Een zakelijke creditcard gebruiken

Wat is een zakelijke creditcard?

Als u een eigenaar van een klein bedrijf bent, heeft u waarschijnlijk talloze aanbiedingen en aanvragen voor een creditcard voor een klein bedrijf ontvangen. Het kan een handige manier zijn om de koopkracht van uw bedrijf te vergroten.

Creditcards voor kleine bedrijven bieden bedrijfseigenaren eenvoudig toegang tot een doorlopende kredietlijn met een vastgestelde kredietlimiet om aankopen te doen en geld op te nemen. Net als een consumentencreditcard, brengt een creditcard voor kleine bedrijven rente in rekening als het saldo niet elk volledig wordt terugbetaald factureringscyclus. U kunt mogelijk een creditcard krijgen via uw bank of online aanvragen. U kunt kaartvoorwaarden en functies vergelijken via Investopedia's beste beoordeling van zakelijke creditcards of door onze beoordelingen van afzonderlijke creditcards te raadplegen, die altijd een sectie bevatten waarin de kaart die wordt beoordeeld, wordt vergeleken met verschillende andere kaarten. Hier is een voorbeeld.

Een zakelijke creditcard kan een handige manier zijn om snel toegang te krijgen tot financiering voor kortetermijnbehoeften en de koopkracht van uw bedrijf te vergroten. Het wordt vaak op de markt gebracht als een aantrekkelijk alternatief voor een traditionele kredietlijn. Zoals elke financieringsbron, brengt een zakelijke creditcard kosten met zich mee en moet deze zorgvuldig worden beheerd.

Hoe een zakelijke creditcard werkt

Zonder een goed systeem kan het moeilijk zijn om creditcarduitgaven bij te houden en in de hand te houden, wat uiteindelijk van invloed is op uw bedrijfsresultaten. Bepaalde strategieën kunnen worden gebruikt om goede creditcardpraktijken te garanderen.

Verantwoording verzekeren

"De belangrijkste stap die een klein bedrijf kan nemen om ervoor te zorgen dat creditcards effectief worden gebruikt, is het opzetten van een bomvrij verantwoordingssysteem", zegt John Burton, oprichter van Moonshadow Leadership Solutions in Bryson City, N.C. “Dit kan van alles betekenen, van de voorafgaande goedkeuring van alle uitgaven tot het streng eisen van ontvangstbewijzen tot het trekken van creditcards van degenen die zich niet volledig en op tijd met ontvangsten melden, "zegt Burton. Zorg voor een systeem voordat de eerste creditcard arriveert en, zegt Burton, wees consistent, streng en eerlijk en tolereer geen uitzonderingen.

Bepalen wie een kaart ontvangt

Burton erkent de uitdagingen waarmee werkgevers kunnen worden geconfronteerd bij het beslissen wie een creditcard krijgt. "Ik heb bedrijven gezien die de controle over creditcarduitgaven verloren door te veel kaarten aan te veel mensen te geven en denken dat alle belangrijke functionarissen en reizigers het gemak van een bedrijfscreditcard nodig hadden”, zegt Burton. Iedereen een creditcard geven lijkt misschien het juiste of makkelijke om te doen, maar het kan leiden tot een "disfunctioneel, duur systeem en een ernstig gebrek aan controle en aansprakelijkheid", legt hij uit.

Gebruik alternatieven en stel regels op. "Veel bedrijven, vooral met verkopers, vergoeden bedrijfsuitgaven aan persoonlijke creditcards met uitstekende verantwoording - d.w.z. geen ontvangstbewijs, geen terugbetaling", zegt Burton. Het is echter handig om duidelijke regels te hebben over wie een kaart krijgt, of deze nu gebaseerd is op anciënniteit, positie of andere factoren. Dit kan verwarring helpen voorkomen en nare gevoelens verminderen van werknemers die wel een kaart willen, maar niet in aanmerking komen.

