Kas yra „Petty Cash“?

Kas yra „Petty Cash“?

Smulkus grynųjų pinigų fondas yra nedidelė įmonės grynųjų pinigų suma, dažnai laikoma po ranka (pvz., Užrakintame stalčiuje ar dėžutėje), skirta sumokėti už nepilnamečius ar nenumatytų išlaidų, pavyzdžiui, raštinės reikmenys ar kompensacijos darbuotojams.

Smulkus grynųjų pinigų fondas bus periodiškai derinamas, o sandoriai taip pat įrašomi į finansines ataskaitas. Didesnėse korporacijose kiekvienas skyrius gali turėti savo smulkų pinigų fondą.

„Petty Cash“ supratimas

Smulkūs grynieji pinigai suteikia patogumo mažoms operacijoms, kurių atveju čekio ar įmonės kredito kortelės išdavimas yra nepagrįstas ar nepriimtinas. Nedidelė grynųjų pinigų suma, kurią bendrovė laiko smulkia, skirsis, o daugelis įmonių laikys nuo 100 iki 500 USD kaip smulkų pinigų fondą. Sandorių, kuriems naudojamas smulkus grynųjų pinigų fondas, pavyzdžiai:

• Biuro reikmenys
• Kortelės klientams
• Gėlės
• Apmokėjimas už pietus mažai darbuotojų grupei
• Nedidelių su darbu susijusių išlaidų atlyginimas darbuotojui

Smulkus grynųjų pinigų fondas saugotojai paskirti prižiūrėti fondą. Į laisvės atėmimo pareigas paprastai įeina smulkių grynųjų pinigų taisyklių ir taisyklių vykdymas, papildymo prašymas ir lėšų išdavimas.

Reikalavimai smulkiems pinigams

Naudojant nedidelį grynųjų pinigų fondą, galima apeiti tam tikrus dalykus vidaus kontrolė. Tačiau smulkių grynųjų pinigų prieinamumas nereiškia, kad bet kuris asmuo gali juos pasiekti bet kokiu tikslu. Daugelis įmonių valdo griežtą vidaus kontrolę, kad valdytų fondą. Dažnai keli asmenys yra įgalioti patvirtinti išmokas ir gali tai padaryti tik padengdami išlaidas, susijusias su teisėta įmonės veikla ar veikla.

Smulkioji kasininkė gali būti paskirta išduoti čekį smulkiam grynųjų pinigų stalčiui finansuoti ir atlikti atitinkamus apskaitos įrašus. Smulkiųjų pinigų saugotojas yra įpareigotas paskirstyti grynuosius pinigus ir surinkti kvitus už visus pirkinius ar bet kokį lėšų panaudojimą. Sumažėjus smulkių grynųjų pinigų sumai, įplaukos turėtų padidėti ir sudėti į bendrą pašalintą sumą.

Turėdamas smulkų kasos kasininką ir smulkių pinigų saugotoją, dvigubas procesas padeda apsaugoti lėšas ir užtikrinti, kad prieigą prie jų turėtų tik įgalioti asmenys.

„Petty Cash“ įrašymas

Kai naudojamas smulkių pinigų fondas, smulkių pinigų operacijos vis tiek įrašomos finansinės ataskaitos. Buhalterinės apskaitos žurnalo įrašai nedaromi, kai perkama naudojant smulkius grynuosius pinigus, tik tada, kai saugotojui reikia daugiau grynųjų pinigų - ir mainais už kvitus gauna naujų lėšų - tai yra žurnalo įrašai įrašytas. The žurnalas įrašas, suteikiantis saugotojui daugiau grynųjų pinigų, yra debetas iš smulkių pinigų fondo ir kreditas gryniesiems.

Jei trūksta ar yra perteklius, žurnalo eilutės įrašas įrašomas į per didelę/trumpą sąskaitą. Jei smulkių pinigų fondas pasibaigė, įvedamas kreditas, rodantis pelną. Jei smulkių pinigų fondas yra trumpas, įvedamas debetas, kuris parodo nuostolius. Perteklinė arba trumpoji sąskaita naudojama priverstinai subalansuoti fondą, kai jis yra suderinamas.

„Petty Cash“ suderinimas

Smulkus grynųjų pinigų fondas periodiškai derinamas siekiant patikrinti, ar fondo likutis yra teisingas. Paprastai, kai smulkių pinigų likutis nukrenta iki iš anksto nustatyto lygio, saugotojas kreipiasi dėl papildomų pinigų iš kasininko. Šiuo metu apskaičiuojama visų įplaukų suma, kad būtų užtikrinta, jog ji sutampa su išmokėtomis lėšomis iš smulkių pinigų stalčių. Jei reikia naujų lėšų, kasininkas išrašo naują čekį smulkiam grynųjų pinigų stalčiui finansuoti ir mainais ima įplaukas, gautas už pirkinius, kurių dėka pinigai baigėsi.

