Pasiūlymo užklausa (RFP) apibrėžimas

Kas yra pasiūlymo užklausa (RFP)?

Prašymas pateikti pasiūlymą (RFP) yra verslo dokumentas, kuriame skelbiamas projektas, aprašomas jis ir prašomi kvalifikuotų rangovų pasiūlymai jį užbaigti. Dauguma organizacijų nori pradėti savo projektus naudodamos RFP, o daugelis vyriausybių visada jomis naudojasi.

Taikydamas RFP, subjektas, prašantis pasiūlymų, yra atsakingas už pateiktų pasiūlymų pagrįstumo įvertinimą, siūlymą teikiančių bendrovių finansinę būklę ir konkurso dalyvisgebėjimas imtis projekto.

Pasiūlymo užklausos (RFP) supratimas

RFP naudojami sudėtingiems projektams, kuriems dažnai reikia subrangovų. Jie apibūdina RFP išduodančią organizaciją, vykdomo projekto apimtį ir įrašų vertinimo kriterijus. Jie taip pat apibūdina kainų siūlymo procesą ir sutarties sąlygas.

Į prašymus įtraukiama darbų ataskaita, kurioje aprašomos laimėjusio konkurso dalyvio atliekamos užduotys ir darbų pabaigos terminas.

RFP taip pat pataria konkurso dalyviams, kaip parengti pasiūlymus, ir pateikia konkrečias gaires, kaip pasiūlymus reikia formuoti ir pateikti. Paprastai juose pateikiamos instrukcijos, kokią informaciją konkurso dalyvis turi įtraukti, ir pageidaujamas formatas.

Daugumą RFP išduoda vyriausybinės agentūros ir kitos viešojo sektoriaus organizacijos. Paprastai jie turi atverti privačių įmonių konkurenciją ir pašalinti šališkumą iš proceso. Agentūros nori užtikrinti mažiausią ir konkurencingiausią pasiūlymą.

Tačiau bet kuri privati ​​ar viešoji organizacija gali pateikti RFP, kad gautų kelis pasiūlymus ir įvairias projekto perspektyvas.

Pavyzdžiui, įmonė, norinti pakeisti ataskaitų teikimo procesą iš popierinės sistemos į kompiuterinę, gali pateikti prašymą pateikti pasiūlymą aparatinė įranga, programinė įranga ir vartotojų mokymo programa, skirta naujai sistemai sukurti ir integruoti į verslą. Konkurencingo siūlymo procesas gali suteikti jiems daugiau informacijos apie galimas alternatyvas.

Prašymo pateikti pasiūlymą reikalavimai (RFP)

Gali būti reikalaujama, kad vyriausybinės agentūros ar kiti subjektai pateiktų prašymus teikti pasiūlymus, kad būtų užtikrinta visapusiška ir atvira konkurencija ir sumažintos sprendimo išlaidos. Priimant pasiūlymą, kuris labiausiai atitinka specifikacijas, ne visada gali būti pasiūlyta mažiausia kaina.

Kvalifikuotai sukūrus užklausą pateikti pasiūlymą, galima užtikrinti gauto sprendimo sėkmę ar nesėkmę. Jei nurodyti reikalavimai yra per daug neaiškūs, konkurso dalyvis negali suprojektuoti ir įgyvendinti tinkamo problemos sprendimo. Jei reikalavimai yra pernelyg išsamūs ir ribojantys, konkurso dalyvių naujovės gali būti ribotos.

RFP procesas prasideda nuo prašymo pateikti pasiūlymą parengimo. Konkurso dalyviai peržiūri pasiūlymą ir teikia pasiūlymus, kaip jį patobulinti. Įgyvendinus Atsiliepimasgalutinis prašymas pateikti pasiūlymą. Tada konkurso dalyviai pateikia savo pasiūlymus.

Klientas susiaurina atranką iki mažos dalyvių grupės ir pradeda derybas dėl kainų ir techninių detalių. Prieš sudarydamas sutartį klientas gali paprašyti likusių dalyvių pateikti geriausią ir galutinį pasiūlymą. Tada sutartis pateikiama įmonei, kuri siūlo geriausią problemos sprendimą.