Creditcardlimieten instellen

Elk bedrijf moet een duidelijk uitgavenbeleid hebben, inclusief welke uitgaven op kaarten kunnen worden gezet, hoeveel werknemers kunnen uitgeven en hoe vaak ze hun kaarten kunnen gebruiken. Het is belangrijk om het beleid op schrift te stellen en elke medewerker die een kaart krijgt te laten lezen en ondertekenen. Nadat ze dat hebben gedaan, geeft u elke kaarthouder een kopie om als referentie te gebruiken.

Afhankelijk van het visitekaartje kunt u mogelijk beperkingen instellen die transacties beperken tot een bepaald bedrag in dollars, een bestedingscategorie en zelfs bepaalde dagen en tijden. Bij sommige kaarten kunt u voor elke medewerker individuele beperkingen instellen. U kunt bijvoorbeeld één werknemer elke dag van de week beperken tot $ 50 per dag voor gasaankopen, terwijl u een andere werknemer beperkt tot $ 100 voor gas en $ 50 voor maaltijden per dag, maar alleen op werkdagen.

Waakzaam zijn voor kaartactiviteit

Met veel zakelijke creditcards kunt u activiteitswaarschuwingen instellen die als tekst- of e-mailberichten binnenkomen. De waarschuwingen kunnen worden ingesteld om u op de hoogte te stellen telkens wanneer een transactie plaatsvindt of alleen als een medewerker een kaart op een niet-goedgekeurde manier gebruikt (of probeert te gebruiken). U kunt ook profiteren van online en mobiel bankieren om de actuele accountactiviteit te bekijken. Uw boekhoudafdeling moet elk overzicht controleren om er zeker van te zijn dat elk regelitem een ​​afschrijving is die u hebt geautoriseerd.

De kaart verstandig gebruiken

Het is belangrijk om te weten wanneer een bedrijf krediet moet gebruiken. Het is niet altijd de beste keuze, vooral voor grote uitgaven die niet volledig kunnen worden betaald voordat de rente begint. Ook al kost het extra moeite om een ​​lening van een bank of andere kredietinstelling te krijgen, het is vaak is financieel verstandig om dit te doen, aangezien de rente op creditcards doorgaans veel hoger is dan voor zo een gedekte schuld instrumenten. Het is ook mogelijk dat een grote aankoop - of een paar grote uitgaven - uw creditcard maximaal kan gebruiken en u helemaal geen geldbron heeft.

Voordelen zakelijke creditcard

Samen met het verstrekken van de nodige geldstroom om uw bedrijf te helpen onderhouden en opbouwen, kunnen creditcards de volgende voordelen bieden:

