Aankoop-tot-betaling-definitie

Wat is Purchase-to-Pay?

Purchase-to-pay is een geïntegreerd systeem dat het inkoopproces van goederen en diensten voor een bedrijf volledig automatiseert. Het systeem heeft zijn naam verdiend omdat het alle aspecten van acquisitie afhandelt, van de aankoop van goederen tot de betaling van de verkoper. De belangrijkste voordelen van purchase-to-pay zijn efficiëntie, kostenbesparingen en meer financiële en inkoop zichtbaarheid.

Aankoop-tot-betaling begrijpen

Het purchase-to-pay-systeem begint met vordering, gaat verder met inkoop en eindigt met betaling. vordering is het proces van het formeel aanvragen van een dienst, artikel of product met een aankoopaanvraagformulier. Inkoop vindt plaats wanneer de goederen of diensten worden ontvangen. Het systeem stopt wanneer de betaling is gedaan.

Purchase-to-pay streeft ernaar het inkoopproces te optimaliseren, wat de organisatie ten goede komt door betere financiële controles en efficiëntie. Dit gestroomlijnde, geïntegreerde systeem bespaart kosten en vermindert risico's. Een typisch purchase-to-pay-systeem omvat vijf stappen en vereisten voor voltooiing:

• Catalogi: Catalogi van voorkeursleveranciers zijn de eerste vereiste in een purchase-to-pay-systeem.
• Inkoopaanvragen: Zodra een product uit een catalogus is geselecteerd, stuurt de koper een inkoopaanvraag naar de juiste manager.
• Workflow voor inkooporders: Een inkooporder wordt gegenereerd zodra de aanvraag tot bestellen is goedgekeurd door de manager.
• Facturering: Dit is een cruciaal onderdeel van een purchase-to-pay-systeem, aangezien handmatige verwerking van facturen een enorm arbeidsintensief en tijdrovend proces is. Geautomatiseerde factuurverwerking bespaart tijd en geld en bevat een afstemmingsfunctie die inkooporders koppelt aan facturen.
• Betaling: Zodra een factuur is goedgekeurd voor betaling, wordt er een bestand gegenereerd in de te betalen rekeningen systeem. De goedgekeurde factuur leidt tot betaling aan de leverancier aan het einde van de periode waarvoor de leverancier krediet heeft verleend.

Purchase-to-pay systemen zijn niet bedoeld om het betalingsproces te versnellen. Hoewel dit een prijzenswaardige doelstelling zou zijn, is de realiteit dat het voor de meeste bedrijven geen prioriteit zou zijn, omdat het sneller betalen van rekeningen de timing van hun eigen geld rolt. Het doel van een purchase-to-pay-systeem is het verbeteren van de efficiëntie en financiële controles, aangezien financiële afdelingen tijdige inkoopgegevens binnen handbereik hebben.

Best practices voor purchase-to-pay-systemen omvatten solide technologie die gebruikmaakt van één enkel contactpunt, zoals een leveranciersportaal, minder complexiteit in catalogi en inkoopkanalen en ondersteuning van bovenaf beheer. Het kan belangrijke gegevens opleveren over hoeveel er wordt uitgegeven, welke producten of diensten worden ontvangen en levertijden.