Prašymo pateikti pasiūlymą (RFP) privalumai

RFP iš dalies yra reklama. Ji skelbia, kad projektas vyksta, ir atveria duris kvalifikuotiems kandidatams, kurie gali atlikti darbą.

Vyriausybėje RFP buvo priimtas kaip būdas užtikrinti, kad klastingumas būtų pašalintas kaip veiksnys apdovanojant sutartis. Tai taip pat atveria procesą konkurencijai, todėl galima tikėtis, kad projekto išlaidos bus mažesnės.

RFP alternatyva yra mažiau formalus procesas, reikalaujantis, kad projekto vadovas ištirtų ir nustatytų galimus projekto pardavėjus. Priklausomai nuo to, kokia išsami paieška, galimi atsakymai gali būti riboti. Mažiau tikėtina, kad bus atskleisti nauji pardavėjai ir naujoviški atsakymai.

RFP vs. RFQ vs. RFI

Pasiūlymas (RFP), pasiūlymas (RFQ) ir prašymas suteikti informaciją (RFI) yra trys skirtingos dokumentų rūšys, įmonės ir kiti subjektai naudojasi verslo bendruomene dėl tiekėjų ar rangovų, kuriuos jie gali dirbti su.

• Kaip minėta aukščiau, prašyme pateikti pasiūlymą skelbiamas konkretus planuojamas projektas ir prašomi rangovai, galintys atlikti darbą.
• A prašymas pateikti pasiūlymą (RFQ) yra pasiūlymas, išsiųstas daugeliui tiekėjų, ieškančių pasiūlymų dėl konkrečių produktų ar paslaugų tiekimo sutarties. Prašyme turi būti nurodyta reikalinga kokybė ir kiekis bei įmonės ar organizacijos pageidaujamas laikas.
• Informacijos prašymas (RFI) yra prašymas tiekėjams pateikti rašytinę informaciją apie produktus ir paslaugas, kuriuos jie gali suteikti. Jis gali būti naudojamas renkant informaciją tiekėjų duomenų bazei, kad būtų galima ateityje pasinaudoti.

Pasiūlymo užklausos (RFP) pavyzdys

Tarkime, pavyzdžiui, Federalinė geležinkelių administracija pateikia prašymą pasiūlyti finansuoti, projektuoti, statyti, eksploatuoti ir prižiūrėti greitųjų geležinkelių sistemą.

Suinteresuotosios šalys teikia pasiūlymus, atitinkančius dokumente išdėstytus reikalavimus. Remdamasis iki termino gautais pasiūlymais, Transporto departamentas įsteigia komisijas tolesnei pasiūlymų peržiūrai ir tobulinimui.

DOT pasirenka pasiūlymą, labiausiai apimantį jo tikslus, ir samdo įmonę darbui atlikti.

Žvilgsnis į išsamų RFP

Tai RFP pavyzdys iš ne pelno siekiančios organizacijos parodo reikiamą išsamumo lygį, šiuo atveju planuojamam organizacijos svetainės pertvarkymui. Pasiūlyme aprašomas projektas, pateikiama organizacijos apžvalga ir apibrėžiami jos svetainės tikslai. Jame taip pat išsamiai aprašomi produktai ir paslaugos, kurie turi būti pateikti, ir išsamiai apibrėžiamas siūlomos svetainės turinys, dizainas ir funkcionalumas.

Pavyzdį pateikia „TechSoup“-svetainė, kurioje yra informacijos apie biblioteką biblioteka ir ne pelno siekiančių organizacijų RFP pavyzdžiai.

DUK apie pasiūlymo užklausą (RFP)

Štai atsakymai į kai kuriuos dažniausiai užduodamus klausimus apie RFP.

Ką reiškia RFP?