Suderinimo procesas užtikrina, kad likęs fondo likutis yra lygus skirtumui tarp pradinio balanso, atėmus mokesčius, nurodytus kvituose ir sąskaitose faktūrose. Jei likęs likutis yra mažesnis nei turėtų būti, jo trūksta. Jei likutis yra didesnis nei turėtų būti, yra perteklius. Nors gali būti nedideli nukrypimai, nesubalansavus, neatitikimo šaltinis turėtų būti nustatytas ir ištaisytas.

Petty Cash vs. Pinigai po ranka

„Smulkūs pinigai“ ir „grynieji pinigai“ skamba labai panašiai ir sutampa. Iš dviejų “,pinigai po ranka“yra bendresnis terminas.

Smulkūs grynieji pinigai konkrečiai reiškia pinigus - pažodžiui, monetas ir banknotus, kuriuos įmonė saugo nedidelėms išlaidoms, dažniausiai todėl, kad grynuosius naudoti yra lengviau nei čekį ar kredito kortelę.

Pinigai po ranka yra bet koks prieinamų grynųjų pinigų, kuriuos turi verslas ar likvidžios lėšos. Tai gali būti tikri pinigai, pvz., Sumos, kurių dar neįnešėte į banką, arba mažesnės sąskaitos ir monetos, kurias laikote kasos aparate, kad pakeistumėte klientus. Šia prasme skirtumas nuo smulkių grynųjų nurodo, kur laikote pinigus ir kaip juos naudojate. daugiau darbuotojų vidiniams verslo poreikiams/išlaidoms ir grynaisiais pinigais, nurodant lėšas, gautas iš ar grąžinamas klientų.

Tačiau grynieji pinigai turi didesnę reikšmę, kaip apskaitos terminas. Finansų pasaulyje tai taip pat reiškia labai likvidų įmonės turtą-lėšas čekių ar kitose banko sąskaitose, pinigų rinkos fondus, trumpalaikes skolos priemones ar kitus pinigų ekvivalentus. Nors tai nėra grynieji pinigai, tai yra pinigai, kuriuos galima lengvai ir greitai pasiekti, todėl jie yra „po ranka“.

Trumpai tariant: visi smulkūs pinigai yra grynųjų pinigų forma, bet ne pinigai kasoje yra smulkūs pinigai.

„Petty Cash“ privalumai ir trūkumai

Smulkūs pinigai turi savo pliusų. Grynieji pinigai daugeliu atvejų išlieka greičiausias, paprasčiausias ir lengviausias būdas atsiskaityti už daiktus. Tai puikiai tinka padengti nedideles improvizuotas išlaidas, pavyzdžiui, arbatpinigius vaikui, pristatančiam picas į pietų susitikimą, arba bilietą į namus vėlai dirbantiems darbuotojams. Taip sutaupoma išlaidų žmonėms kompensuoti arba tikėtis, kad jie sumokės už savo darbą susijusius daiktus.

Smulkūs pinigai taip pat gali būti naudojami dažnai, bet kasdieniškai, pavyzdžiui, pienas biuro šaldytuvui, antspaudai ar valymo priemonės.

Nors tai neturėtų būti įprasta praktika, smulkūs grynieji pinigai gali būti naudojami norint pakeisti klientus, jei kasos trūksta.

Neigiama yra tai, kad smulkių grynųjų pinigų patogumas taip pat gali tapti problema ir rizika. Pinigus sunku užtikrinti ir jų neįmanoma sekti; labai lengva sąskaitas išnykti be pėdsakų - net jei sukūrėte kruopščią kvitų ar čekių sistemą.

Tai atneša mums dar vieną smulkių grynųjų pinigų trūkumą: jų priežiūra, įrašų tvarkymas ir reguliarus derinimas apima papildomą darbą kažkam. Tai gali būti nedidelis nepatogumas didelėse įmonėse, turinčiose biuro vadovą ar apskaitos skyrių; mažoms įmonėms tai gali sukelti naštą.

Komerciniai sandoriai tampa vis labiau grynaisiais pinigais - net ir mažuose mažmenininkuose ir restoranuose, kur tradiciškai pirkiniai labai priklauso nuo monetų. Kai kurie kritikai teigia, kad smulkūs pinigai tapo pasenusia sąvoka. Tarp kredito kortelių, debeto kortelių, mokėjimo paslaugų, tokių kaip „Venmo“ ar „Paypal“, elektroninės piniginės ir kiti bekontaktiai pirkimo būdai Yra daug alternatyvų, paprastų kaip grynieji pinigai, o papildomi pranašumai yra atsekamumas, saugumas ir mažiau pavojus vagystė.

Saugumo aspektas dažnai yra svarbus mažoms įmonėms, kurios jau seniai bijojo, kad grynųjų pinigų laikymas yra kvietimas nusikalsti.

DUK apie smulkius grynuosius pinigus

Kas yra smulkieji pinigai ir kam jie naudojami?

