소에는 속도, 저장 용량, 확장 및 업그레이드 가능 여부가 포함됩니다.

아마도 가장 중요한 것은 AIS용으로 선택한 하드웨어가 의도한 소프트웨어와 호환되어야 한다는 것입니다. 이상적으로는 호환될 뿐만 아니라 최적일 것입니다. 투박한 시스템은 빠른 시스템보다 훨씬 덜 도움이 될 것입니다. 기업이 하드웨어 및 소프트웨어 호환성 요구 사항을 쉽게 충족할 수 있는 한 가지 방법은 비즈니스에 필요한 하드웨어와 소프트웨어가 모두 포함된 턴키 시스템을 구입하는 것입니다. 턴키 시스템을 구매한다는 것은 이론적으로 기업이 AIS를 위한 최적의 하드웨어와 소프트웨어 조합을 얻게 된다는 것을 의미합니다.

좋은 AIS에는 하드웨어 구성 요소의 유지 관리, 서비스, 교체 및 업그레이드 계획도 포함되어야 합니다. 중요한 데이터가 완전히 보호되도록 손상되고 오래된 하드웨어 폐기 계획 파괴됨.

6. 내부 통제

AIS의 내부 통제는 민감한 데이터를 보호하기 위해 포함된 보안 조치입니다. 비밀번호처럼 간단할 수도 있고 생체 인식만큼 복잡할 수도 있습니다. 생체 인식 보안 프로토콜에는 지문, 음성 및 얼굴 인식과 같이 시간이 지나도 변하지 않는 인간의 특성을 저장하는 것이 포함될 수 있습니다.

AIS에는 승인되지 않은 컴퓨터 액세스를 방지하고 회사 내부의 일부 사용자를 포함하여 승인된 사용자에 대한 액세스를 제한하기 위한 내부 제어 기능이 있어야 합니다. 또한 시스템의 일부에만 액세스하도록 허용된 개인의 무단 파일 액세스를 방지해야 합니다.

AIS에는 회사뿐만 아니라 직원 및 고객에게도 속하는 기밀 정보가 포함되어 있습니다. 이 데이터에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 사회 보장 번호
• 급여 및 인사정보
• 신용 카드 번호
• 고객 정보
• 회사 재무 데이터
• 공급업체 및 공급업체의 재무 정보

AIS의 모든 데이터는 암호화되어야 하며 시스템에 대한 액세스는 기록되고 감시되어야 합니다. 시스템 활동도 추적 가능해야 합니다.

AIS는 또한 컴퓨터 바이러스, 해커 및 기타 내부 및 외부 위협으로부터 AIS를 보호하는 내부 제어가 필요합니다. 네트워크 보안. 또한 데이터 손실을 유발할 수 있는 자연 재해 및 전력 서지로부터 보호되어야 합니다.

회계 정보 시스템의 실제 사례

잘 설계된 AIS는 비즈니스가 일상적으로 원활하게 운영되도록 하는 반면 잘못 설계된 AIS는 운영을 방해할 수 있습니다. AIS의 세 번째 용도는 비즈니스에 곤경에 처했을 때 AIS의 데이터를 사용하여 문제가 발생한 이야기를 밝힐 수 있다는 것입니다. 의 경우 월드컴 그리고 리먼 브라더스 두 가지 예를 제공하십시오.

월드컴

2002년 WorldCom의 내부 감사인 Eugene Morse와 Cynthia Cooper는 회사의 AIS를 사용하여 사기성 비용 할당 및 기타 회계 항목에서 거의 40억 달러를 적발했습니다.그들의 조사로 인해 CFO Scott Sullivan과 새로운 법률 - 기업의 내부 재무를 규제하는 Sarbanes-Oxley 법의 섹션 404 통제 및 절차. 

리먼 브라더스

Lehman의 붕괴 원인을 조사할 때 AIS 및 기타 데이터 시스템에 대한 검토는 문서 수집 및 검토, 증인 인터뷰와 함께 핵심 구성 요소였습니다. 회사의 실패 원인을 찾기 위해 "리먼의 운영, 거래, 평가, 재무, 회계 및 기타 데이터 시스템"에 따르면 2,200페이지에 달하는 9권의 심사관 보고서입니다.

Lehman의 시스템은 AIS가 ~ 아니다 구조화되다. 검사관 Anton R. Valukas의 보고서는 "당시 파산 파일링, Lehman은 2,600개 이상의 소프트웨어 시스템 및 응용 프로그램의 패치워크를 유지했습니다... Lehman의 시스템 중 많은 부분이 애매하고 구식이거나 비표준이었습니다."

검사관은 가장 관련성이 있어 보이는 96개 시스템에 노력을 집중하기로 결정했습니다. 이 시험은 단지 시스템 사용법을 배우기 위해 훈련, 연구, 시행착오가 필요했습니다.

Valukas의 보고서는 또한 "Lehman의 시스템은 고도로 상호 의존적이었지만 이들의 관계는 해독하기 어렵고 문서화되지 않았습니다. 필요한 정보를 얻기 위해 이러한 시스템을 풀기 위해 엄청난 노력이 필요했습니다."

결론

AIS의 6가지 구성 요소는 모두 함께 작동하여 핵심 직원 재무 데이터를 수집, 저장, 관리, 처리, 검색 및 보고합니다. 효율적이고 정확한 잘 개발되고 유지되는 회계 정보 시스템을 보유하는 것은 성공적인 비즈니스의 필수 요소입니다.