Prašymas pateikti pasiūlymą (RFP) yra atviras pasiūlymas teikti pasiūlymus, kad būtų užbaigtas naujas projektas, kurį siūlo bendrovė ar kita jį išduodanti organizacija. Juo siekiama atverti konkurenciją ir paskatinti įvairius alternatyvius pasiūlymus, į kuriuos galėtų atsižvelgti projekto planuotojai.

Kokie yra RFP reikalavimai?

RFP turi pakankamai išsamiai aprašyti ir apibrėžti projektą, kad pritrauktų perspektyvius atsakymus.

Būsimas konkurso dalyvis turėtų sugebėti suprasti verslo pobūdį ir tikslus, kuriuos jis nori pasiekti vykdydamas projektą. Projektas turi būti pakankamai išsamiai apibrėžtas, kad konkurso dalyvis aiškiai suprastų jo apimtį ir visus produktus bei paslaugas, kurios turi būti teikiamos jam įgyvendinti. Taip pat turi būti detalizuojamas numatomų pasiūlymų formatas. Norint palyginti ir palyginti pasiūlymus, reikia vienodų atsakymų.

RFP yra gana griežto formato, nors tas formatas gali skirtis jas rengiančiose agentūrose ir įmonėse. Šis pavyzdys iš Planavimo kompetencijos centro Baton Ruže, Luizianoje, parodyti tipinio RFP elementai, įtraukite įvadą ir pagrindus, rezultatų aprašymą ir informaciją apie atranką kriterijai.

Koks skirtumas tarp RFP ir RFQ?

Tarkime, kad techninės įrangos parduotuvė plečia savo sodo reikmenų skyrių ir turi rasti tiekėjų, būtinų lentynoms užpildyti. Ji gali išsiųsti pasiūlymą (RFQ) daugeliui potencialių sodo produktų tiekėjų. Atsakymai leis užmegzti ryšį su vienu ar keliais tiekėjais reikiamo kiekio ir kokybės prekių už nustatytą kainą.

Kai įmonė ar kita organizacija išsiunčia RFQ, ji tiksliai žino, ko jai reikia, ir ieško geriausio tiekėjo ar tiekėjų.

RFP yra atviresnis procesas. Įmonė ar organizacija ieško kvalifikuotų rangovų naujam projektui įgyvendinti. Projektas ir jo tikslai yra išsamiai apibrėžti, tačiau atsakymuose yra vietos kūrybiškumui. Pavyzdžiui, vaikų parko RFP gali leisti rangovui pasiūlyti tikslų parko išdėstymą, įrangą ir patogumus.

Kada naudosite RFP?

Didelės ir mažos įmonės paprastai turi pakankamai išteklių dabartinei veiklai palaikyti. Jei jie nori imtis naujo projekto, jie neturi nei išteklių, nei patirties, kad galėtų jį pridėti prie darbo krūvio.

Tokiais atvejais RFP suteikia verslui veiksmingą būdą įdarbinti žinias, kurių jiems reikia projektui įgyvendinti.

Kas nutinka po RFP?

Po RFP seka Ps. Pasiūlymai teikiami peržiūrėti. Priklausomai nuo projekto dydžio ir apimties, ši peržiūra gali būti kelių lygių procesas, kuriame dalyvauja keli komitetai. Ypač nėra žinoma, kad vyriausybinės agentūros sparčiai juda.

Kad ir kiek tai užtruktų, peržiūros procesas naudojamas siekiant susiaurinti pasiūlymus iki kelių finalininkų, kurie gali bus paprašyta pateikti papildomos informacijos, kad būtų galima atlikti galutinę atranką ir pradžios datą projektas.

Esmė

RFP apibrėžia projektą tiek jį išleidusiai bendrovei, tiek įmonėms, kurios į jį reaguoja. Gerai parašytas RFP perteikia pasiūlymo ketinimą ir užtikrina, kad galutinis rezultatas pateisins lūkesčius.

Tai taip pat užtikrina atvirą procesą. Idealiu atveju atsakys keli konkurso dalyviai. Tai suteikia organizacijai galimybę ištirti įvairius metodus ir kainas ir pasirinkti tą, kuris geriausiai atitinka jos poreikius.