• Gemakkelijkere kwalificatie—Het kan gemakkelijker zijn voor ondernemers die geen gevestigde naam hebben krediet geschiedenis om in aanmerking te komen voor een doorlopende kredietlijn met een creditcard, vooral als het is beveiligd, in plaats van een traditionele kredietlijn of banklening.
• Gemak-Creditcards zijn het ultieme financieringsgemak. Bedrijfseigenaren hebben veel sneller en gemakkelijker toegang tot geld voor aankopen of geldopname dan dat ze contant geld moeten zoeken en/of een chequeboek moeten gebruiken.
• Financieel kussen—Een creditcard kan ondernemers een broodnodige financiële buffer bieden wanneer: debiteuren achterlopen of de verkoop traag verloopt en het bedrijf een tekort aan contanten heeft.
• Online gemak—Steeds meer ondernemers doen aankopen en doen online zaken met verkopers, aannemers en leveranciers. Het gebruik van een creditcard maakt online transacties eenvoudiger.
• Boekhoudhulp—Naast het ontvangen van een maandelijks afschrift, bieden de meeste kaarten houders van kleine visitekaartjes online hulpmiddelen voor het bijhouden van hun rekeningen, waaronder een jaareinde rekeningoverzicht, waarmee een boekhouder uitgaven kan volgen, categoriseren en beheren. Het kan de boekhouding vereenvoudigen, helpen bij het gebruik van externe professionals om te navigeren en auditie en belasting betalen, en bieden een gemakkelijke manier om de uitgaven van werknemers te controleren.
• Beloningen en incentives—Veel kaarten bieden ondernemers beloningsprogramma's—inclusief airline miles en winkelkortingen—voor het gebruik van de kaart. Sommige bieden ook geld terug incentives, waarbij kaarthouders een percentage van hun aankopen terugbetalen. Kortom, het kan lonend zijn om zorgvuldig te kiezen, zodat u de best mogelijke beloningskaart ontvangt voor uw behoefte.
• Een hulpmiddel om krediet op te bouwen—Verantwoord gebruik maken van een creditcard voor kleine bedrijven, wat betekent dat u de rekening op tijd betaalt, meer betaalt dan het verschuldigde minimum en de kredietlimiet niet overschrijdt (wat kan leiden tot een overlimiet vergoeding)—kan een gemakkelijke manier zijn om een ​​positieve kredietrapport voor uw bedrijf. Dat kan u op zijn beurt helpen om in de toekomst meer kans te maken om in aanmerking te komen voor een lening of kredietlijn, en tegen een mogelijk lagere rente. Houd er echter rekening mee dat onverantwoord gebruik van een zakelijke creditcard uw tegoed kan schaden.

Nadelen van zakelijke creditcards

Voordat u zich haast om een ​​zakelijke creditcard aan te vragen, is het belangrijk om rekening te houden met deze mogelijke nadelen:

• Duurder-Het gemak en gemak van creditcards voor kleine bedrijven hebben een prijs, omdat ze doorgaans een veel hogere rente in rekening brengen dan een lening voor kleine bedrijven of een vaste kredietlijn die door een bank wordt aangeboden. Die rente kan snel oplopen als de kaartactiviteit niet elke maand op tijd en volledig wordt terugbetaald. Bovendien – zonder een systeem om het kaartgebruik regelmatig en zorgvuldig te controleren – kan het gemakkelijk zijn om: per ongeluk uw bedrijf financieel overbelasten door over de kredietlimiet te gaan of late vergoedingen op te lopen en boetes.
• Persoonlijke wettelijke aansprakelijkheid—Veel creditcards voor kleine bedrijven vereisen een persoonlijke aansprakelijkheidsovereenkomst (uw persoonlijke veiligheid) om schulden terug te betalen. Dit betekent dat elke late of gemiste betaling kan resulteren in een negatief persoonlijk kredietrapport en het onvermogen om persoonlijk geld te lenen. Ook kan het zijn dat u bij een hogere rente meer moet betalen.
• Veiligheidsproblemen-Er moeten beveiligingsmaatregelen worden getroffen om ervoor te zorgen dat kaarten of kaartinformatie niet worden gestolen door werknemers, verkopers, contractanten en anderen die de kantoorruimte binnenkomen. Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat medewerkers die bevoegd zijn om de kaart te gebruiken ze niet gebruiken voor persoonlijke uitgaven, en dat ze neem voorzorgsmaatregelen bij het maken van online transacties om niet gehackt te worden.
• Minder bescherming—Creditcards voor kleine bedrijven bieden vaak niet dezelfde bescherming als creditcards voor consumenten. Veel kaarten bieden bijvoorbeeld niet hetzelfde niveau van gegarandeerde services bij het betwisten van factureringsfouten of het retourneren van goederen. Zorg ervoor dat u het beschermingsniveau en de services die een kaart biedt, bekijkt voordat u zich aanmeldt.
• Fluctuerende rentetarieven—In tegenstelling tot een lening of een vast krediet, is het bedrijf dat uw creditcard uitgeeft kan de rente opnieuw instellen afhankelijk van hoe u uw account gebruikt en beheert.Als zodanig kan het betalen om wees je bewust van hoe tarieven werken en kunnen veranderen.