Smulkūs pinigai yra pinigai, kuriuos įmonė ar įmonė laiko po ranka, kad atliktų nedidelius mokėjimus, pirkimus ir kompensacijas. Arba įprasta, ar netikėta, tai yra operacijos, kurioms atlikti čekio ar kredito kortelės naudojimas yra nepraktiškas ar nepatogus.

Kodėl tai vadinama smulkiais pinigais?

Anglų kalbos žodis „smulkus“ kilęs iš prancūzų kalbos petit, o tai reiškia „mažas“ arba „mažas“. Panašiai „smulkus“ reiškia menką ar nereikšmingą. Taigi smulkūs pinigai reiškia nedidelę pinigų sumą, skirtą smulkmenoms ar mažiems pirkiniams, o ne didelėms išlaidoms ar sąskaitoms.

Vienas iš ankstyviausių šios frazės panaudojimo būdų yra Benjamino Billingsley švietėjiškas darbas apie namų tvarkymą, Patarimai Londono moterims ir merginoms, tai datuojama 1678 m.

Kas yra smulkių pinigų pavyzdys?

Smulkūs pinigai paprastai laikomi stalčiuje, užrakto dėžutėje ar dideliame voke. Įprasti smulkūs grynųjų pinigų pirkimai apima:

• Kava, saldainiai ar užkandžiai
• Gėlės, gimtadienio atvirukai ar kitos mažos dovanėlės
• Kabinos ar automobilio kaina
• Smulkios raštinės prekės - rašikliai, trintukai, segtukai ir kt.
• Maitintas maistas

Ar „Petty Cash“ yra pinigų ekvivalentas?

Ne. Smulkūs pinigai yra tikri grynieji pinigai: kupiūros ir monetos. Pinigų ekvivalentai yra labai likvidūs vertybiniai popieriai ir kitas turtas, kurį galima lengvai konvertuoti į pinigus: pinigų rinkos fondai, komerciniai popieriai arba trumpalaikė skola, pvz. Iždo vekseliai.

Tačiau įmonių finansinėse ataskaitose smulkūs pinigai yra išvardyti balanso skiltyje „Pinigai ir pinigų ekvivalentai“. Taigi šia prasme abu gali būti sujungti.

Kaip subalansuoti smulkių pinigų apskaitą?

Kiekvieną kartą, kai naudojatės smulkiais grynųjų pinigų fondais, tai yra, išimkite pinigus, turite užpildyti važtaraštį ar čekį. Tai veikia kaip kvitas, kuriame registruojama atsiėmimo suma, data, tikslas ir kita informacija. Vis dažniau šie lapeliai yra elektroniniai, įvedami į skaitmeninę skaičiuoklę ar knygą. Tačiau gali būti naudinga išsaugoti popieriaus lapelius ir pirkimo ar mokėjimų kvitus (jei įmanoma).

Po tam tikro laiko intervalo - paprastai tuo pačiu metu kiekvieną mėnesį ar savaitę - atėjo laikas suderinti arba subalansuoti smulkiojo fondo sąskaitą. Pirmiausia atkreipkite dėmesį į dabartinę fondo sumą. Tada atimkite šią sumą iš pradinio balanso. Ši suma yra visa suma, išimta iš sąskaitos per tą laikotarpį.

Tada surinkite visų nesumokėtų kvitų sumą (pridėjus kvitus). Šis skaičius turėtų sutapti su išimta suma, kurią apskaičiavote iš sąskaitos pradžios ir pabaigos likučių. Ir grynųjų pinigų suma, kurią turite saugykloje ar stalčiuje, turėtų būti tokia pati kaip dabartinis sąskaitos likutis.

Jei jie nesutampa, turėsite ištirti, kodėl: ar buvo matematinė klaida? trūksta kvito ar jis neteisingas?

Smulkios grynųjų pinigų sąskaitos balansavimas paprastai įvyksta, kai reikia papildyti fondą. Smulkus grynųjų pinigų saugotojas atneša visus kuponus ar čekius verslo buhalteriui, kasininkui ar buhalteriui. Smulkūs pinigų įplaukos yra registruojamos įmonės pagrindinėje knygoje kaip kreditai į smulkių pinigų sąskaitą ir tikriausiai debetai iš kelių skirtingų išlaidų sąskaitų. Kai papildomas smulkusis fondas, paprastai imant įmonės išduotą čekį, jis įrašomas kaip debetas į smulkių pinigų sąskaitą ir kreditas į grynųjų pinigų sąskaitą.

Esmė

Smulkūs grynieji pinigai yra nedidelė grynųjų pinigų suma, laikoma verslo ar įmonės patalpose nedidelėms išlaidoms ir poreikiams apmokėti - paprastai ne daugiau kaip keli šimtai dolerių. Nors tai lengva suprasti ir paprasta naudoti, smulkūs grynieji pinigai gali būti piktnaudžiaujami, juos lengva prarasti ir jie yra pažeidžiami. Kai kurie mano, kad šiuolaikinėje visuomenėje smulkių pinigų fondas yra pasenęs: yra daug alternatyvų mažiems pirkiniams, kurie yra saugesni ir tokie pat patogūs.